Работодателей предупредили, когда суточные подпадают под НДФЛ

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Работодателей предупредили, когда суточные подпадают под НДФЛ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Согласно ст. 167 ТК РФ, за работником сохраняется средний заработок в день командировки. Однако у работодателя может возникнуть вопрос, как считать — всегда по среднему заработку, или оплачивать день отсутствия исходя из расчетов за конкретный месяц?

Средний заработок: меньше или больше?

По умолчанию расчет за однодневную командировку ведется согласно правительственному Постановлению №922 от 24/12/07 г. Документ регламентирует порядок исчисления средней заработной платы (определение расчетного периода, исчисление среднедневного заработка). Однако если работник был на больничном долгий срок или по другой, указанной в ТК РФ, причине, отсутствовал на работе в предшествующий год, его средний заработок, по сравнению с текущей тарифной ставкой, расчетом по окладу за месяц, может быть ниже.

Тогда работнику нужно произвести доплату (Минтруд, письмо №14-1/ООГ-7105 от 3/08/16 г.). Чиновники настаивают, что такая возможность для «пострадавших» сотрудников должна быть прописана в ЛНА.

Пример (данные взяты условно). Сотрудник, направленный в однодневную командировку, предшествующий перед ней год был в очередном отпуске, затем взял отпуск за свой счет и, кроме того, болел. Его средний заработок за день составил 1500 рублей. Среднедневной размер оплаты за месяц командировки, исходя из оклада сотрудника, составил 1600 рублей. Согласно Положению о командировках, ему будет оплачен день отсутствия в связи с рабочей поездкой в размере 1600 рублей.

Если дневной размер оплаты при тех же условиях меньше, например, 1400 рублей, работнику начислят 1500 рублей.

Нужно ли платить суточные при однодневной командировке

Согласно Положению о командировках, суточные при однодневных деловых поездках сотрудникам выплачивать не обязательно. Компания должна компенсировать сотруднику расходы, связанные с поездкой. Для этого работник должен получить разрешение на такие расходы, а затраты, например, на оплату проезда компенсируются при предоставлении подтверждающих документов.

Важно: для того, чтобы компания имела возможность возместить затраты, нужно заранее прописать порядок этой процедуры в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

В случае однодневной поездки за границу, суточные платить нужно. Их размер составляет 50% от установленных суточных для конкретной страны, прописанных в локальном нормативном акте компании.

В случае поездок по России, компания может установить компенсацию, которая будет заменять суточные. Ее размер может быть любым, но здесь важно помнить, что если он будет превышать 700 рублей, то возникнет необходимость уплаты НДФЛ.

Является ли однодневная поездка командировкой

Служебная командировка представляет собой поездку сотрудника в соответствии с распоряжением работодателя на какой либо срок с целью выполнения служебного задания вне постоянного места работы (166 ТК РФ). Служебные поездки работников также регламентируются Положением о командировках №749, далее – Положение. Как Трудовой кодекс, так и Положение не содержит минимального срока, на который работодатель должен направить работника в служебную поездку. Из этого можно сделать вывод, что если работник направляется в поездку в соответствии с распоряжением руководителя, в поездке выполняет его поручение, а происходит это вне места работы, то поездку такую можно считать командировкой. При этом не имеет значение сколько дней она длится, один или несколько (

Что учесть и как оформить?

Поскольку командировка на один день отличается от многодневной лишь сроком пребывания работника в разъездах, оформляется она обычным порядком, узаконенным Положением о командировках (пост. Правительства №749 от 13/10/08).

По смыслу п. 11 этого документа понятно, что однодневной законодатель называет командировку, из которой сотрудник может возвращаться каждодневно к месту, где постоянно проживает.

Вопрос: Коллективным договором установлено, что при однодневных командировках работникам выплачиваются суточные в размере 700 руб. для возмещения расходов на питание. Работник подтвердил расходы на питание счетами и чеками кафе. Облагается ли НДФЛ сумма суточных? Посмотреть ответ

Работодатель должен самостоятельно определить, целесообразно ли такое возвращение для работника, с учетом:

• расстояния до места выполнения служебного поручения;
• реальной возможности воспользоваться транспортом, чтобы вернуться в тот же день;
• объема и сложности служебного поручения.

Необходимо учитывать и тот факт, что работник на следующий день должен явиться на службу отдохнувшим, значит, у него должно остаться время на полноценный сон.

Вопрос: Согласно локальному акту работник, направленный в однодневную командировку по территории РФ, получает дополнительную денежную сумму в размере 700 руб. Представление документов, подтверждающих расходование указанной суммы (чеков ККТ, квитанций, БСО), локальным актом не предусмотрено. Облагается ли данная выплата НДФЛ? Посмотреть ответ

Порядок оформления однодневной командировки стандартный:

1. Издание приказа о командировке. Здесь указываются срок, цели поездки, порядок оплаты, согласно ЛНА о командировках фирмы, и другие сведения, необходимые кадровой, бухгалтерской службе для оформления и расчета командировочных.
2. Выдача аванса командированному лицу – наличными или перечислением на карту, согласно ЛНА.

Хотя это не является обязательным, многие фирмы ведут журнал учета командированных, что особенно актуально, если организация крупная и часть работников постоянно находятся в служебных разъездах. Порядок, закрепленный в ЛНА, может предусматривать и выдачу служебного задания, даже на один командировочный день.

Полагаются ли суточные за однодневную командировку, если квитанция по услугам такси из аэропорта датирована следующим днем?

НДФЛ с командировочных

Налогом на доходы физических лиц не облагаются все виды установленных действующим законодательством компенсаций, связанных с исполнением работником своих трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ). Это правило распространяется и на возмещение командировочных расходов, в том числе на выплату суточных
Правда, суточные освобождаются от НДФЛ не в полном размере, а в пределах лимита: не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2,5 тыс. руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Положены ли суточные при командировке на один день?

Помимо Трудового кодекса оплата командировочных расходов регламентирована Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Пра-вительства РФ от 13.10.08 № 749. Данный нормативный документ не обязывает компанию выплачивать суточные, если работник возвращается домой в тот же день, когда он был направлен в командировку (п. 11).

Как рассчитать суточные за один день командировки

Согласно ст. 167 ТК РФ командированному сотруднику гарантируются:

1. Сохранение среднего размера заработка, который рассчитывается исходя из размера среднедневного заработка.

В соответствии с п. 9 положения «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утвержденного постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922 (далее — положение № 922), среднедневной заработок рассчитывается по формуле:

(ЗПод + Пр) / Дфо,

где:

ЗПод — размер зарплаты за фактически отработанные в расчетном периоде дни в рублях;

Пр — сумма премий и вознаграждений в рублях (п. 15 положения № 922);

Дфо — отработанное за расчетный период время в днях.

Командированному, работающему по совместительству, сохраняется средний заработок, получаемый от работодателя, направившего его в однодневную командировку. Если же совместитель отправился в командировку по решению обоих работодателей, то заработок сохраняется по двум местам работы. При этом компенсационные расходы выплачиваются двумя работодателями в согласованных ими частях (п. 9 положения № 749).

2. Компенсация всех расходов, понесенных в связи со служебной необходимостью во время командировки.

Как рассчитываются командировочные

Транспортные расходы сотрудника работодатель обязан оплатить в полном объеме при условии предоставления подтверждающих документов. Это могут быть билеты, чеки, квитанции на пользование любыми видами транспорта (речной, морской, воздушный, наземный), кроме такси для бюджетных учреждений. Билеты на пользование услугами такси в каестве командировочных расходов могут быть приняты только в случае, если другие виды транспорта недоступны. Вопрос актуален для мелких населенных пунктов.

Для федеральных бюджетников установлен перечень ограничений, он представлен в пункте 2 Постановления № 916.

С тратами на проживание (наем жилого помещения) аналогичная ситуация. Оплата производится за фактически произведенные и подтвержденные расходы. В целях экономии в учреждении может быть установлен предельный лимит стоимости проживания за 1 сутки. Как, например, установлено для федеральных госслужащих — не более 550 рублей. Законодательством допускается оплата превышающих затрат за счет экономии средств по данной статье расхода, но требуется распоряжение руководителя.

При расчете суточных при командировках в 2021 году максимального и минимального предела не установлено, то есть плата за один день в служебной поездке может быть и 5 рублей, и 10 000 рублей. В статье 217 НК РФ установлены предельные значения выплат, которые не подлежат налогообложению: по России — 700 рублей в сутки и 2 500 рублей при поездках за границу. Если суточные в организации превышают утвержденные нормы, то на разницу следует начислять страховые взносы и удерживать налог на доходы физических лиц.

Для государственных служащих федерального уровня установлен лимит суточных — 100 рублей в день.

Как рассчитать командировочные расходы (в части суточных) при служебных командировках за границу?

Трудовое законодательство РФ устанавливает определенные особенности оплаты суточных при направлении работника в служебную командировку за границу.

В случае, когда сотрудник по заданию руководства командируется в организацию, находящуюся за рубежом, время в пути оплачивается следующим образом: за время проезда по территории России оплата суточных производится в том же размере, что и суточные при командировках по территории РФ (абз. «а» п. 17 Положения), а за время проезда вне России — в размере, установленном для оплаты суточных при загранкомандировках (абз. «б» п. 17 Положения).

День пересечения государственной границы РФ оплачивается по-разному в зависимости от того, выезжает ли командированный сотрудник с территории РФ или, наоборот, возвращается в Россию из командировки. Суточные за день въезда сотрудника в РФ оплачиваются в рублях РФ, а суточные за день выезда из РФ — в иностранной валюте (п. 18 Положения). Дата въезда/выезда работника с территории РФ устанавливается по отметкам пограничных органов в паспорте. Для того, чтобы определить, как рассчитать суточные в командировке в страны ближнего зарубежья (СНГ), на границе с которыми пограничные службы не делают отметки о пересечении границы, необходимо исходить из правила, указанного в п. 19 Положения, согласно которому дата пересечения государственной границы РФ определяется по проездным билетам.

В отличие от запрета на оплату суточных при однодневных командировках по территории нашей страны при загранкомандировках суточные подлежат оплате, но в размере, ограниченном действующим законодательством. В частности, если сотрудник, направленный в служебную командировку за рубеж, возвращается в этот же день на территорию РФ, то суточные оплачиваются работодателем в размере 50% от размера суточных, установленных при командировках за рубеж (п. 20 Положения).

Расчет среднего заработка для оплаты командировочных

Чтобы правильно рассчитать сумму оплаты на период командирования работника, руководствуйтесь действующим Постановлением Правительства № 922 от 24.12.2007.

Основные правила представим в виде инструкции:

1. Определяем расчетный период. Для таких выплат расчетным периодом признаются 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором сотрудник направлен в поездку. Например, командировка в апреле 2021 г., следовательно, расчетный период: февраль 2021 г. – март 2021 г.
2. Высчитываем базу для расчета. Собираем информацию обо всех начислениях и доходах специалиста. Затем исключаем выплаты, которые поименованы в пункте 5 Постановления № 92. Например, больничные пособия, декретный отпуск и аналогичные выплаты.
3. Рассчитываем число фактически отработанных дней. В показатель не включаем дни, которые приходились на время болезни и отпуска, а также иные периоды, которые приходились на исключаемые выплаты (ст. 5 Постановления № 922).
4. Теперь делим базу для расчета на фактически отработанные дни. Полученная сумма среднедневного заработка положена специалисту за каждый день нахождения в служебной поездке.

Пример.

Путешественников Эдуард Антипович командирован на 20 календарных дней в апреле 2021 г.

Его расчетные данные за период февраль 2021 – март 2021 г.:

Среднедневной заработок: 660 000 / 185 = 3567,57 рублей.

Все командировочные расходы компенсируются работнику на основании авансового отчета. Авансовый отчет может заполняться от руки или в электронном виде. Мы перечислим все случаи компенсации затрат и расскажем, как оплачивается командировка в РБ.

Итак, согласно актуальной версии Трудового кодекса, работнику авансом возмещаются расходы:

• на проезд;
• на проживание (аренду жилья);
• суточные расходы – о них подробнее расскажем ниже;
• некоторые другие расходы – например, визы, страховки.

НДФЛ при командировке, длящейся 1 день

Еще некоторое время назад налоговая ситуация в этом случае являлась спорной. Сегодня она стабилизировалась. Тенденции очевидны: выплаты по суточным налогом не облагаются. Но точки зрения различных ведомств по этому вопросу все же могут разниться.

Позиция Минфина РФ. Компенсацию расходов, которые подтверждаются документально, если они связываются с однодневной поездкой, можно не облагать налогами в полной мере. Если расходы ничем не подтверждаются, то они могут быть освобождены от уплаты НДФЛ в границах суммы 700 рублей при командировке внутри РФ и 2 тысячи 500 руб, если поездка совершалась за границу.

Мнение ВАС. Средства, поступившие работнику и называемые «суточными» таковыми не являются, так как не соответствуют соответствующему понятию законодательства. Но они могут признаваться средством возмещения расходов на поездку. То есть доходом не считаются и НДФЛ облагаться не должны.

Суточные в иностранной валюте

Размер суточных при командировках в 2021 году оказывает влияние на расчет налога на прибыль и на исчисление НДФЛ. В некоторых организациях величина неподотчетных компенсационных сумм при заграничных рабочих поездках может быть разная, в зависимости от страны пребывания сотрудника. Это касается коммерческих предприятий. Для бюджетных организаций размеры компенсаций при заграничных командировках установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812.

Этап 4: возмещение расходов

В течение трёх дней после возвращения сотрудник сдаёт авансовый отчёт о поездке. Этот документ можно готовить в свободном виде или воспользоваться унифицированной формой № ОА-1. К нему следует приложить все подтверждающие расходы документы — чеки, квитанции об оплате, билеты.

Так как работодатель компенсирует проезд к месту командировки, оплату жилья и проживание, то документы об оплате этих услуг и нужно приложить к отчёту.

Возможно, что в компании принято компенсировать и дополнительные расходы — по приобретению проездных документов, оформлению заграничного паспорта, получению визы, оплате услуг связи. О возможности компенсации этих расходов полезно поинтересоваться до поездки, и если такое допустимо, получить на них разрешение от начальства.

Если по подтверждающим документам окажется, что потрачена сумма большая, чем выдан аванс, то компания выдаёт невыплаченные деньги. Если, наоборот, выдано авансом больше, чем потрачено, то работник должен сдать неиспользованные средства в кассу.

Похожие записи:

• Как изменить вид разрешенного использования земельного участка?
• В 2023 году изменились размеры ряда социальных пособий
• Согласование границ земельного участка с соседями по новому закону