Размер суточных в командировке: какие нормы и правила действуют в 2022 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Размер суточных в командировке: какие нормы и правила действуют в 2022 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.

Состав командировочных расходов

Выплаты, гарантированные Трудовым кодексом при направлении работника в служебную командировку, закреплены в 168 статье. Что входит в командировочные в 2020 году:

1. Заработная плата. За командированным работником гарантированно сохраняется должность, рабочее место и средний заработок, который рассчитывается за предшествующие 12 месяцев.
2. Расходы на транспорт. Наниматель обязан оплатить транспортные расходы подчиненного, которые он понес, чтобы добраться до места назначения. Но такие траты придется подтвердить чеками, билетами и прочими документами.
3. Затраты на проживание. Если подчиненный направляется в поездку на несколько дней, ему придется арендовать жилье. Работодатель обязан оплатить арендованную комнату или гостиничный номер.
4. Траты, связанные с проживанием. Такие расходы обычно называют «суточными», они компенсируют неудобства, которые испытывает работник в командировке. Подтверждать такие затраты документально не нужно, для суточных обычно устанавливается норма.
5. Другие траты, согласованные с руководителем организации. Например, на приобретение расходных материалов или учебных материалов, книгопечатной продукции и прочего.

Размер суточных командировочных расходов в 2022 году по России и за границей

Необходимость компенсации понесенных в связи с командировкой расходов, ложится на работодателя в соответствии со ст. 168 ТК. Размер выплат организация вправе закрепить своими нормативными документами, издав, например, положение о командировках.

Для командировок в пределах страны и за границей устанавливается различный размер выплат за каждые сутки.

Например, сотрудник направлен из Москвы в Прагу поездом. Все время следования по России ему будет оплачено из расчета установленных нормативным актом организации суточных в пределах страны. Нахождение за ее пределами оплачивается в том размере, который определен для заграничной командировки.

Помимо этого работодатель может установить в локальных актах различный размер суточных выплат выделив командировки по странам СНГ с фиксированием своего размера сумм.

Например, по территории РФ суточные составляют 700 рублей в день, по странам СНГ – 1500 рублей в день, а по странам европейского союза – 2300 рублей в день.

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Выплата суточных при командировках в 2021 году должна быть произведена за весь срок, начиная со дня начала служебной поездки, которым считается день отъезда, до дня прибытия включительно. В том числе, если отъезд и прибытие выпадают на выходные и праздничные дни. Для подтверждения нахождения командированного по месту назначения используются проездные документы.

Если для выполнения задания руководства, вернувшись из одной служебной поездки, работник в этот же день отправляется в другую, то компенсация за этот день производится по одной из поездок. Если внутренние нормативные акты организации предусматривают компенсацию сразу по обоим выездам командированного лица, то это не является нарушением, такие расходы признают оправданными.

При расчете сумм компенсации необходимо учитывать, что день отъезда — это день отправки транспортного средства, на котором происходит выезд сотрудника к месту назначения из населенного пункта, где расположено его место работы. А день прибытия — день приезда из служебной поездки, т. е. возвращение обратно к месту основной работы.

Этап 4: возмещение расходов

В течение трёх дней после возвращения сотрудник сдаёт авансовый отчёт о поездке. Этот документ можно готовить в свободном виде или воспользоваться унифицированной формой № ОА-1. К нему следует приложить все подтверждающие расходы документы — чеки, квитанции об оплате, билеты.

Так как работодатель компенсирует проезд к месту командировки, оплату жилья и проживание, то документы об оплате этих услуг и нужно приложить к отчёту.

Возможно, что в компании принято компенсировать и дополнительные расходы — по приобретению проездных документов, оформлению заграничного паспорта, получению визы, оплате услуг связи. О возможности компенсации этих расходов полезно поинтересоваться до поездки, и если такое допустимо, получить на них разрешение от начальства.

Если по подтверждающим документам окажется, что потрачена сумма большая, чем выдан аванс, то компания выдаёт невыплаченные деньги. Если, наоборот, выдано авансом больше, чем потрачено, то работник должен сдать неиспользованные средства в кассу.

Состав командировочных расходов

Выплаты, гарантированные Трудовым кодексом при направлении работника в служебную командировку, закреплены в 168 статье. Что входит в командировочные в 2020 году:

1. Заработная плата. За командированным работником гарантированно сохраняется должность, рабочее место и средний заработок, который рассчитывается за предшествующие 12 месяцев.
2. Расходы на транспорт. Наниматель обязан оплатить транспортные расходы подчиненного, которые он понес, чтобы добраться до места назначения. Но такие траты придется подтвердить чеками, билетами и прочими документами.
3. Затраты на проживание. Если подчиненный направляется в поездку на несколько дней, ему придется арендовать жилье. Работодатель обязан оплатить арендованную комнату или гостиничный номер.
4. Траты, связанные с проживанием. Такие расходы обычно называют «суточными», они компенсируют неудобства, которые испытывает работник в командировке. Подтверждать такие затраты документально не нужно, для суточных обычно устанавливается норма.
5. Другие траты, согласованные с руководителем организации. Например, на приобретение расходных материалов или учебных материалов, книгопечатной продукции и прочего.

Командировки за границы России положено оплачивать в повышенном размере. Лимиты на 2020 год отсутствуют. Единственное ограничение — лимит в части налогообложения суточных. Статья 217 НК РФ устанавливает норму в 2500 рублей в сутки. Но работодатель вправе выплачивать больше, в зависимости от финансовых возможностей учреждения.

Если в организации утвержден больший лимит, например 3000 рублей в сутки, то с разницы в 500 рублей (3000 — 2500) необходимо удержать НДФЛ в размере 13 %, а также начислить страховые взносы по действующим тарифам.

Допустимо предусмотреть лимиты отдельно для каждой страны пребывания. Например, отдельно для поездок в Европу, страны СНГ, Азии, Америки. Например, ограничения действуют для федеральных бюджетников (Постановление Правительства № 812).

Учитывайте следующие нюансы:

• день пребывания в иностранное государство должен быть оплачен по норме, утвержденной для заграничных поездок;
• день возвращения в Россию оплатите по норме для поездок по России.

Законодательное регулирование

Как оплачиваются выходные в командировке?

Если сотрудник выехал на место назначения в выходной день, но не выполнял работу, то в этот день ему компенсируются только суточные, жильё и проезд. Зарплата за этот день не сохраняется, потраченное время не компенсируется. Если же работник отправился в командировку в выходной день для выполнения работы – то ему полагается и зарплата.

Если наниматель обязывает сотрудника отправиться в командировку или вернуться из нее в выходной день, то сотрудник может взять по желанию выходной в один из будущих рабочих дней. Воспользоваться этим правом можно в месяц возвращения из командировки или в течение следующего месяца.

Суточные во время загранкомандировок

Правила расчета суточных во время зарубежной командировки приведены в п. 17, 18 и 20 Положения.

Согласно этим нормам за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются:

• при проезде по территории РФ – в порядке и размерах, которые предусмотрены для командировок в пределах территории РФ;
• при проезде по территории иностранного государства – в порядке и размерах, которые установлены для командировок на территории иностранных государств.

День пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются:

• в иностранной валюте – при следовании работника с территории РФ;
• в рублях – при следовании на территорию РФ.

Даты пересечения государственной границы РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Если сотрудник выехал в командировку на территорию иностранного государства и в тот же день вернулся, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

Итак, в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте можно установить любой размер суточных, а также дифференцировать этот размер в зависимости от страны, в которую командируется работник.

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт такой задержки (п. 19 Положения).

Пример 1

Заместитель директора Козырев С. Н. (г. Москва) направлен в зарубежную командировку. Сначала он должен был посетить Австрию, потом Венгрию и возвратиться в Москву.

Согласно коллективному договору суточные в организации установлены для командировок по России – 700 руб.; для командировок в Австрию и Венгрию – 120 евро и 80 евро соответственно.

27 марта 2015 года в 23.20 Козырев С. Н. вылетел в Австрию и прибыл туда 28 марта. Пересечение границы РФ 27 марта подтверждается отметкой в заграничном паспорте.

29 марта он выехал из Австрии и прибыл в Венгрию.

31 марта вернулся в Москву, о чем имеется отметка в загранпаспорте.

3 апреля Козырев С. Н. представил авансовый отчет, который в этот же день был утвержден.

Размер суточных, которые подлежат выплате данному работнику, составит:

• за 27 марта (день пересечения государственной границы РФ при следовании работника с территории РФ) – 120 евро;
• за 28 марта (день пребывания в Австрии) – 120 евро;
• за 29 марта (день прибытия в Венгрию) – 80 евро;
• за 30 марта (день пребывания в Венгрии) – 80 евро;
• за 31 марта (день прибытия в Россию) – 700 руб.

Суточные командировочные расходы в 2022 году

Никакие лимиты для частного бизнеса не предусмотрены. Частные организации самостоятельно могут устанавливать предельный лимит по командировочным расходам. Сумма может быть практически любой – от 500 рублей в день до 3000 рублей в сутки и больше. Окончательная норма суточных командировочных расходов принимается исключительно руководителем организации и никем больше. Лучше всего довольствоваться некоторыми принципами:

• принимать во внимание объем служебных поездок;
• учитывать финансовое положение фирмы;
• считать страховые взносы, которые станут дополнительными расходами для каждого руководителя (речь идет про налогооблагаемые лимиты, которые предусмотрены по налоговому законодательству).

Окончательные значения фиксируются локальными правовыми актами в организации.

Один из экспертов по заработной плате (Анна Истомина) говорит о том, что иногда бухгалтера обходятся без авансовых отчетов в том случае, если работники не получают никаких денег и обходятся без авансовых выплат. Однако это не совсем верная позиция, потому что пусть и подтверждать суточные специальными чека в этом случае не стоит, но доначисления по налогам никто не отменяет и это создает определенные трудности. Чтоб более верно вести налоговую политику, лучше все-таки использовать авансовый отчет.

Норма суточных лимитов прописана специальной статьей налогового кодекса. Не облагается суммой налога НДФЛ сумма, которая равна 700 рублей для отечественных поездок. И в три раза больше предел будет оплата суточных командировочных для иностранных командировок – 2500 рублей.

И уже очень давно данные цифры не меняются, так что пока именно такие цифры не облагаются подоходным налогом. Однако стоит помнить, что необлагаемый лимит – это не предельная форма расходов, просто на эту сумму не начисляются налоги, но на оставшуюся будут оформляться по всем правилам. И неважно то, сколько будет сверх предела – 100 или 1000 рублей. Если компания утверждает больший размер командировочных, то она обязана следить за налоговыми отчислениями.

Очень важно правильно считать налог на прибыль, потому что сумма суточных командировочных расходов в 2022 году также оказывает на это внимание. Суточные при расчетах прибыли и налоговых выплатах считаются максимально -.без ограничений. Однако нужно внимательно изучить этот вопрос и помнить о том, то всегда расходы должны быть признаны службой налогообложения, а для этого стоит учитывать следующие условия:

• работник обязан получить аванс;
• билеты или командировочное удостоверение должно быть предоставлено сотруднику бухгалтерии;
• издержки должны быть полностью обоснованы, то есть купить себе что-то за счет компании точно не получится;
• руководитель должен утвердить установленный лимит.

В любом случае – все расходы нужно подтверждать, потому что только при таком уровне можно рассчитывать на то, что они будут возмещаться. Все должно быть задокументировано чеками, и нужно принимать во внимание, что выходные дни в командировках тоже оплачиваются даже в том случае если человек в обычном режиме работает на пятидневной неделе.

Суточные, как и прочие денежные средства в составе аванса, выдаются командированному перед поездкой.

Сроки и способ перечисления аванса (наличными, на банковскую карту) могут закрепляться во внутренних актах, например в положении о командировках.

Узнать больше о применении положения о командировках вы можете в статье «Положение о служебных командировках — образец 2021».

Возможен, однако, сценарий, при котором суточные могут доплачиваться и после поездки. Если работник вынужденно потратил часть выданных суточных на транспорт или проживание (которые на 100% должен оплачивать работодатель), то по возвращении на работу бухгалтерия вернет ему потраченную сумму.

Если работник находится в командировке в выходные дни, то суточные ему выплачиваются за каждый выходной день в обычной величине (если иное не установлено локальными актами). В этом одно из отличий схемы начисления суточных от схемы начисления зарплаты командируемого в выходные, которая:

• выплачивается в двойном размере, если сотрудник работает в выходные (и это отражено в Табеле № Т-13);
• не выплачивается, если командируемый не работает в выходные.

Стоит отметить, что зарплата и суточные — принципиально разные выплаты и с точки зрения налогообложения, и в плане принципов расчета. И тот факт, что на суточные не распространяется правило удвоения дохода работника, необходимо помнить.

Что такое суточные расходы в командировках, достаточно детально разъясняют постановление 749 и ТК РФ. При командировке, что длится 1 день, по РФ такие выплаты не полагаются, при поездках за рубеж — назначаются в размере 50% от «иностранных» суточных.

Узнать больше о расчете различных выплат при командировках вы можете в статьях:

• «Оформляем и оплачиваем командировки»;
• «Облагаются ли командировочные страховыми взносами?».

Командировочные расходы в 2021 году

Выдача суточных осуществляется перед отправкой в командировку. Перечислять средства можно удобными способами:

• личная карта сотрудника;
• наличные в кассе;
• корпоративная карта.

При выдаче карты, привязанной к счету компании, сотруднику необходимо разработать и подписать множество документов, предусматривающих материальную ответственность, способы использования карты.

В коллективном договоре, положении о командировках должен быть предусмотрен пункт об использовании корпоративных карт. Компания должна разработать и утвердить приказ, в котором утверждаются:

• сотрудники, имеющие право пользоваться картами;
• список расходов, на которые могут быть потрачены денежные средства;
• лимиты для командировочных расходов.

Значительно проще использование личных карт, как с точки учета, так и с точки контроля. Сотрудник не потратит в командировке больше перечисленных и рассчитанных средств.

Денежные средства могут быть выданы как в рублях, так и в валюте. Командировочные расходы, в том числе суточные, выданные заранее в иностранной валюте, пересчитываются на день выдачи. Таким образом, в авансовом отчете, подтверждающем расходы денежных средств, выданных в валюте, суммы будут отражаться по курсу, который был в день выдачи. Нет необходимости пересчитывать курсы на дату утверждения авансового отчета или любую другую дату.

После командировки работник должен отчитаться за полученные средства. Срок, в который сотрудник представляет в бухгалтерию документы, компания устанавливает самостоятельно в локальных нормативных актах. Работник составляет авансовый отчет и прикрепляет к нему подтверждающие документы — чеки, квитанции, билеты. Однако, за суточные работник не обязан отчитываться.

Если командировка была досрочно прекращена, сотрудник вернулся раньше срока, суточные за неиспользованные дни необходимо вернуть.

Суточные полагаются работнику за каждый день, проведенный в командировке (п. 11 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749), в том числе:

• за выходные и праздничные дни, если они попали в период командировки;
• дни проезда.

Таким образом, за все дни, проведенные в служебной командировке, полагается начислить и выплатить суточные, даже если на этот период выпал на выходной или праздничный день.

По своей сути, суточные – это компенсация, они не являются оплатой за труд. Поэтому, во время простоя, вне зависимости от его причины, компания обязана начислить и выплатить суточные за все дни командировки. (Письмо Роструда от 30.04.2008 № 1024-6)

Во время командировки причинами, по которым может быть объявлен простой, являются:

• вина работника;
• вина работодателя;
• не зависящие обстоятельства, форс-мажоры, например, закрытие границ, введение режима самоизоляции.

При этом задержка рейса или его отмена тоже являются простоем, суточные за это время подлежат оплате в полном объеме. Сотрудник должен подтвердить изменение во времени или маршруте путем предоставления справок или билетов с соответствующими отметками перевозчика после возвращения из служебной командировки.

Нормы суточных, необлагаемые налогом

Максимальная величина суточных законом для коммерческих структур не ограничена. Предприятие само устанавливает верхний лимит этого вида расходов.

Но существует норма, которая не облагается налогом при начислении суточных (ст. 217 НК РФ).

Скачать текст: НК РФ Статья 217. Доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения) (.docx)»

В 2019 году нормы в Москве, как и на всей территории России установлены в размере 700 рублей в день. Нормы за границей, свободные от налогообложения, составляют 2500 рублей ежедневно.

Та сумма суточных, которая превышает необлагаемую норму, подлежат удержанию НДФЛ и обложению страховыми взносами ФНС, кроме страхования несчастного случая и ПС.

При определении базы для расчета налога на прибыль суточные уменьшают ее и входят в состав прочих расходов в полном размере.

При выдаче аванса на поездку в командировку сотрудника госучреждения бухгалтер в 2019 году должен отнести суточные в подстатью КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги».

Минимальная величина этого вида выплат в коммерческой организации не может быть меньше суточных для бюджетных организаций. А эта сумма равна 100 руб.

Коммерческая организация может взять за основу для определения суммы суточных в загранпоездках нормы для бюджетных учреждений, установленные в долларах США (Постановление № 812 от 26.12.05).

Нюансы расчета суточных заграницу

При поездках заграницу документом, подтверждающим день пересечения границы, является загранпаспорт. По отметкам в нем бухгалтер будет считать «заграничные» нормы суточных.

Если же поездка состоялась в одну из стран СНГ, при пересечении границы с которой, не ставится отметка в загранпаспорте, то дата проезда через границу определяется по проездным документам.

В таком случае, за те дни, которые сотрудник едет по российской территории, выплачиваются российские суточные и применяется лимит, установленный для российской нормы.

А после пересечении границы и нахождения на территории другой страны будут использоваться нормы в СНГ для заграничных поездок.

Похожие записи:

• Восстановление паспорта при утере: стоимость и сроки проведения процедуры
• Штраф за отсутствие онлайн-кассы в 2023 году
• Индексация пенсий и социальных выплат в 2023 году