Использование личного транспорта в служебных целях

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Использование личного транспорта в служебных целях». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Для налоговой всё просто: если нужна машина, чтобы на ней развозить товар — вопросов нет, можно оформлять автомобиль на ИП. Если для бизнеса машина не нужна — например, у ИП ногтевая студия, то нужно покупать на физлицо.

Страховые взносы и НДФЛ.

В силу п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат (в пределах норм, установленных законодательством РФ), связанных с исполнением работником трудовых обязанностей. Таким образом, суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора, не облагаются НДФЛ.

При этом в целях освобождения от обложения НДФЛ в учреждении должны иметься документы, подтверждающие принадлежность автомобиля работнику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое его использование в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.

На основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных согласно законодательству РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Это значит, что оплата учреждением расходов работников, связанных с использованием личного автомобиля, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

Минфин в Письме от 24.11.2017 № 03-04-05/78097 пояснял, что размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспортного средства для целей трудовой деятельности. Иными словами, организация должна располагать копиями документов, подтверждающими как право собственности работника на используемое имущество, так и расходы, понесенные им при использовании названного имущества в служебных целях.

Расходы на покупку личного автомобиля

Прежде чем учитывать затраты в расходах УСН, подумайте, как доказать налоговой, что используете автомобиль для бизнеса. Чем дальше ваш вид деятельности от перевозок или разъездов, тем сложнее это сделать.

Случай из жизни: ИП занимается установкой металлопластиковых конструкций и учитывает в расходах стоимость легкового автомобиля, который он, по его словам, использует для «получения заказов, проведения замеров и доставки комплектующих». Налоговая признала это неправомерным, «поскольку предприниматель осуществляет вид деятельности, не относящийся к грузовым и пассажирским грузоперевозкам», доначислила налог, пени и штраф.

Предприниматель начал судиться с налоговой, и суды разных инстанций поддержали его. Запомните ключевые фразы из судебного постановления — пригодятся на случай споров:

Но нельзя надеяться на то, что от налоговой больше не будет претензий. Минфин в письме от 26.03.2008 г. № 03-04-05-01/79 утверждает, что «легковой автомобиль, используемый индивидуальным предпринимателем для поездок в банк, налоговые инспекции, центры технического обслуживания, к покупателям и поставщикам для заключения договоров, не может быть признан основным средством».

Получается, вы рискуете, если учитываете расходы на покупку автомобиля, который необязателен для вашего бизнеса. Доказывать свою позицию, возможно, придётся в суде. Но нет гарантии, что решение суда будет таким же благоприятным.

Ещё раз: сначала решите, сможете ли доказать налоговой пользу личного автомобиля для бизнеса. Для чего вы его используете? Помогает ли он вам получать доходы? Почему вы не можете получать доходы без него? Если вы ответили на эти вопросы и даже отрепетировали ответ вместе с другом-скептиком, можете учитывать расходы на покупку автомобиля в налоге УСН.

Нужно ли платить налог на имущество

ИП на УСН, ЕНВД или патенте не платят налог на имущество, которое используют в бизнесе: квартиры, жилые и нежилые помещения, гаражи и другие здания и сооружения.

Как быть с имуществом, которое предназначено для бизнеса и личных целей одновременно? Или с тем, которое вы использовали сначала для себя, а потом— только для бизнеса?

Вася зарегистрировал ИП на УСН и ремонтирует автомобили. До начала бизнеса он купил гараж, в котором сейчас работает. Там же он хранит личные вещи.

Ещё у него есть квартира, в которой никто не живёт. Он решил её сдавать. Раньше он платил за гараж и квартиру налог на имущество. Потом решил немного сэкономить, ведь на УСН не нужно платить налог на имущество, которое используется в бизнесе.

Вы можете не платить налог на имущество, которое вы используете в бизнесе. Для этого подайте в налоговую:

Страхование служебного транспорта

Служебный транспорт подлежит обязательному страхованию по программе ОСАГО и добровольному страхованию в рамках КАСКО. Расходы по полисам ОСАГО и КАСКО учитывается в бухучете как расходы от обычных видов деятельности. В налоговом учете суммы ОСАГО принимаются в размере установленных норм, расходы на добровольное страхование учитываются в полном объеме.

Особенность списания расходов состоит в равномерном учете по мере потребления услуг в течение всего периода действия договора. Страхователь транспорта в зависимости от законных прав собственности или аренды:

Регистрация автомобиля на ИП — для водителя грузового транспорта

Автомобиль давно стал частью быта современного человека. Это уже не предмет роскоши, а средство передвижения, без которого сложно обойтись. Сегодня машина есть почти у каждого жители большого города. Транспортное средство позволяет существенно экономить время. Она наделяет мобильностью и дает возможность успеть везде, куда планировал попасть человек.

Автомобиль нужен не только в свободное время. Деятельность большинства фирм предполагает перемещение между различными объектами и визиты к клиентам. По этой причине, решив создать собственный бизнес, предприниматель должен заранее задуматься о необходимости приобретения автомобиля.

Как и остальные транспортные средства, машина, которая принадлежит компании, должна быть оформлена официально. Без выполнения действия не получится использовать транспортное средство.

Регистрация автомобиля на ИП отличается от привычной процедуры, которую обязан выполнить человек, имеющий статус физического лица. Чтобы соблюсти все особенности, необходимо заранее изучить ряд правил, которые требуется учесть в процессе осуществления операции.

Первый шаг, которые необходимо выполнить перед покупкой автомобиля, — определиться с целью его использования. Действие необходимо осуществить перед приобретением транспортного средства. Не все компании нуждаются в машине. Выбор правильный цели позволит существенно сэкономить на налогах.

Декларация при продаже машины

В первую очередь нужно знать, что сроки подачи декларации — фиксированные, а вот сроки подачи заявления на налоговый вычет — нет. Вы можете подавать это заявление в любое удобное время.

Подробнее о сроках по подаче декларации — сделать это нужно не позднее 30 апреля следующего года. Сама же декларация заполняется на бланке по форме 3-НДФЛ. Заполнять вы можете её как в ручную, так и с помощью электронного сервиса.

На что стоит обращать внимание при заполнении бланка декларации?

В первую очередь на то, как рассчитывается коэффициент владения. В 2016 году в схему его расчёта были внесены поправки, поэтому важно заново со всем ознакомиться.

Когда вы снимаете автомобиль с регистрации после пятнадцатого числа месяца, то нужно учитывать, что этот месяц засчитывает полным.

А вот если ТС снимается с регистрации в течение первых пятнадцати дней месяца, то это месяц не учитывается при расчётах налога.

Нормы расходов для авто, оформленных на ИП и их учет

В рекомендациях Минтранса, описываются нормы топливных расходов топлива, доступные после регистрации машины на ИП. Проверяя бухгалтерию, контролирующие органы сопоставят расход топлива в соответствии с маршрутами в путевых листах. При завышенных показателях возмещение перерасхода ляжет на плечи предпринимателя, использующего транспорт, а не предприятия.

Определенная проблема может возникнуть с учетом расходов на ремонт автомобиля ИП, который не связанный с перевозками. Чтобы внести эти данные в статью расходов, предпринимателю нужно получить разрешение инспекторов. Если на вопросы с оплатой горючего контролер может закрыть глаза на какие-то детали, то в отношении технического сопровождения машины все будет тщательно проверяться.

Есть прецеденты, когда проверяющие органы не разрешили предпринимателю, который занимался оказанием юридических услуг, внести в статью расходов предприятия оплату техосмотра и стоянку машины. Причина – отсутствие связи между основной деятельностью ИП с предоставлением транспортных услуг. В результате, амортизация машины становится заботой ее собственника, а не предприятия, следовательно затраты оплачиваются самостоятельно.

Как компенсировать использование личного транспорта в служебных целях в 2020 году

Порядок выдачи и размер компенсации за использование личного транспорта в служебных целях 2020. Это важно, потому что превышение лимита компенсации, нельзя будет включить в расходы для налога на прибыль. Вас ждут расчеты на примере и документальное оформление выплаты.

Любая денежная выплата должна быть оформлена документально. Не исключение и компенсация служащему за использование личного транспорта в служебных целях 2020. Об этом гласит ст.188 ТК РФ.

Внимание! Важнейшим условием для покрытия износа машины работнику служит официальная договоренность между ним и работодателем. Обе стороны должны быть согласны, что сотрудник будет ездить по делам организации на своем авто.

Если договоренности не было, и служащий проявил инициативу по собственному желанию, требовать денег он не вправе. Договоренность может быть следующей:

1. В трудовом договоре формируется специальная глава, посвященная порядку эксплуатации личного транспортного средства (ТС) и выдаче денег за износ, горючее и пр.;
2. К трудовому договору прилагается специальное дополнительное соглашение, где прописываются все эти вопросы;
3. Заключается договор аренды.

Деньги платятся либо в твердой денежной сумме, либо рассчитываются каждый раз, исходя из износа, пробега и прочих показателей. Периодичность выплат оговаривается в Трудовом договоре или соглашение.

Сумма может быть любой, но в расходы при исчислении базы для налога на прибыль попадет только определенный лимит (об этом ниже). Зв время отпуска и болезни деньги не насчитываются. Горючее, бензин и смазочные материалы оплачиваются отдельно на основании первички: чеки, квитанции, талоны и пр.

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

Нужно ли выплачивать компенсацию сотрудникам, которые используют личный транспорт для служебных поездок? Как рассчитать размер компенсации и провести ее по бухгалтерии? В статье рассказываем, кому и в каких размерах выплачивается компенсация и как она отражается в финансовом учете.

В Московском городском суде (определение № 33-37107) бывшая сотрудница — региональный торговый представитель — требовала возместить компенсацию за использование личного транспортного средства в служебных целях. Работодатель с иском не согласился, так как между ним и сотрудницей соглашение на использование личного автомобиля не заключалось.

Однако по должностной инструкции, работнику необходимы навыки вождения, чтобы лично посещать каждого заказчика и искать новых клиентов. Поэтому суд обязал работодателя выплатить бывшей сотруднице расходы за использование автомобиля в размере 1200 рублей за каждый месяц работы.

Организация компенсирует расходы сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Это могут быть курьеры, менеджеры, снабженцы, прорабы, руководители компании и другие сотрудники, если разъездной характер работы закреплен в трудовом договоре и должностной инструкции.

Компенсация — это возмещение расходов, связанных с использованием и амортизацией личного транспорта. Кроме компенсации, работодатель покрывает расходы на бензин, ремонт и парковку машины в рабочее время.

Когда, кому и сколько выплачивать, фиксируется в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Компенсации могут носить регулярный или разовый характер, например, компенсация за поездку главного бухгалтера в налоговую инспекции.

Особенности применения нормативов списания ГСМ для служебного транспорта

По мнению чиновников, при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля необходимо учитывать Нормы расхода топлива, утвержденные Минтрансом. Причем такой точки зрения придерживаются как Минфин в Письмах от 14.01.2009 N 03-03-06/1/6, от 03.09.2010 N 03-03-06/2/57, так и налоговые органы (Письма УФНС России по г. Москве от 03.11.2009 N 16-15/115253, от 13.10.2009 N 16-15/107268).

Следует иметь в виду, что данные Нормы являются для предпринимателей не обязательными к применению. Они могут быть использованы для установления внутренних норм расходования ГСМ как для целей контроля со стороны индивидуального предпринимателя для наемных работников, так и для экономического обоснования понесенных расходов.

Судебная практика. В Постановлении ФАС Центрального округа от 04.04.2008 по делу N А09-3658/07-29 суд, признавая позицию налогового органа неправомерной, указал, что НК РФ не предусмотрено нормирование расходов ГСМ в целях налогообложения прибыли. Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные Минтрансом, на которые ссылается налоговый орган, носят рекомендательный характер. Кроме того, в путевых листах есть все необходимые данные, затраты на приобретение ГСМ подтверждены кассовыми чеками и авансовыми отчетами, поэтому спорные затраты правомерно учитывались налогоплательщиком при исчислении налога на прибыль.

Аналогичная позиция высказана в Постановлении ФАС Московского округа от 28.09.2007 N КА-А41/9866-07.

Согласно п. 1 ст. 221 НК РФ состав расходов, принимаемых к вычету при определении налоговой базы по НДФЛ, определяется налогоплательщиком самостоятельно в порядке, аналогичном порядку определения расходов для целей налогообложения, установленному главой «Налог на прибыль организаций». Следовательно, приведенные выводы судов можно применить и к предпринимателям, уплачивающим НДФЛ с доходов от своей деятельности.

При установлении внутренних норм списания топлива следует учесть, что согласно п. 5 Норм расхода топлива базовый расход топлива может увеличиваться в зависимости от разных обстоятельств, например, времени года, года выпуска автомобиля, использования в автомобиле дополнительных энергозатратных устройств, таких как «климат-контроль», кондиционер. Полный перечень повышающих и понижающих коэффициентов приведен в п. п. 5 и 6 Норм расхода топлива.

Смазочные средства (масла, тормозные жидкости, тосол) списываются также по определенной норме, причем нормы расхода масел установлены в литрах, а нормы расхода смазок — в килограммах. Предельные значения норм эксплуатационного расхода смазочных материалов приведены в Приложении 1 к Нормам расхода топлива.

Нормы расхода масел увеличиваются до 20% для автомобилей, прошедших капитальный ремонт, а также для автомобилей, находящихся в эксплуатации более пяти лет.

Расход тормозных, охлаждающих и других рабочих жидкостей определяется в количестве и объеме заправок и дозаправок на один автомобиль в соответствии с рекомендациями заводов-изготовителей, инструкциями по эксплуатации и т.п.

Личный автомобиль в служебных целях

В действующем законодательстве не содержится отдельных положений о том, как регулируется использование личного автомобиля в служебных целях. Но возможность эта закреплена в ст. 188 ТК РФ. В настоящее время есть несколько способов, позволяющих списать бензин на личный автомобиль директора. К таковым относятся следующие:

• Компенсации. Использование автотранспорта в этом случае фиксируется в локальных актах. Также это может быть указано в трудовом договоре или коллективном соглашении. При этом процессуальные процедуры доводятся до минимума, и работодатель может гибко регулировать трудовой процесс. Однако выплата компенсации директору за использование личного автомобиля делает его менее защищенным.
• Аренда. Для понижения фактических расходов, а также оптимизации учета всех расходов может быть использована аренда. При этом компания, по сути, арендует транспортное средство без водителя, и работник уже ездит на служебной машине, то есть находящейся на балансе компании. В договоре может быть предусмотрена полная схема возмещения расходов на автомобиль. Но у этого способа есть и недостатки.
• Ссуда. При безвозмездной ссуде также возможно использовать личный автомобиль в служебных целях. В этом случае сотрудник не получает вознаграждение за предоставление ТС напрямую, но общая налоговая нагрузка, а также отчисления с аренды будут понижены. При этом автомобиль оформляется на баланс компании.
• Договор ГПХ. Иногда целесообразно заключать с водителем договор ГПХ на оказание услуг по перевозке товаров или пассажиров. Этот способ имеет целый ряд как преимуществ, так и недостатков.

Пример №2: об отсутствии маршрута следования в ПЛ

Аналогичное решение было принято ФАС МО, когда налоговики хотели доказать, что если в ПЛ не содержалась информация о маршруте следования, то документ не подтверждает расходы на покупку ГСМ. Обстоятельства дела были следующими.

При обосновании расходов предприятие предоставило изначальные документы о том, что топливо получено от поставщиков, об объемах заправок авто. Кроме того, были представлены платежные поручения, а также нормы расходов, которые утверждены приказом начальства, ПЛ, в которых содержались все необходимые реквизиты (подтверждающие пробег), сведения о расходе топлива, документы на списание бензина, оформленные должным образом.

Рассмотрев материалы дела, суд пришел к выводу о том, что налоговики не доказали необоснованность расходов. Отсутствие сведений о маршруте следования не служит основанием для отказа в подтверждении расходов.

Таким образом, компании вполне могут включать расходы на бензин в состав налоговых затрат на основании бумаг, которые подтверждают факт покупки бензина, а также разработанной самостоятельно формой ПЛ, даже если в ней отсутствует маршрут следования. Кроме того, ПЛ может быть оформлен на любой период – от 1 дня до 1 месяца.

Если из других документов не следует, что поездка имела непроизводственный характер (к примеру, на основании поручения директора, сделанного в письменном виде), то предприятие может учесть данные расходы при исчислении налога на прибыль, даже если поездки осуществлялись в личных целях.

Списание бензина при командировках

В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса, под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению руководства на необходимый период с целью выполнения служебного поручения вне постоянной работы. Разъездная работа не признается командировками. Так, командировками не являются поездки водителей, которые выполняют грузовые перевозки.

При командировке, в том числе при использовании директором личного автомобиля в служебных целях, ему компенсируются расходы по проезду, найму жилья и дополнительные траты (суточные и другие расходы, которые осуществляются с разрешения работодателя). Об этом говорится в ст. 168 ТК РФ. Возмещения производятся на основании Инструкции СССР, Госкомтруда и ВЦСПС № 62 «О служебных командировках в пределах СССР». Однако этим документом не предусматривается оплата топлива. Но его стоимость можно включить в командировочные расходы за проезд.

Подтверждением приобретения бензина во время командировки директора на личном автомобиле является ПЛ. На основании его данных определяется стоимость и количество бензина, которое было израсходовано во время служебной поездки. После своего возвращения работнику следует представить документы о покупке топлива вместе с отчетом аванса. Это кассовые чеки и отчеты АЗС о заправленном бензине. Согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, в налоговом учете расходы топлива признаются в день, когда утверждается отчет.

Какие документы нужны, чтобы оформить автомобиль на ИП

Расходы для упрощенки 15% — статья в «Деле»

Чтобы можно было учесть автомобиль в расходах, и налоговая не задавала вопросов, нужно:

• купить автомобиль. ИП оформляют договор на поставку, счет-фактуру и товарную накладную;
• зарегистрировать автомобиль в ГИБДД. Заявление можно подать через Госуслуги. Сам процесс регистрации займет пару часов; Форма № ОС-1 — акт о приеме-передаче объекта основных средств с сайта Консультанта Инвентарная карточка по форме № ОС-6 с сайта Консультанта
• принять автомобиль как основное средство. Основное средство — это объект, который предприниматель использует для получения прибыли. Это может быть офис, компьютеры, техника, станки, земля, автомобили. Чтобы учесть машину в расходах, нужно выпустить акт о приеме-передаче объекта основных средств по форме № ОС-1, карточку по форме № ОС-6 и издать приказ о вводе основного средства в эксплуатацию.

Какой налог платить с доходов от продажи имущества

Люди, которые не занимаются бизнесом, платят со своих доходов НДФЛ 13%. Этот же налог платят предприниматели, когда продают личные вещи.

Со всех доходов от бизнеса ИП платят налог по своей системе налогообложения — УСН, ЕНВД или патент.

Когда имущество используется и в обычной жизни, и в бизнесе, возникает вопрос — какой налог платить.

Физлица освобождаются от НДФЛ с продажи имущества, которым владели больше 5 лет. Для предпринимателя это правило не работает — налог нужно заплатить в любом случае.

Поэтому часто бывает выгодно продавать имущество как физлицо, а не как предприниматель. Но налоговая следит за тем, чтобы платили правильные налоги и не пытались сэкономить там, где нельзя. И иногда перегибает палку.

Похожие записи:

• Как оформляется декрет в 2022 году
• Как пенсионеры сами индексируют себе пенсию и что за это бывает
• Инструкция для собственников как принудительно выписать человека из квартиры