Правила ведения нумерации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила ведения нумерации трудовых договоров и дополнительных соглашений». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Номера трудовых контрактов также можно делать идентичными тем, что на приказах о приеме на работу. В таком случае даже если данные договоров совпадут, даты заключения будут разными. Кроме того, это удобно, потому что их номера будут одинаковыми.

Необходимость ведения журналов

С целью создания удобства и минимума бумажных документов в архиве хранятся журналы регистрации соглашений и трудовых договоров.

Если требуется выписать справку о прежнем месте работы или решения какого-либо другого важного вопроса, связанного с оформлением документации по устройству на работу, то журнал регистрации будет уместен. Также записи, выполненные в журналах, свидетельствуют о том, что работник определенное время трудился именно на этом предприятии.

В случае совершении ошибки кадровиков при заполнении журнала, например, вместо порядкового номера выполнена запись с номером непосредственного договора, документ можно отменить распорядительным документом по предприятию и завести новый. Это не будет являться большой ошибкой.

Если Вам необходима квалифицированная консультация применительно к Вашей ситуации — позвоните по телефону, указанному в верху страницы, либо отправьте вопрос через форму справа внизу экрана. Наш профильный юрист оперативно ответит и решит Вашу проблему!

Обязательна ли нумерация трудовых договоров?

Ни один закон не регламентирует положения относительно того, должна ли осуществляться нумерация заключенных трудовых договоров на предприятиях и фирмах. Работодателю по этому поводу предоставляется свобода выбора: регистрировать договоры и соглашения к ним или не регистрировать. Тем не менее, ответ на этот вопрос дает письмо Роструда № 3045-6-0 от 2007 г., устанавливая рекомендации о проставлении нумерации на оформленных с работниками трудовых договорах.

Таким образом, закон работодателей производить нумерацию не обязывает, а только содержит положения рекомендательного характера на этот счет. Регистрировать договоры все же нужно, так как при проверке трудовыми инспекциями такой журнал всегда запрашивают.

О том, как оформляется журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений можно узнать здесь.

Пример нумерации трудовых договоров

Трудовому договору заключенному под №27 20.02.2018 будет присвоен номер 27-20022018 или 27/20-02-2018. Если заключенная договоренность под номером 27-20022018, подверглась изменениям, выраженным в дополнении № 1 от 15.03.2018. Новый присвоенный дополнению номер может выглядеть таким образом – 1-16032018/27-20022018.
Срочные рабочие договоренности нумеруются отдельно, например №2 от 03.03.2018, будет выглядеть как 02-03032018 или с 02-03032018.

При регистрации нового сотрудника на предприятии большое значение имеет оформление с ним профессиональных отношений. Для большего удобства был разработан способ присвоения отдельного порядкового числа каждому документу. Однако, следует иметь в виду, что каждая компания выбирает для себя индивидуальный вариант для ведения делопроизводства.

Нужно ли вести нумерацию?

Как стало ясно из актуальных нормативных актов, нумерация на документы не ставится в обязательном порядке, а значит, можно встретить и договоры без номера.

Но нумерация желательна, поскольку это способствует повышению качества делопроизводства на предприятии. Кроме того, номера трудовых договоров требуется указывать в некоторых формах отчетности, например, переносить их в приказ о найме под номером Т-1.

Статьи по теме (кликните, чтобы посмотреть)

• Что делать, если работодатель не отдает трудовой договор
• Чем отличается коллективный договор от трудового договора
• Ученический договор с работником предприятия: образец 2020 года
• Условия оплаты труда в трудовом договоре: образец 2020 года
• Уйти в декрет с биржи труда
• Уведомление о продлении срочного трудового договора: образец 2020 года
• Уведомление о прекращении срочного трудового договора: образец 2020 года

Каждый руководитель компании, фирмы решает для себя самостоятельно, как следует присваивать номера.

Рекомендации и особенности нумерации трудовых договоров

Так как действующее законодательство Российской Федерации не предусматривает каких-то особых правил нумерации, то на практике применяются самые разные способы учета документов на предприятиях и фирмах.

В Постановлении Госкомстата от 05 января 2004 года, о котором мы выше упоминали, указаны актуальные рекомендации по нумерации ТД и других соглашений. Так рекомендуется составлять нумерацию из номера трудового договора и цифр, которые обозначают день, месяц и год его оформления.

Например, если трудовой договор был заключен восьмого января 2019 года и имел личный номер 11, то нумерация будет выглядеть следующим образом: 11-0812019г. Где 11 это номер ТД, а остальные числа — дата оформления документа.

Существует масса других вариантов ведения нумерации в организации: можно указывать лишь номер документа и год оформления или же номер документа, а также месяц и год оформления, в зависимости от масштабов организации и желания работодателя.

В том же Постановлении Госкомстата указано, что рекомендуется нумерацию трудовых договоров начинать сначала с наступлением нового года. Тем не менее, на практике нередко в организациях продолжают нумерацию ТД, не обновляя ее каждый год. Каких-то обязательных норм на этот счет в законодательстве не указано.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

• Москва.
• Санкт-Петербург.
• Регионы.

Узнайте в нашей статье, о том, как рассчитать среднюю заработную плату. Для выбора между двумя системами оплаты (тарифной и бестарифной) вам понадобится изучить эту статью. Подробную и нужную вам информацию о понижении заработной платы вы узнаете в нашей статье.

Оформление изменений условий трудового договора о дистанционной работе

Оформляются изменения приказом с перечислением причин-оснований. Работники уведомляются о приказе не позже, чем за 2 месяца до их введения. В отдельном извещении перечисляется список изменений и причин, их вызвавших. Рекомендуем, чтобы избежать споров, вписать в него:

• права и обязанности работника в течение срока уведомления, сроки принятия решения ;
• последствия его согласия /отказа от продолжения работы в новых условиях.

ТК ясно говорит, что работодатель предлагает сотруднику должность в «данной местности». Вызывает затруднения вопрос о местности, если он касается удаленного работника. Поскольку прямого ответа на него в законодательстве нет, мы посоветуем два варианта решения вопроса (они в наибольшей степени защищают интересы работодателя):

• перечислить все свободные вакансии, независимо от территориальной расположенности;
• регламентировать этот вопрос ЛНА, и принять решение со ссылкой на этот локальный акт.

Дополнительное соглашение с дистанционным работником оформляется, если:

• работник соглашается на предложение;
• работник согласен на перевод.

В первом случае в допсоглашении фигурируют новые условия деятельности, во втором — перевод на другую работу. Документ составляется в двух экземплярах и подписывается обоими участниками. Согласие на перевод оформляют в письменном виде — это обязательное подтверждение законности действий работодателя. Сведения о переводе на другую постоянную работу вносятся в трудовую книжку (если работодатель продолжает ее вести в бумажном виде на дистанционного работника). Запись делается на основании приказа или допсоглашения. С ней работника знакомят под подпись в его личной карточке, где дублируется запись в ТК.

Рекомендации чиновников

В Письмах Роструда от 09.08.2007 № 3045-6-0 и Минтруда от 21.03.2018 № 14-2/В-191 подчеркивается, что отсутствие номера — не нарушение. И это не может привести к аннулированию контракта или признанию его недействительным, так же как отсутствие журнала регистрации соглашений с работниками. Если же работодатель принял решение вести такую книгу, для удобства можно нумеровать кадровые документы следующим образом: ставить порядковый номер, формируемый исходя из даты заключения контракта. К примеру, трудовой договор с Петровым ООО «Пион» заключило 06.06.2018. Договор может быть 0606/2018. Другой вариант — 06/06, то есть без указания года. Именно так рекомендуют делать в Роструде и Минтруде.

Второй способ подходит, если документы хранятся в папках, которые содержат указание на год. Но не исключено, что в таком случае у некоторых работников может совпасть нумерация контрактов. Например, если и Петров, и Иванов были приняты на работу 6 июня, но в разные годы, номера их документов о приеме на работу будут одинаковыми. Если такое обнаружится, их можно изменить, но при проверках инспекторы ГИТ это нарушением не посчитают.

Нумерация трудовых договоров — каждый год начинается заново или продолжается?

Так как законодательно особых требований по этому вопросу не установлено, каждый работодатель может определять свои правила. Существует возможность начинать нумерацию каждый год новую, а можно и продолжать вести уже установленную. И большинство работодателей все-таки выбирают первый вариант. К этому же склоняются специалисты Федеральной службы труда. Благодаря такому выбору идентификатор конкретного договора будет состоять из порядкового номера и года. Потому наиболее распространенный вид для небольших организаций: 09/2015, 01/2017, 116/2019г.

Это важно знать: Условия оплаты труда в трудовом договоре: образец 2020 года

Рекомендации и особенности нумерации трудовых договоров

Так как действующее законодательство Российской Федерации не предусматривает каких-то особых правил нумерации, то на практике применяются самые разные способы учета документов на предприятиях и фирмах.

В Постановлении Госкомстата от 05 января 2004 года, о котором мы выше упоминали, указаны актуальные рекомендации по нумерации ТД и других соглашений. Так рекомендуется составлять нумерацию из номера трудового договора и цифр, которые обозначают день, месяц и год его оформления.

Например, если трудовой договор был заключен восьмого января 2019 года и имел личный номер 11, то нумерация будет выглядеть следующим образом: 11-0812019г. Где 11 это номер ТД, а остальные числа — дата оформления документа.

Существует масса других вариантов ведения нумерации в организации: можно указывать лишь номер документа и год оформления или же номер документа, а также месяц и год оформления, в зависимости от масштабов организации и желания работодателя.

Каждый год начинается заново или продолжается?

Немало вопросов у делопроизводителей и кадровиков вызывает нумерация с нового года, проставляемая на документы.

Следует ли начинать отсчет заново, присваивая порядковые номера с числа 1, либо стоит продолжать присваивать номера в уже установленной последовательности?

Согласно мнению Правового управления Федеральной службы труда и занятости, поскольку законодательно проставление порядковых номеров на трудовые договоры не было регламентировано, начинать присвоение порядковых номеров документам можно каждый год, начиная с 1 января.

Какую роль играет коллективный трудовой договор в организации? Читайте в нашей статье.

Как расторгнуть трудовой договор? Узнайте тут.

Обязательна ли нумерация трудовых договоров?

Ни один закон не регламентирует положения относительно того, должна ли осуществляться нумерация заключенных трудовых договоров на предприятиях и фирмах. Работодателю по этому поводу предоставляется свобода выбора: регистрировать договоры и соглашения к ним или не регистрировать. Тем не менее, ответ на этот вопрос дает письмо Роструда № 3045-6-0 от 2007 г., устанавливая рекомендации о проставлении нумерации на оформленных с работниками трудовых договорах.

Таким образом, закон работодателей производить нумерацию не обязывает, а только содержит положения рекомендательного характера на этот счет. Регистрировать договоры все же нужно, так как при проверке трудовыми инспекциями такой журнал всегда запрашивают.

О том, как оформляется журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений можно узнать здесь.

На первый взгляд вопрос о нумерации договоров кажется незначительным. Как и детальное название договора, номер договора – реквизит не обязательный. Тем не менее, наличие номера облегчает идентификацию договора. Кроме того, присвоение договорам номеров может иметь важное значение для организации всей системы их учета предпринимателем. При определенных же обстоятельствах наличие номера является не просто удобным, но и необходимым реквизитом для правильной идентификации договора при разрешении споров. Это, в частности, следует иметь в виду в тех случаях, когда между одними и теми же сторонами заключается ряд однотипных договоров.

Предположим, ЗАО «Альфа» (Альфа) поставляет стройматериалы ООО «Строитель» (Строитель), которое является подрядчиком на нескольких объектах. Строитель заключает с Альфой отдельные договоры на поставку аналогичных стройматериалов для каждого из объектов с различными сроками поставки. При этом несколько договоров заключаются в один и тот же день. Альфа допускает просрочку в поставке по этим договорам, и Строитель по каждому из договоров предъявляет иск о взыскании неустойки. Договоры заключены между одними и теми же сторонами, датированы одним числом и при этом не имеют номеров. При рассмотрении споров возникает вопрос, сколько стройматериалов было отгружено в счет каждого из договоров и какова стоимость недопоставленных материалов для целей исчисления неустойки по каждому из договоров. Очевидно, что каждая из сторон будет настаивать на той версии распределения отгруженных материалов между договорами, которая наиболее выгодна ей. При отсутствии номеров договоров как средства их идентификации объективного способа установить истину в такой ситуации нет. Аналогичная проблема будет иметь место, если Строитель несвоевременно оплачивает материалы, и Альфа предъявляет иски о взыскании пени на просрочку в оплате товара.

Поскольку в договоре есть как минимум две стороны, то возможно как минимум два варианта нумерации договоров. При первом варианте договор имеет один номер, обычно присвоенный стороной, которая его инициировала, или стороной, на которой лежит выполнение основного обязательства по договору (продавцом в договоре купли-продажи, подрядчиком в договоре строительного подряда и т.д.)• При втором варианте договор имеет два номера, обозначенные в соответствии с системой нумерации договоров у каждой из сторон. Это делает нумерацию более громоздкой. Однако если каждая из сторон имеет большой объем договоров и собственную развитую систему их учета, то они могут предпочесть двойную нумерацию. В этом случае во всей документации, связанной с выполнением договора (отгрузочные накладные, акты сдачи-приемки, платежные документы и т.д.), нужно указывать оба номера. Иначе двойная нумерация договора, необходимая для его правильного учета в системе каждой из сторон, утратит смысл.

Сама система нумерации у сторон зависит от объема заключаемых предпринимателем договоров и их видового разнообразия. Никакого единого подхода здесь нет. Номер договора может содержать:

• • просто порядковый номер в постоянно нарастающем порядке (1, 2, 3 и т.д.);
• • порядковый номер в течение данного года и год заключения договора (1-05, 1/05 или 1-2005, 1/2005 и пр.),
• • порядковый номер в течение данного года, месяц и год заключения договора (1-02/05 или 1-02/2005 и т.п.);
• • префикс в виде аббревиатуры или иного сокращения, указывающий на вид договора, плюс один из вариантов номеров, указанных выше (П-1-02/05 для договоров поставки; А-1-02/05 для договоров аренды, Сп-1-02/05 для договоров о выполнении строительных работ и др.).

Вариант выбора префикса также произволен. Например, для купли-продажи можно использовать аббревиатуру «КП», а можно сокращенное «Куп». Для договора на выполнение строительных работ можно использовать аббревиатуры «С» или «Сп» (строительный подряд). Для договоров аренды может использоваться только префикс «А» или сочетание букв, отражающее объект аренды: «Аа» – для договора аренды автомобиля или «Ап» – для договора аренды помещения.

Виды банковских счетов

Физическими лицам чаще всего предоставляется возможность открытия счетов двух видов – текущих и депозитных. Первые предназначаются для расчетных операций, а вторые – для накопления денежных средств. К текущем счету предоставляется свободный доступ, в то время как депозитные «ячейки» предполагают длительное сохранение денег с возможностью получения их через определенный период, включая начисленные банком проценты.

Юридические лица могут открыть расчетный, временный или текущий счет. Функция первого – зачисление доходов и других поступлений, а также переводы средств для различных целей. Второй обычно предназначается для аккумулирования уставного капитала только что созданной компании. Что касается текущего, он является основным расчетным счетом для некоммерческих организаций.

Выделяют также бюджетные счета, право на открытие которых имеют предприятия, получающие целевые денежные средства от государственных структур. Наконец, существуют корреспондентские счета, принадлежащие банку и размещаемые в различных кредитных организациях, в том числе за рубежом. Через них на специальных условиях производятся международные денежные переводы.

Общепринятым в мире условием является то, что банковский счет должен состоять из двадцати цифр. Большинство из них выбираются не случайным образом, а с определенной целью. Прежде всего, это необходимо самим банкам, которые получают возможность учета данных о каждом клиенте. Кроме того, зная порядок и особенности присвоения номера, становится сложнее допустить ошибку при использовании счета для совершения платежей и других финансовых операций.

Нумерация дополнительных соглашений к трудовому договору

Соглашения регистрируются по тому же принципу, что и контракты. Чаще всего, имеют номер по порядку. За получение экземпляра соглашения на руки преимущественно также нужно проставить подпись от трудящегося.

Таким образом, в целях упорядочения документов и быстрого поиска нужной информации о времени и условиях приема трудящихся на работу кадровому специалисту необходимо вести письменный учет заключенных контрактов и соглашений к ним.

Присвоение номера трудовому договору производится работодателем, составляющим документ. Нумерация носит хронологический порядок и может обнуляться с начала календарного года. Присвоение номера производится при регистрации документа в журнале учета договоров, ведущихся отдельно от форм хозяйственного назначения. Книги учета позволяют исключить дублирование номеров, обеспечивают простоту поиска нужного документа и контроль сроков действия для форм со ограниченным сроком действия.

Нюансы нумерации дополнительных соглашений

На практике принято также вести и нумерацию дополнительных соглашений, используя рекомендации выше или же собственно выработанную систему ведения учета.

Некоторые организации ведут упрощенный учет дополнительных соглашений, используя лишь номер соглашения и год оформления документа. В таком случае нумерация будет выглядеть следующим образом: 08-2016 или 082016. Где 08 — личный номер дополнительного соглашения, а 2020 — год оформления документа.

Таким образом, все, что касается нумерации соглашений и трудовых договоров в законодательстве имеет сугубо рекомендательный характер, а значит — не обязательно для выполнения именно в таком виде. Все же нумерацию стоит вести для упрощения учета и систематизации документации, особенно если организация имеет большой масштаб и серьезную «текучку» кадрового состава.

При этом особенности и нюансы в таких случаях являются индивидуальными и напрямую зависят от конкретной фирмы или предприятия, от ее масштабов, количества кадров и желания вести точный учет оформленных соглашений и трудовых договоров.

Наличие номера трудового договора не относится к обязательным условиям его заключения. Вместе с тем унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты предусматривают нумерацию трудовых договоров. Нумерация служит в основном для упорядочения делопроизводства и идентификации договоров. Процедура нумерации не регламентирована. Как правило, на практике номер трудового договора состоит из собственно номера договора и цифр, обозначающих год его заключения. (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3045-6-0)Однако обращаем внимание, что нумерация договоров — внутреннее дело компании, и письмо Роструда носит лишь рекомендательный характер. По данным журнала «Время бухгалтера». Письмо Роструда от 09.08.2007 г. N 3045-6-0

«О нумерации трудовых договоров»

В Правовом управлении Федеральной службы по труду и занятости рассмотрено обращение от 25.07.2007 N 1/56 о порядке нумерации трудовых договоров. Сообщаем следующее.

Номер трудового договора не относится к обязательным сведениям, предусмотренным ст. 57 Трудового кодекса. Вместе с тем унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, предусматривают нумерацию трудовых договоров.

Действующими нормативными правовыми актами не регламентирована процедура нумерации трудовых договоров, основным смыслом которой являются упорядочение договоров с точки зрения надлежащего делопроизводства и идентификация договоров. Как правило, на практике используется система, при которой номер трудового договора состоит из собственного номера договора и цифр, обозначающих год его заключения. Например, трудовому договору, заключенному в марте 2007 г. присваивается номер 16/03.

Таким образом, так или иначе нумерацию трудовых договоров в следующем году можно начинать заново.

Начальник Правового управления Федеральной службы по труду и занятости И.И.Шкловец

Вовсе не обязательно, чтобы все люди были велики в своих действиях. Величайшим воплощением силы часто является простое терпение.

Похожие записи:

• Зарплата и оклады военнослужащих в 2022 году
• Пять типичных ошибок договора возмездного оказания услуг
• Как оформляется декрет в 2022 году