Акт об отсутствии на рабочем месте: правила оформления
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Акт об отсутствии на рабочем месте: правила оформления». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Данный документ не имеет унифицированного образца, поэтому он может составляться в свободной форме или же по разработанному на предприятии шаблону. Акт может быть написан на фирменном бланке организации или на обычном листе А4 формата. Составляется он в двух экземплярах, один из которых остается у работодателя, второй передается сотруднику. Оба экземпляра должны быть подписаны комиссией и самим работником.
Основные особенности Акта об отсутствии работника на рабочем месте
В акте обязательно должна содержаться информация
- о предприятии, на котором работает «прогульщик»,
- составе комиссии, участники которой свидетельствуют о прогуле,
- объяснения (если таковые имеются) о причинах неявки на работу.
Этап 6. Принятие решения о мере ответственности
Увольнять работника за прогул ТК РФ не требует, а предоставляет работодателю право самостоятельно принять такое решение. В зависимости от структуры организации, наличия или отсутствия действующего в организации локального акта о порядке привлечения работника к дисциплинарной ответственности (в том числе в виде увольнения) в ходе увольнения работника за прогул может возникнуть этап 6 – принятие решения о мере ответственности.
Обычно он требуется в компании с многочисленными структурными подразделениями, где право принимать решение о мере наказания принадлежит одному лицу, занимающему высшую должность (генеральному директору, президенту компании), а сбор доказательств, выводы о квалификации деяния работника в качестве дисциплинарного проступка, а также представление к наказанию – руководителям структурных (в том числе обособленных) подразделений. Как правило, представление о привлечении работника к ответственности производится служебным документом (Пример 7).
Фиксируем факт отсутствия на рабочем месте
Есть несколько ситуаций, когда отсутствие сотрудника на работе признается прогулом. При этом длительным прогулом считают случай, когда работник в течение нескольких дней, месяцев или лет не появляется на рабочем месте и не предоставляет работодателю информацию о причинах своего отсутствия.
Прогулом считается ситуация, когда работник:
- отсутствовал на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (подп. «а» п.6 ч. первой ст.81 ТК РФ;
- отсутствовал на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (подп. «а» п.6 ч. первой ст.81 ТК РФ;
- самовольно использовал дни отгулов или ушел в отпуск (подп. «д» п.39 постановления Пленума ВС РФ от 17 марта 2004 г. №2);
- прекратил работу без уважительной причины до истечения срока предупреждения об увольнении (ч. первая ст.80, ст.280, ч. первая ст.292, ч. первая ст.296 ТК РФ);
- самовольно прекратил работу без уважительной причины до истечения срока действия срочного трудового договора (ст.79 ТК РФ).
В первые дни невыхода сотрудника на работу работодатель не сразу может разобраться, отсутствует он по уважительной причине или прогуливает. Когда нет уверенности в том, что работник болеет, первую неделю его отсутствия имеет смысл составлять акты о неявке на работу ежедневно, в дальнейшем можно ограничиться актом об отсутствии работника в течение недели. Составлять такой документ можно, например, по пятницам. Законодательством этот вопрос напрямую не урегулирован, поэтому руководствуйтесь здравым смыслом и судебной практикой.
В табеле учета рабочего времени с первого дня отсутствия сотрудника ставьте код «НН», означающий неявку по невыясненным причинам, если вы применяете унифицированные формы (). Впоследствии, после того как будет установлен факт прогула, измените отметку на код «ПР» ( , утвержденный ).
П онятие длительного прогула законодательно не закреплено. В Трудовом кодексе РФ (далее – ТК РФ) дано определение прогула, но оно не имеет привязки к его длительности по дням, неделям или месяцам.
Если работник отсутствовал на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены) независимо от его (ее) продолжительности либо хотя бы более 4 часов подряд, то это уже считается прогулом. Причем не важно, было такое отсутствие в начале, середине либо в конце рабочего дня (смены) (подп. «а» п. 6 ч. первой ст. 81 ТК РФ).
Поскольку прогул относится к грубым нарушениям работником трудовых обязанностей, за которые предусмотрено максимально строгое дисциплинарное взыскание – увольнение (ст. 192 ТК РФ), автор полагает, что необходимость в законодательном закреплении понятия длительного прогула отпадает. Так как даже при отсутствии сотрудника на рабочем месте в течение 1 рабочего дня (не говоря о неделе, месяце или более) уже может быть применена строгая мера дисциплинарного взыскания – увольнение (расторжение трудового договора по инициативе работодателя на основании подпункта «а» пункта 6 части первой статьи 81 ТК РФ).
Для простоты ориентирования в интересующем нас вопросе разделим прогулы на две условные категории:
- классические , обозначенные в ст. 81 ТК РФ, т.е. кратковременные, и
- длительные .
Длительный прогул: особенности документирования данного факта
При длительных прогулах найти работника и затребовать у него объяснения относительно причин отсутствия на работе, как правило, не представляется возможным (например, когда сотрудник на работе не появляется, на звонки не отвечает, по месту постоянного жительства информации о нем также нет).
Задача увольнения при длительном прогуле несколько сложнее, чем при классических блиц-прогулах, по ряду причин. При длительном прогуле возникают объективные сложности в неукоснительном соблюдении требований ст. 193 ТК РФ.
Если работник не появляется на рабочем месте, то, соответственно, становится затруднительным получение от него объяснений по факту невыхода на работу. Однако законодательство не запрещает в подобных случаях затребовать объяснения от работника путем направления ему почтовой корреспонденции либо телеграммы по адресу, указанному в трудовом договоре и личном деле работника.
Если адрес регистрации в паспорте отличается от фактического места проживания, которое у вас может быть, то требование о даче объяснений лучше направить во все адреса.
В судебной практике имели место случаи, когда суд восстанавливал работника на работе по тем основаниям, что считал квитанцию об отправке в адрес работника письма ненадлежащим доказательством того, что в письме содержались именно требования о даче объяснений по факту отсутствия на рабочем месте. Поэтому лучше направлять в адрес работника:
- ценное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении либо
- телеграмму. Ее следует направлять с уведомлением о вручении, а также с обязательным получением на телеграфе заверенной копии.
Тексты этих документов смотрите в Примерах 1 и 2. Текст письма может быть более развернутым, ведь здесь вы не ограничены пространством, отведенным для текста в форме телеграммы. Отправителем корреспонденции должен значиться работодатель.
В каких случаях отсутствие работника не считается прогулом?
Не каждое отсутствие на работе может считаться прогулом. В ТК РФ прописаны случаи, когда человека нельзя уволить за то, что он не ходит на работу. Это:
- болезнь сотрудника. Период невыхода должен быть подтверждён соответствующим документом из медучреждения;
- отпуск, в связи с тем, что работнику нужно сдать промежуточную или итоговую сессию, защитить диплом. Основание подтверждается бумагой из учебного заведения;
- необходимость посещения человеком правоохранительных или следственных органов, суда. Оправданием служит повестка;
- некоторые форс-мажорные обстоятельства. Например, стихийное погодное явление.
Как пишется акт об отсутствии на рабочем месте
Основанием для привлечения к ответственности за прогул служит составленный на работе акт об отсутствии на рабочем месте. Он может быть составлен в свободной форме, либо используется готовый бланк с реквизитами компании. Документ оформляется на листе А4.
При отсутствии готового бланка, можно скачать образец на специализированных ресурсах, либо составить акт самостоятельно.
Причины освобождения с должности
Чтобы доказать тот факт, что прогул случился по уважительной причине, работник обязан предоставить начальнику официальную бумагу – оправдательный документ. К таковым могут быть отнесены:
- справка из ЖКХ об организации аварийных ремонтных работ по устранению последствий разрушения, пожара, затопления, лопнувших труд, перегоревшей проводки и т.д. в многоквартирном доме сотрудника или непосредственно в его квартире;
- справка из лечебного учреждения о проведении первичного осмотра работника или его ребенка;
- повестка в суд или иной правоохранительный орган;
- справка-вызов, доказывающая факт начала периода сдачи сессии в ВУЗе (вообще, о необходимости сдачи экзаменов работник должен предупреждать заранее и оформлять ученический отпуск);
- больничный лист.
Кроме того, сотрудник имеет право не явиться на работу, если руководитель задерживает его заработную плату дольше 15 дней. Но это не будет считаться за прогул только в том случае, если работник заранее оповестит в письменной форме своего нанимателя о том, что он приостанавливает работу, пока тот не выплатит ему зарплату.
Прогул — это необоснованное отсутствие сотрудника на закреплённом за ним рабочем месте в течение четырёх и более часов. Оно может быть кратковременным, когда наниматель знает примерные сведения о местонахождении сотрудника и способен связаться с ним по телефону или через почту. К неоднократным прогулам относится отсутствие без уважительных причин 2 и более раза в год.
Вопрос о том, кто обязан составить акт о прогуле, на законодательном уровне не регулируется. Это значит, что строго не определено конкретное должностное лицо, которое формирует документ. Из общей практики бумагу может оформить:
- непосредственный руководитель отсутствующего работника;
- коллега;
- кадровый работник;
- юрист организации;
- секретарь организации и т. п.
Акт об отсутствии работника на месте работы содержит следующую информацию:
- наименование учреждения, адрес его местонахождения;
- наименование документа;
- номер по регистрации и дата формирования;
- Ф.И.О., должность лица, оформившего бумагу;
- Ф.И.О., должности присутствующих в процессе составления сотрудников;
- подписи всех указанных лиц, свидетельствующих о факте нахождения вне рабочего места;
- Ф.И.О., должность отсутствующего работника;
- описание ситуации, связанной с нарушением;
- указание длительности отсутствия работника.
Дата оформления акта о прогуле совпадает с датой самого проступка, то есть составить документ нужно по факту нарушения.
Бланк следует подписать не менее чем двум свидетелям. Это значит, что подписывает документ как его непосредственный составитель, так и еще как минимум два коллеги. В таком случае в процессе судебного разбирательства документ будет иметь большую юридическую значимость.
Работник, получивший дисциплинарное взыскание по материалам акта, может не согласиться и направить исковое заявление в суд, оспаривая факт прогула. В этом случае, если акт составлен с нарушениями, взыскание может быть отменено. Еще одна причина, по которой бумага может утратить свою силу, — доказательство сотрудником уважительности причины отсутствия.
Частыми ошибками при составлении акта являются:
- нет указания на период отсутствия (время ухода, прихода);
- нет даты отсутствия;
- отсутствуют удостоверяющие подписи свидетелей.
По сравнению с другими документами, подтверждающими нарушение сотрудником трудовых обязанностей, такими как докладная и служебная записка, акт о прогуле является самым серьезным доказательным источником при рассмотрении вопроса об увольнении сотрудника. Его главный признак — наличие подписей нескольких человек, удостоверяющих тот факт, что сотрудник допустил неявку на работу или отсутствовал на ней 4 и более часа.
Участвуйте в конкурсе на нашем форуме!
Подробнее
Акт, составляемый по факту отсутствия работника на месте, являющемся для него рабочим, служит одним из основных документов, фиксирующих допущенное работником нарушение трудовой дисциплины и позволяет обоснованно применить к нему меры дисциплинарного воздействия.
Дисциплина требует находиться на рабочем месте в течение всей смены, а если нужно отсутствовать — договариваться с начальством или предоставлять документальное подтверждение законности пропуска рабочего времени. Однако на практике довольно часто встречается такое нарушение рабочего распорядка как отсутствие без законных оснований или, проще говоря, прогул.
С точки зрения трудового законодательства прогулом является отсутствие гражданина на работе в течение 4 часов и более. Для фиксации прогула важно, что «прогульщик» никак не может обосновать законность отлучки. Например, не может предоставить лист нетрудоспособности или справку о вызове в правоохранительные органы. Если работодатель намерен наказать его или даже уволить за пренебрежение дисциплиной, готовится акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте.
На практике к составлению подобной бумаги прибегают редко и только в исключительно «запущенных» ситуациях. К примеру, если гражданин многократно прогуливает и вдовесок плохо работает. В большинстве же ситуаций — при опозданиях, необходимости отлучиться на несколько часов и схожих вариантах — работник просто договаривается с начальником.
Что не считается прогулом
Не считается пропуском рабочего времени любое отсутствие по законным основаниям. Например, работник на больничном, даже если он ещё не предъявил лист нетрудоспособности, но уведомил начальника, никак не может быть признан прогульщиком. Даже если по нему составят акт, потом документ отменят.
Например, сотрудница Кузнецова не вышла в офис к 9:00, а её руководитель не смог до неё дозвониться. После обеда Кузнецова так и не пришла, и начальник в присутствии двух других сотрудников подготовил акт об отсутствии её на рабочем месте. На следующий день выяснилось, что Кузнецова оказалась в больнице с аппендицитом и не могла предупредить руководство по объективным причинам. Сотрудница остаётся на больничном, а акт становится недействительным.
Впрочем, есть спорные случаи, когда руководитель хочет засчитать прогул, но не имеет на это законных причин. Например, если работника арестовали, он участвует в забастовке или отказался исполнять обязанности после 15-дневной задержки оплаты труда, акт о прогуле неправомерен.
Предположим, фирма задерживает зарплату нескольким сантехникам уже 20 дней. Сантехник Смирнов воспользовался своим законным правом и не вышел на работу. Его начальник написал акт об отсутствии на рабочем месте, но он изначально лишён законной силы, потому что гражданин имеет право не исполнять обязанности до погашения всех задолженностей перед ним. Инспекция по труду или суд не признают такой акт.
Основные особенности Акта об отсутствии работника на рабочем месте
Акт о прогуле составляется на основании докладной записки в адрес руководства. Для ее составления необходимо отсутствие уважительных причин для прогула или отсутствие объяснений от работника.
Законодательно утвержденная форма данного документа отсутствует. Поэтому он составляется в произвольном виде, на бланке организации или простом листе формата А4, однако с обязательным указанием некоторых моментов, среди которых:
- данные, позволяющие идентифицировать организацию (например, название);
- фамилии, имена, отчества и занимаемые должности лиц, как составлявших акт, так и входивших в состав комиссии;
- дата составления акта, место составления и внутренний регистрационный номер согласно журналу учета;
- фамилия, имя, отчество нарушителя, описание самого нарушения и временно́го периода его совершения.
Акт о прогуле составляется в двух экземплярах. Работник, совершивший прогул, обязательно расписывается в обоих. Затем один экземпляр отдается ему, а второй поступает в распоряжение руководству предприятия.
После составления акта
Справка! В случае своего несогласия с данными, указанными в Акте, сотрудник имеет право обратиться в суд или трудовую инспекцию и попросить защитить его права.
В ряде случаев такое обращение может быть успешным, в частности:
- неправильного составления акта (отсутствие даты, времени, подписей членов комиссии и т.д.);
- отсутствия подписи лица, допустившего нарушение трудовой дисциплины;
- наличия оправдательных документов, поданных сотрудником уже после оформления акта о прогуле.