Когда бухгалтеры делают ошибки при начислении зарплаты

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Когда бухгалтеры делают ошибки при начислении зарплаты». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Для взыскания излишне выплаченных денег работодатель вправе принять решение об удержании не позднее месяца со дня перечисления неправильной выплаты и только в том случае, если сам работник не против этого и не оспаривает размеры удержания. Если он не согласен, то работодатель вправе обратиться в суд с иском к сотруднику о взыскании ущерба.

Что делать бухгалтеру, если переплатили зарплату

В связи с этим бухгалтерия просит у работника согласие или заявление на возврат излишне выплаченной заработной платы, на основе которого составят приказ о последующем удержании. Впрочем, писать заявление не обязательно. Допускается одобрить решение прямо в приказе, путем написания соответствующей фразы, например, «с основанием и размером удержания согласен».

Приказ об удержании излишне выплаченной зарплаты оформляется в свободной форме и может выглядеть так.

Ошибка 1. Нет понимания, что такое зарплата и ее составляющих

Не все выплаты работнику являются его заработной платой – она состоит из трех частей:

– вознаграждение за труд: работник получит то, что «наработал». Это зависит от его квалификации, сложности, количества, качества и условий работы;

– компенсационные выплаты: сюда входят доплаты и надбавки, например, если работа проходила в в ночное время, в особых климатических условиях и т.п.;

– стимулирующие выплаты: к ним относятся доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и поощрительные выплаты.

Разобравшись с составом заработной платы, работодатель избежит ряда ошибок: неправильное исчисление среднего заработка, страховых взносов, неправильное налогообложение.

Как взыскать излишне выплаченную заработную плату, если сотрудник уволен?

Для этого необходимо, как и в случае, когда сотрудник продолжает работать в учреждении, составить акт и уведомление, в котором также потребовать вернуть излишне выплаченную сумму заработной платы в добровольном порядке, но дописать, что если работник этого не сделает, то учреждение обратится в суд.

Учреждение имеет право обратиться в суд, так как согласно ст. 1102 ГК РФ лицо, которое неосновательно обогатилось за счет другого лица, обязано возвратить последнему это неосновательное обогащение, за исключением случаев, предусмотренных ст. 1109 данного кодекса. В пункте 3 ст. 1119 ГК РФ сказано, что не подлежат возврату в качестве неосновательного обогащения заработная плата и приравненные к ней платежи, пенсии, пособия, стипендии, суммы возмещения вреда, причиненного жизни или здоровью, алименты и иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средств к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки.

Таким образом, если работодатель выплатил сотруднику заработную плату в большем размере из-за счетной ошибки, на основании гражданского законодательства он имеет право потребовать вернуть эту сумму даже в том случае, если сотрудник уволился.

Переплатили зарплату: что делать при счетной ошибке

Если при выплате заработной платы была допущена счетная ошибка, излишне выплаченные средства можно удержать (абз. 4 ч.2 ст. 137 ТК РФ).

Решение об удержании излишне выплаченных сумм работодатель может принять при условии, что работник не оспаривает основания и размер удержаний, а с момента совершения счетной ошибки прошло не более 1 месяца (ч. 3 ст. 137 ТК РФ).

Это значит, что от работника нужно получить письменное согласие на удержание в произвольной форме и после этого издать приказ об удержании.

Согласие работника может выражаться и в виде подписания им приказа об удержании, где будет указано, что с приказом он ознакомлен и с удержанием согласен. В таком случае отдельное согласие на удержание с работника не требуется.

Надо помнить, что размер такого удержания не может превышать 20% от выплаты работнику после удержания из нее НДФЛ (ч. 1 ст. 138 ТК РФ, Письмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852).

При этом если работник не согласен с самим фактом удержания или с суммой, которую он должен вернуть, работодатель может обратиться в суд (ст. 248 ТК РФ).

Как отразить в учете удержание счетных ошибок?

Вне зависимости от причин переплаты она должна быть соответствующим образом оформлена в учете. Согласно п. 80 Инструкции № 162н, п. 102 Инструкции № 174н, п. 105 Инструкции № 183н задолженность работника, возникающая при перерасчете ранее выплаченной ему зарплаты, отражается методом «красное сторно» следующей корреспонденцией счетов:

• Дебет счета 0 302 11 000

• Кредит счета 0 206 11 000

Операции по корректировке ранее начисленных отпускных (заработной платы), НДФЛ и страховых взносов отражаются аналогичными бухгалтерскими проводками методом «красное сторно».

Требования по возмещению ущерба, образовавшегося в связи с переплатой работнику зарплаты, отражаются записью (п. 86 Инструкции № 162н, п. 109 Инструкции № 174н, п. 112 Инструкции № 183н):

• Дебет счета 0 209 34 000

• Кредит счета 0 206 11 000

Самый банальный случай, когда заработная плата была начислена неверно — ошибки в арифметических действиях. Если начислили меньше, необходимо сделать перерасчет и доплатить, когда бы ошибка ни выяснилась. А вот взыскать переплату без обращения в суд можно только в течение месяца. Для этого необходимо:

• составить докладную записку или иной документ, который подтвердит, что ошибка обнаружена;
• сообщить работнику об излишне выплаченных ему деньгах;
• взять с него письменное подтверждение, что он не возражает (обычно берется заявление на перерасчет зарплаты);
• издать приказ об удержании и произвести его.

Суды не всегда отказывают истцам в удовлетворении исковых заявлений и взыскании невыплаченной заработной платы. Так, Обнинским городским судом Калужской области принято решение, оставленное в силе Калужским областным судом определением от 18 сентября 2014 г по делу № 33-2719/14, об удовлетворении исковых требований о взыскании с ООО недоплаченной заработной платы. В дело был представлен трудовой договор истицы, согласно которому ей устанавливалась пятидневная рабочая неделя с двумя выходными, в субботу и в воскресенье, договор с ЗАО об организации для работников ЗАО общественного питания в столовой, для исполнения которого работники ООО, в том числе и истица, привлекались к сверхурочной работе и работе в выходные дни, а также табеля учета рабочего времени, из которых видно, что истица привлекалась к работе в выходные дни (субботу или в воскресенье). На основании указанных документов суд признает доказанными исковые требования работницы и принимает решение о взыскании с работодателя недоплаченной заработной платы.

Все приведенные судебные решения позволяют сделать вывод: в суд необходимо представлять доказательства в подтверждение своей позиции, приводить свидетелей, использовать экспертные заключения.

Невыполнение норм трудового законодательства и несоответствие зарплаты трудовому договору

Если при начислении бухгалтером заработной платы не учитываются отдельные положения трудового договора, то в таком случае бухгалтер может быть привлечен к ответственности. При этом наиболее частыми нарушениями в таком случае выступают:

• Невыплата сверхурочных при зафиксированной в табеле переработке;
• Невыплата предусмотренных трудовым договором премий;
• Нарушение порядка выплаты премиальных и других надбавок.

Более часто распространены случаи, когда бухгалтер действует в соответствии с трудовым договором, но вопреки трудовому законодательству. С точки зрения закона, пункты и условия коллективного или личного договора с сотрудником, признаются ничтожными, если они противоречат положениям Трудового кодекса. Тем не менее, часто распространены следующие ошибки:

• Неуказание в трудовом договоре тарифной ставки оклада и пометка, что оплата регулируется штатным расписанием или другими внутренними актами на предприятии;
• Разница в заработной плате сотрудников на одинаковых должностях и с одинаковой квалификацией – она считается недопустимой, даже если работник находится на испытательном сроке;
• Невыплата премий работникам, трудящимся по совместительству или по срочным трудовым договорам за аналогичный объем работы в аналогичных должностях.

Когда можно взыскивать с работника по ТК РФ

Удержания из заработной платы для погашения задолженности работника перед работодателем могут производиться, в том числе, для возврата сумм, излишне выплаченных вследствие счетных ошибок (ч. 2 ст. 137, ч. 1 ст. 238, ч. 1 ст. 248 ТК РФ):

Важно понимать, что счетная ошибка – ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов (в том числе вследствие сбоя в компьютерной программе) (Апелляционное определение Московского городского суда от 28.08.2018 по делу N 33-31253/2018). Однако технические ошибки (например, ошибки при занесении данных в программу, использование в расчете неправильных данных), совершенные по вине работодателя, счетными не являются.

Удержание возможно, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания и не истек месячный срок, установленный для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, установления размера причиненного ущерба (ч. 3 ст. 137, ч. 1, 2 ст. 248 ТК РФ). Если хотя бы одно из условий не выполнено, взыскать с работника денежные средства можно только через суд.

Таким образом бухгалтер может исправить свою ошибку и удержать переплату. Но для этого:

• работник должен быть согласен на удержания;
• приказ на удержания должен быть издан в месячный срок.

Если оба условия не соблюдены – путь только в суд. В суде нужно будет доказать, что имела место счетная, а не техническая ошибка.

Невыполнение норм трудового законодательства и несоответствие зарплаты трудовому договору

Если при начислении бухгалтером заработной платы не учитываются отдельные положения трудового договора, то в таком случае бухгалтер может быть привлечен к ответственности. При этом наиболее частыми нарушениями в таком случае выступают:

• Невыплата сверхурочных при зафиксированной в табеле переработке;
• Невыплата предусмотренных трудовым договором премий;
• Нарушение порядка выплаты премиальных и других надбавок.

Более часто распространены случаи, когда бухгалтер действует в соответствии с трудовым договором, но вопреки трудовому законодательству. С точки зрения закона, пункты и условия коллективного или личного договора с сотрудником, признаются ничтожными, если они противоречат положениям Трудового кодекса. Тем не менее, часто распространены следующие ошибки:

• Неуказание в трудовом договоре тарифной ставки оклада и пометка, что оплата регулируется штатным расписанием или другими внутренними актами на предприятии;
• Разница в заработной плате сотрудников на одинаковых должностях и с одинаковой квалификацией – она считается недопустимой, даже если работник находится на испытательном сроке;
• Невыплата премий работникам, трудящимся по совместительству или по срочным трудовым договорам за аналогичный объем работы в аналогичных должностях.

Во-первых, при нарушении установленного срока работодатель обязан уплатить проценты в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно (ст. 236 ТК РФ). Обязанность выплаты этой денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.

Во-вторых, в случае такой задержки на срок более 15 дней работник имеет право, известив работодателя в письменной форме, приостановить работу на весь период до выплаты задержанной суммы (ч. 2 ст. 142 ТК РФ). Во время приостановления работы сотрудник может отсутствовать на рабочем месте.

В-третьих, в случаях, когда решение работника уволиться по собственной инициативе вызвано невозможностью продолжать работу в связи с нарушением работодателем трудового законодательства (например, из-за задержки выплаты зарплаты), работодатель обязан расторгнуть трудовой договор в срок, указанный в заявлении работника (ч. 3 ст. 80 ТК РФ). Он может быть равным одному дню, а не двум неделям, как установлено ч. 1 ст. 80 ТК РФ для обычных случаев.

Как доказать счетный характер допущенной в расчете ошибки

При обращении в суд предприятие должно представить документальные доказательства допущенной исполнителями счетной ошибки и подробно описать алгоритм выполненного расчета.

Если обнаружена ошибка в используемой организацией расчетной программе, специалист отдела информационных технологий должен зарегистрировать сбой программы и отразить в подготавливаемом отчете, в результате каких неполадок операции по расчету показателей оказались неверными.

Кроме отчета ОИТ, в суд следует предоставить объяснение бухгалтера с математическими расчетами, демонстрирующими фрагмент, ставший причиной неточности итогового значения.

При обнаружении допущенной бухгалтером описки или опечатки (к примеру, в виде 10000 руб. вместо 1000 руб.) организация имеет шанс взыскать сумму переплаты. Но программный сбой или двойная выплата заработной платы будут отнесены к техническим или математическим нарушениям, не подпадающим под законодательные нормы.

Техническое нарушение может возникнуть из-за:

• неправильного выставления коэффициента при подсчете заработной платы;
• оплаты за один расчетный период по нескольким (разным) основаниям;
• некорректного заведения в программу исходных параметров для расчета;
• применения налоговых льгот, не имеющих отношения к конкретному сотруднику.

Если организация не сможет доказать опосредованную связь между счетной ошибкой и программным сбоем, суд не поддержит требование по возврату средств.

К сведению! Если организация произведет возврат средств без согласия сотрудника, последний вправе обратиться с заявлением о нарушении его прав в суд. По судебному решению работодатель будет обязан вернуть взысканную сумму и компенсировать причиненный работнику моральный вред даже в случае, когда у компании имелись основания для требования возврата излишне выданной суммы.

Как отразить возврат денег в бухучете

Излишняя сумма денег может взыскиваться предприятием из начисленного заработка сотрудника при наличии его согласия или работник самостоятельно вносит средства.

Если сотрудник лично сдает деньги в кассу работодателя, выполняется операция:

Дебет сч. 50 / Кредит сч. 70.

Если работник перечисляет средства на расчетный счет компании в банке, проводка выглядит так:

Дебет сч. 51 / Кредит сч. 70.

Когда действительно имела место арифметическая ошибка при расчете зарплаты, необходимы следующие операции:

• Дебет сч. 20, 26, 23 / Кредит сч. 70 (сторно избыточного начисления);
• Дебет сч. 73 / Кредит сч. 70 (списание начисленного излишка на прочие расчеты с работниками).

До недавнего времени шли дебаты о том, обязательно ли за время командировки платить именно средний заработок. Дело в том, что в ст. 167 ТК РФ сказано, что за эти дни он гарантируется. И многие бухгалтеры полагали, что раз гарантируется, значит можно и не платить. Поэтому командировку рассчитывали исходя из оклада. Главное, чтобы он был не ниже среднего заработка. Однако 5 февраля 2007 г. вышло Письмо Роструда N 275-6-0, которое расставило все точки над i. В этом Письме чиновники сделали вывод, что выплата заработной платы за время командировки противоречит трудовому законодательству. Соответственно, нужно платить средний заработок, несмотря на то, что возможны варианты, когда он окажется меньше, чем заработная плата.

Таким образом, если сотрудник уехал в командировку, то за дни командировки ему нужно выплатить средний заработок.

Исправление ошибок в бухгалтерском учете

Ошибки, найденные при самостоятельной проверке, нужно исправить. Рассмотрим правила и методы их устранения. Выясним, зачем нужна бухгалтерская справка и по какой форме она составляется.

Правила внесения исправлений в бухгалтерский учет содержатся в п. 4 Инструкции N 25н. Оформим их в табличной форме.

 Период, 
 в котором 
 допущена 
 ошибка 

Требуется (не требуется)
 внесение изменений 
 в регистр учета 

 Порядок исправления ошибки 

До момента 
представления 
бухгалтерской 
отчетности 

Не требуется внесения 
изменений в журналы 
операций 

Исправления делают в том месяце, 
когда ошибка была обнаружена. Они
вносятся путем зачеркивания 
тонкой 
чертой неправильных сумм и текста
так, чтобы можно было прочитать 
зачеркнутое, и написания над 
зачеркнутым исправленного текста 
и суммы. Одновременно в регистре 
бюджетного учета, в котором 
производится исправление ошибки, 
на полях против соответствующей 
строки за подписью главного 
бухгалтера делается надпись 
"Исправлено" 

Требуется внесение 
изменений в журналы 
операций 

В зависимости от характера 
допущенной ошибки исправление 
оформляется по способу "красное 
сторно" и внесением 
дополнительной 
бухгалтерской записи, 
датированной 
последним днем отчетного периода 

После 
представления 
бухгалтерской 
отчетности 

Требуется внесение 
изменений в журналы 
операций 

Исправление ошибки оформляется по
способу "красное сторно" и 
внесением дополнительной 
бухгалтерской записи, 
датированной 
днем ее обнаружения 

Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления способом «красное сторно» оформляются Справкой (ф. 0504833), в которой делается ссылка на номер и дату исправляемого журнала операций, документа, обоснование внесения исправления.

Как обнаружить ошибку в начислении зарплаты

Ошибки в начислении зарплаты могут возникнуть по разным причинам: технические сбои в программном обеспечении, неправильно введенные данные или ошибки в расчетах, допущенные бухгалтером. Чтобы своевременно обнаружить и исправить подобную ошибку, следуйте рекомендациям:

1. Внимательно проверьте начисленные суммы

Сравните начисленную зарплату с учетом всех необходимых вычетов и начислений суммой на платежном документе. Проверьте, что все суммы и проценты указаны правильно.

2. Проверьте правильность вычислений

Убедитесь, что все расчеты, проведенные вашим бухгалтером, произведены правильно. Перепроверьте начисления налогов, выплаты по дополнительным стимулирующим программам, учет рабочего времени и другие факторы, влияющие на начисление зарплаты.

3. Сверьте данные с трудовым договором и нормами

Перепроверьте, что начисления соответствуют условиям вашего трудового договора и действующим нормам трудового законодательства. Убедитесь, что все вычеты и начисления осуществляются в соответствии с законодательством и в установленном порядке.

4. Обратитесь к бухгалтеру

Если вы обнаружили ошибку в начислении зарплаты, немедленно сообщите об этом своему бухгалтеру. Он должен провести дополнительную проверку и исправить ошибку, если она действительно допущена.

5. Сохраните документацию

В случае возникновения спорных ситуаций сохраните все документы, подтверждающие начисления и выплаты. Это может помочь в разрешении возможных конфликтов.

Помните, что своевременное обнаружение и исправление ошибки в начислении зарплаты — важный аспект поддержания надежной системы учета заработной платы. Будьте внимательны и следуйте вышеуказанным рекомендациям для обеспечения точности начислений и соблюдения рабочих правил.

Взаимодействие с бухгалтером при исправлении ошибки

Если вы обнаружили ошибку в начислении зарплаты, важно немедленно связаться с бухгалтером, чтобы разрешить эту проблему. Взаимодействие с бухгалтером может быть необходимым для полной оценки ситуации, исправления ошибки и обновления всех соответствующих документов.

Вот несколько шагов, которые следует предпринять при взаимодействии с бухгалтером:

Во-первых, перед тем как связаться с бухгалтером, важно самостоятельно проверить свою работу и убедиться в наличии ошибки в начислении зарплаты. Это поможет вам быть уверенным в своей позиции и предоставить более точные объяснения бухгалтеру.

Кроме того, соберите все необходимые доказательства, такие как табели учета рабочего времени, контракты, документы об отпусках и прочие материалы, которые могут подтвердить ошибку и помочь бухгалтеру лучше понять ситуацию.

После этого свяжитесь с бухгалтером и объясните ему ситуацию, указав на ошибку в начислении зарплаты и предоставив все собранные доказательства. Будьте вежливы и профессиональны во время общения с бухгалтером, чтобы максимально сотрудничать и найти решение.

Оповещение сотрудников о исправлении ошибки

Уважаемые сотрудники!

Сообщаем вам, что была допущена ошибка в начислении заработной платы за прошлый месяц. Выявленная ошибка связана с неправильным подсчетом отработанных часов и неправильным учетом дополнительных надбавок.

Мы приносим свои извинения за возникшую ситуацию и заверяем вас, что уже проведены все необходимые действия для исправления ошибки и перерасчета заработной платы. Корректировка будет осуществлена в ближайшие дни.

Убедительно просим вас оказать терпение и понимание в связи с возникшими неудобствами. Мы гарантируем, что исправление ошибки будет выполнено в полном объеме и без задержек.

Если у вас возникнут вопросы или замечания по исправлению ошибки, просим обратиться в отдел кадров или к вашему непосредственному руководителю.

Благодарим вас за понимание и сотрудничество.

Похожие записи:

• Налог на имущество организаций в 2022 году
• Что находится в автомобильной аптечке в 2023 году
• Договор по уходу за пожилым человеком: как оформить его выгоднее