Возможно ли восстановление трудовой книжки по ее копии?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Возможно ли восстановление трудовой книжки по ее копии?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Допускается подтверждение занятости документами в виде договоров, соглашений, приказов. В виде доказательства учитываются также справки о заработной плате, книжки членов профсоюзов или кооперативов. Но в них должны присутствовать отметки об уплаченных с официального дохода взносах.

Документы для указания записей о стаже

Для частных (индивидуальных) предпринимателей основанием для определения стажа будут выписки Пенсионного фонда РФ с датами поступления перечислений страхователя.

В справках предприятий об отработанном периоде должны указываться регистрационные номера и даты распоряжений о действиях в отношении работника (принятии на должность, увольнении).

Любые сведения, предоставляемые для определения стажа, должны быть завизированы уполномоченным специалистом предприятия или начальником кадрового подразделения, после чего заверены печатью организации.

Как сделать дубликат?

Работнику для получения дубликата трудовой книжки необходимо обратиться к работодателю с соответствующим заявлением. Если книжка утеряна или испорчена, то при поступлении на новое место работы гражданин письменно просит о необходимости завести новую книжку взамен прежней.

Кадровая служба должна рассмотреть заявление и оформить дубликат в 15-дневный срок от даты просьбы работника.

Важно! С работника взимается стоимость бланка, если замена трудовой книжки потребовалась не по вине работодателя.

Работник вправе запросить изготовление дубликата у работодателя с последнего места работы. При этом он не вправе отказать в такой просьбе, ссылаясь на давность увольнения. Следует знать, что законодательно для этого не установлено сроков давности, поэтому необходимо требовать выдачу дубликата или обращаться в суд.

Такой документ выдается в случаях утери или непригодности оригинала книжки, например, после потопов, пожаров, или неаккуратного обращения, которое привело к механическим повреждениям. Если причиной стали повреждения, на первой странице документа присутствует надпись «вместо выдан дубликат». В случае же утери, будет лишь пометка «дубликат».

Условия, которые позволяют получить дубликат трудовой книжки:

• Утеря как самой книги, так и вкладыша. Владелец обязан заявить администрации о случившемся. Срок изготовления и выдачи копии-15 календарных дней.
• Негодность книжки из-за времени, несчастного случая, или небрежного обращения.
• Признание записей, имеющихся в документе недействительными.
• В случаях с работниками, которые были привлечены к уголовной ответственности, но получили оправдание.
• Если причиной непригодности или утери стали природные катаклизмы и факторы, неподвластные человеку.

Как уже было сказано, никто не станет выдавать дубликат без предварительного заявления. Это официальный документ, который должен быть составлен в соответствии с нормативами. Для того чтобы поторопить кадровиков, лучше соблюдать неписаные правила составления и непосредственного вручения заявления:

• Так как по закону (в теории), дубликат выдают на последнем месте работы, название организации или предприятия должно фигурировать в первом абзаце документа.
• С новой строки следует указание причины отсутствия трудовой книжки начиная от кражи и пожаров, заканчивая банальной невнимательностью. Совет: если документ был утрачен по вине работника, то лучше указать причину, более вескую, чем «просто потерял».
• Если документ был испорчен, но имеется в наличии, лучше приложить его в качестве доказательства.
• Если имеет место ссылка на кражу, необходимо обязательно представить копию заявления в полицию.
• Третий абзац призван напомнить отделу кадров о том, что как бы много дел у них ни было, они все же обязаны предоставить вам дубликат по истечении 15-дневного срока.
• Для того чтобы заявление не пропало, сразу снимите его копию, которая станет на вашу защиту в случае невыполнения работодателем действующего законодательства и своих обязанностей.
• Очень важно знать о том, что правило 15 дней не действует, если выдачей дубликата занимается текущий работодатель.

Кстати, далеко не все компании считают, что признание записи об увольнении незаконной – достаточный повод для выдачи сотруднику дубликата трудовой книжки (даже если сотрудник написал соответствующее заявление). Ведь оспоренную в суде формулировку можно просто зачеркнуть! И рядом написать, что «запись признана недействительной на основании…». Это – не фантазия автора, а, к сожалению, многократно подтвержденный практикой факт, который может привести несговорчивую организацию прямиком в суд. В качестве примера приведу следующий инцидент.

Один сотрудник был уволен из компании в связи с утратой доверия материально ответственного лица за совершение виновных действий по пункту 7 части 1 статьи 81 Трудового кодекса с соответствующей записью об этом в трудовой книжке. Как и в рассмотренном до этого случае, сотрудник оспорил неприглядную формулировку. И на основании судебного определения уволивший его из компании аккуратно указал, что запись об увольнении по инициативе работодателя в связи с утратой доверия считается недействительной, он уволен по собственному желанию (т. е. по п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).

Получив на руки такую книжку, бывший сотрудник неоднократно обращался к экс-работодателю с просьбой выдать ему дубликат без внесения записи, признанной недействительной. Однако фирма каждый раз отвечала отказом, ссылаясь на то, что последняя запись сделана в полном соответствии с определением суда. В такой ситуации человеку ничего не оставалось делать, как только обратиться за защитой своих пав в суд.

Ознакомившись с материалами дела, служители Фемиды сразу пришли к выводу о незаконности отказа в выдаче дубликата. Требование истца выдать ему дубликат без записи, признанной недействительной, является абсолютно законным и обоснованным, и должно быть удовлетворено в силу пункта 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек (Апелляционное определение Самарского областного суда от 19 ноября 2012 г. по делу № 33-10574).

Помогайте вашему бизнесу развиваться

Бесценный опыт решения актуальных задач, ответы на сложные вопросы, специально отобранная свежая информация в прессе для бухгалтеров и управленцев. Выберите из нашего каталога >>

Наверняка многие теряли или слышали от знакомых об утере паспорта гражданина нашей страны. Конечно ситуация не из приятных, но согласитесь, паспорт можно восстановить так как вся информация содержащаяся в нем хранится в отделении УФМС.

По-другому же обстоит вопрос с восстановлением трудовых книжек. Если потерял трудовую книжку, как завести новую и какие записи делать? Как правильно заполнить новую трудовую книжку если старая утеряна?

Зачастую, информация из трудовой не содержится нигде кроме как в самом бланке трудовой.

Это значит, что при ее утере практически невозможно должным образом восстановить всю содержащуюся в них информацию. Как бы это ни было печально, но такие ситуации случаются достаточно часто.

Кто-то теряет трудовую самостоятельно, у кого-то она пропадает в архиве организации.

Так или иначе, но если подобная ситуация произошла, в срочном порядке необходима новая трудовая книжка взамен утерянной.

Так же часто возникает вопрос, если закончилась трудовая книжка, как начать новую? Попытаемся ответить на эти вопросы в нашей статье. Итак, как правильно оформить новую трудовую книжку?

Как сделать дубликат?

Работнику для получения дубликата трудовой книжки необходимо обратиться к работодателю с соответствующим заявлением. Если книжка утеряна или испорчена, то при поступлении на новое место работы гражданин письменно просит о необходимости завести новую книжку взамен прежней.

Кадровая служба должна рассмотреть заявление и оформить дубликат в 15-дневный срок от даты просьбы работника.

Важно! С работника взимается стоимость бланка, если замена трудовой книжки потребовалась не по вине работодателя.

Работник вправе запросить изготовление дубликата у работодателя с последнего места работы. При этом он не вправе отказать в такой просьбе, ссылаясь на давность увольнения. Следует знать, что законодательно для этого не установлено сроков давности, поэтому необходимо требовать выдачу дубликата или обращаться в суд.

1. Если трудовая книжка потерялась или порвалась, можно сделать ее аналог.
2. Дубликат и копия – это разные вещи, поэтому сотруднику придется собирать документы о стаже.
3. Справки собирает владелец, если он виноват их в утрате.
4. Информация со слов не пишется – ее обязательно нужно подтвердить письменными доказательствами.
5. Если книжку потерял или испортил работодатель, ее хозяину нужно помочь.
6. Сотрудник кадровой службы может оказать посильную помощь, когда оформляется полноценный дубликат. Рассылка запросов по прежним местам работы не отнимет много времени.
7. Особые условия подтверждения трудовой деятельности установлены для случаев массовой потери бланков.

Выдача дубликата по заявлению работника Утрата трудовой книжки работником

Это первая ситуация, когда работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки работнику. Для этого работник должен подать заявление с просьбой об оформлении дубликата работодателю по последнему месту работы. Здесь возникает вопрос: какого работодателя считать «последним»? Если работник уволился с одного места работы и успел трудоустроиться к новому работодателю, последним местом будет считаться новая работа. А если нового трудоустройства не произошло, то работнику, потерявшему трудовую книжку, следует обратиться в организацию, из которой он уволился, так как именно она является последним местом работы. Хотя некоторые работодатели так не думают.

К. (истец) работал с 29.03.2005 по 13.07.2005 в ИППУ СО РАН (ответчик) в должности инженера 11-й категории по ремонту и эксплуатации зданий и сооружений. 13.03.2012 в связи с утратой трудовой книжки К. обратился к ИППУ СО РАН с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки с записью о работе в данном учреждении. Ответчик в удовлетворении заявления К. отказал, так как тот не представил доказательств того, что работа у ответчика — последнее место работы. С требованием обязать ИППУ СО РАН выдать дубликат трудовой книжки К. обратился в суд.

Советский районный суд г. Омска, отказывая в удовлетворении требований К., исходил из отсутствия доказательств, подтверждающих предыдущую и последующую трудовую деятельность К. до и после работы у ответчика. Однако судебная коллегия Омского областного суда сочла данный вывод суда неверным, противоречащим требованиям трудового законодательства, и вот почему.

Согласно п. п. 31 — 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек лицо, утратившее трудовую книжку, обязано заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Довод представителя ответчика о том, что истец не представил в учреждение доказательства того, что работа в ИППУ СО РАН — его последнее место работы, является несостоятельным, в связи с чем не мог быть принят во внимание при разрешении спора.

Документы для правильного оформления дубликата

Вам понадобятся, во-первых, заявление гражданина, написанное в свободной форме. Во-вторых, информация о предыдущем месте работы. Она может быть отражена в следующих документах:

• справки с прежних мест работы.
• справки о периоде работы в организациях, прошедших ликвидацию, выданные архивными службами.
• письменные экземпляры договоров с прежней работы.
• лицевые счета (форма № т-54, № т-54а).
• выписки из судебных решений, подтверждающие периоды трудовой деятельности в «исчезнувших» организациях.
• сам документ, пришедший в негодность.
• справки из пенсионного фонда (если понадобятся).

Какие записи вносятся в дубликат трудовой книжки

В идеале, в дубликат вносятся те же записи, что и в оригинал документа. Но воплотить это в жизнь очень сложно, поэтому существуют нормы, регламентирующие необходимый минимум записей в трудовой:

• Ведомости об общем и/или непрерывном трудовом стаже, который был зафиксирован до прихода на новое место работы. В данном случае не нужно уточнять периоды работы на каждом из предыдущих мест. Достаточно полной суммы в формате: «количество лет-месяцев-дней».
• Поощрения с последнего места работы (если такие имеются).
• Данные о приеме на работу.
• Наименование предприятия, название цеха/подразделения, должность, профессия и специальность и квалификация.
• Если имел место факт перевода на другую должность, это нужно указать.
• Данные об увольнении (дата, причина, номер приказа).
• Далее, указывается номер документа, послужившего причиной выдачи дубликата (заявление и соответствующее решение).

Насколько обязательно восстанавливать утраченную трудовую книжку

Работник, не имеющий трудовой книжки, не подвергается ни одному из видов наказаний или санкций. С работодателем же дело обстоит иначе: в случае проверки, его обязательно оштрафуют за отсутствие такого важного документа. В статье 65 ТК РФ сказано, что работодатель, нанимая на работу человека без трудовой книжки, обязан принять у него заявление и выдать дубликат. Исключение составляют только случаи первого трудоустройства и работы по совместительству.

Из этого следует, что восстанавливать трудовую необходимо в обязательном порядке, так как вас просто не возьмут на работу. К негативным последствиям отсутствия трудовой и ее дубликата можно отнести еще и проблемы, которые возникнут при оформлении пенсии. В теории, все копии сведений должны храниться в электронном варианте, но на деле все немного сложнее. В случае неправильных подсчетов, очень сложно найти виновного и исправить сложившееся положение.

Оформление дубликата трудовой книжки

Оформление дубликата может потребоваться в нескольких случаях:

1. По просьбе самого сотрудника:

• При потере оригинала. При этом лицо, потерявшее документ, обязано незамедлительно довести эту информацию до ответственного лица работодателя (п. 31 Правил).
• В случае если книжка утратила целостность (например, порвалась и т. д.), вследствие чего стала непригодна к использованию (абз. 3 п. 33 Правил). Если это произошло по вине ее владельца и восстановить некоторые сведения не предоставляется возможным (страницы испачканы, уничтожены, разорваны и т. д.), работодатель вправе затребовать у него дополнительные бумаги, свидетельствующие о стаже работы в определенных местах. Представить и собрать эти сведения гражданин должен самостоятельно. Сведения с сохранившихся в трудовой книжке страниц переносятся прямо в дубликат.
• В случае если запись в основном документе признана недействительной, гражданин вправе потребовать оформления дубликата, при этом указанная запись в него вноситься не будет (пп. 22, 33 Правил).

  В перечисленных ситуациях лицо обязано предъявить заявление о выдаче дубликата по последнему месту работы. Если же с момента увольнения лицо трудоустроилось на иное предприятие, соответствующая просьба подается по новому месту работы.

• При краже оригинала.
• При массовой утере документов. В этом случае стоит руководствоваться п. 34 Правил, согласно которому восстановить данные возможно только путем создания специальной комиссии, состоящей из представителей органов исполнительной власти. Процедура установления стажа регламентирована постановлением Минтруда России от 24.06.1994 № 50.

Как исправить ошибку в трудовой книжке?

Даже самые ответственные и внимательные сотрудники иногда совершают ошибки при заполнении ТК. В такой ситуации не нужно паниковать: по действующим правилам внесение исправлений возможно. Итак, как правильно исправить ошибку в трудовой книжке? Главное — помнить, что зачеркивания (как и замазывания) абсолютно неприемлемы.

Например, вы заметили, что допустили ошибку в названии своей компании, однако пытаться исправить каким-либо образом эту запись не нужно. Под записью с ошибкой следует написать следующую фразу: «В наименовании организации была допущена ошибка». После этого необходимо указать правильное наименование.

Если допущена ошибка в записи о приеме на работу или увольнении, нужно под некорректной записью сделать пометку «Запись номер недействительна». Затем в ТК делается новая (правильная) запись.

Если же после записи с ошибкой появились уже другие записи, алгоритм исправления ошибок будет следующим: нужно указать порядковый номер, проставить дату, затем указать, какие сведения не соответствуют действительности и на какие их нужно заменить. В поле 4 нужно указать основания для внесения исправлений (например, реквизиты приказа). Этим способом можно исправлять ошибки и в ТК, и во вкладыше.

Иногда ошибки совершаются при заполнении титульного листа. В этом случае действует исключение: зачеркивания допускаются. Рядом с зачеркиванием нужно написать правильный вариант, заверить его подписью и печатью.

Как показывает практика, существует ряд наиболее распространенных ошибок, которые допускают как начинающие сотрудники, так и опытные кадровики. В завершение нашего материала мы приводим список типичных ошибок, зная которые, вы сможете уделить повышенное внимание проблемным моментам:

• выбран неправильный формат записи даты (месяц нужно указывать цифрами);
• не соблюден порядок внесения реквизитов приказов (например, отсутствует номер или дата);
• использованы римские символы;
• не заполнены все поля титульного листа;
• использованы сокращения в наименовании должности сотрудника или в названии подразделения;
• поставлена неправильная печать (например, запись об увольнении владельца книжки подтверждена печатью кадрового подразделения, а не гербовой).

Порядок оформления дубликата трудовой книжки

Используя полученные данные, работодатель вносит соответствующие записи. Среди них могут быть и сведения об имеющихся трудовых наградах. Если документы не содержат все требуемые показатели, то заносят лишь имеющиеся сведения. Пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере следующий:

Помимо данных о приеме на работу, следует указывать информацию об увольнениях. Образец, как правильно заполнить дубликат трудовой книжки в этом случае полностью соответствует приведенному выше алгоритму.

Похожие записи:

• Можно ли открыть ИП иностранному гражданину в России?
• Бланки Доверенностей
• Как заполнить реестр получателей специальных соцвыплат