Отправка электронных документов
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отправка электронных документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Сегодня мы в полной мере погрузим Вас в сложную на первый взгляд процедуру подачи документов для государственной регистрации и покажем всю простоту этих действий. Оказывается, начиная с 2011 года, существует доступная возможность удалённо пройти регистрацию. Весь процесс взаимодействия осуществляется в электронной форме. Для этого нужен компьютер, сканер, выход в интернет и электронная подпись. Если с тремя первыми инструментами всё понятно, то электронная подпись вызывает незначительные умственные колебания. Сейчас мы их развеем.
Необходимость сканирования всех листов паспорта
Сканирование всех листов паспорта – еще одна проблема, с которой приходится сталкиваться при подаче документов в электронном виде. Во-первых, объем информации в итоге получается достаточно большим (4,5 мегабайта), а во-вторых, на сканирование тратиться немало времени.
В связи с этим мы задали в ФНС РФ еще один вопрос:
«Какие страницы паспорта нужно (предоставить) сканировать при отправке документов в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя?»
Цитируем полученный ответ:
«В соответствии с подпунктами «а»-«е» пункта 2 статьи 5 Федерального закона от 8 августа 2001 года №129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и предпринимателей» в отношении индивидуального предпринимателя — гражданина РФ в Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей включаются следующие сведения: фамилия, имя и (в случае, если имеется) отчество; пол; дата и место рождения; гражданство; место жительства в Российской Федерации; данные основного документа, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации.
Учитывая вышеизложенное, а так же положения пунктов 8-10 описания бланка паспорта гражданина Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 года № 828 «Об утверждении Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, образца бланка и описания паспорта гражданина Российской Федерации», представляемая в регистрирующий орган в соответствии с подпунктом «б» пункта 1 статьи 22.1 Федерального закона от 8 августа 2001 года №129-ФЗ копия паспорта гражданина Российской Федерации может содержать вторую и третью страницы, а также страницы с пятую по двенадцатую, на которых проставлены отметки о регистрации гражданина и снятии его с регистрационного учета по месту жительства».
Получается, что при подаче документации через Интернет переводить в электронный формат необходимо лишь основной разворот паспорта и заполненные страницы, содержащие информацию о прописке.
Возможные причины отказа в регистрации при подготовке документов на сайте ФНС
Логическим продолжением всего вышесказанного будет такой перечень причин отказа в регистрации ИП или ООО, даже если вы готовили документы на официальном сайте ФНС:
- неверное указание данных заявителя;
- неполная оплата госпошлины;
- ошибки при подготовке самостоятельно разрабатываемых документов (устав, решение о регистрации, учредительный договор, гарантийное письмо);
- пропуск трехдневного срока для визита в ИФНС после подачи заявления, не заверенного ЭЦП;
- неполучение или опоздание с получением электронных писем, сопровождающих прохождение заявки;
- неверные реквизиты или формат квитанции об уплате госпошлины.
В заключение приведем реальную историю нашего пользователя, который регистрировал ИП через сайт ФНС по месту прописки в Воронеже, находясь при этом в Москве.
Подтверждение подачи заявки пришло сразу после внесения реквизитов квитанции, но приглашение в ИФНС поступило не за три дня, как обещалось, а всего за один. На месте выяснилось, что квитанция, оплаченная в московском отделении Сбербанка, «какая-то не такая». Оплату подтверждал только оттиск кассовой машины, а налоговики требовали отдельный листочек с суммой. Поскольку срок действия заявки истекал всего через несколько часов, пришлось заново платить пошлину в Воронеже. Забрать сразу готовые документы тоже не довелось. Сначала налоговый инспектор сверял достоверность внесенных сведений о физическом лице, а потом предложил «погулять пару часов», пока свидетельство не будет готово. В итоге, получить документы удалось только к концу рабочего дня.
Как подать документы на регистрацию в электронном виде с помощью нотариуса
В том случае, когда самостоятельная подготовка электронных документов для государственной регистрации не представляется возможной ввиду отсутствия электронной подписи, законодатель предоставляет заявителю право обратиться к нотариусу.
Процедура при этом включает 4 этапа:
- Нотариус заверяет подлинность подписи на регистрацию.
- Заявитель составляет заявление, которым наделяет нотариуса полномочиями по передаче необходимого для регистрации пакета документов.
- Нотариус, подготовив транспортный контейнер, подписывает его своей электронной подписью и направляет в налоговый орган с использованием электронных сервисов.
- На электронную почту, указанную в регистрационной форме, приходит письмо о принятии документов налоговой инспекцией, и через 5 рабочих дней заявитель получает результат регистрации тем способом, который выбрал.
Роль нотариуса заключается только в том, чтобы засвидетельствовать подлинность всех документов и передать их в ФНС, подписав своей ЭЦП.
Несомненными плюсам предпочтения услуг нотариуса являются:
- быстрота оформления (как правило, этапы 1–3 осуществляются в один день);
- надежность.
Минусы:
- высокая стоимость услуг;
- необходимость затрачивать время на оформление документов у нотариуса.
Порядок передачи электронных документов
Порядок электронного взаимодействия налогоплательщиков с сотрудниками налоговых органов регламентируется Приказом ФНС России от 15.04.2015 № ММВ-7-2/149@ (ред. от 12.11.2019). В соответствии с ним, участниками процесса являются: ИФНС, операторы ЭДО и налогоплательщики. Все участники обязаны обеспечить хранение отправленных и принятых документов. Проверять поступление документов необходимо не реже одного раза в сутки.
Порядок электронного документооборота предполагает следующий алгоритм:
- ИФНС формирует соответствующий документ (требование, уведомление и т.д.) на бумаге за подписью уполномоченного лица, затем в течение 1 рабочего дня переводит его в электронный формат, подписывает КЭП и в тот же день направляет налогоплательщику по ТКС.
- Оператор ЭДО должен передать в ИФНС подтверждение даты отправки документа (срок – 1 рабочий день).
- После получения электронного документа налогоплательщик формирует квитанцию о приеме (либо уведомление об отказе в приеме), подписывает ее КЭП и отправляет через оператора ЭДО в ИФНС. Срок для передачи квитанции – 6 дней с даты отправки документа налоговиками.
Хранение электронных документов
Согласно требованиям Методических рекомендаций отправленные и принятые электронные документы подлежат хранению в хранилищах электронных документов участников информационного взаимодействия совместно с соответствующими открытыми сертификатами ключей проверки ЭП. Это означает, что налогоплательщики, являющиеся участниками такого информационного взаимодействия, также обязаны выполнять данные требования по хранению электронных документов.
В хранилище электронных документов налоговых органов по каждому электронному документу должны иметься следующие сведения, предусмотренные Перечнем обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477:
- адресант;
- адресат;
- должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
- вид документа;
- дата документа;
- номер документа;
- дата поступления документа;
- входящий номер документа;
- ссылка на исходящий номер и дату документа;
- наименование либо аннотация документа;
- индекс дела;
- сведения о переадресации документа;
- количество листов основного документа;
- количество приложений;
- общее количество листов приложений;
- указания по исполнению документа;
- должность, фамилия и инициалы исполнителя;
- отметка о конфиденциальности.
Срок хранения электронных документов должен соответствовать Перечню документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом ФНС России от 15.02.2012 N ММВ-7-10/88@. Сроки хранения рассматриваемых документов не должны превышать пять лет. При этом срок хранения электронных документов аналогичен сроку хранения документов на бумажном носителе.
Программными средствами участников информационного взаимодействия должны быть обеспечены поиск, визуализация, сохранение в файл и печать электронных документов из хранилища электронных документов, а также их выгрузка на внешние носители в соответствии с заданными параметрами выборки электронных документов.
В Методических рекомендациях предлагается уничтожать электронные документы в порядке, предусмотренном Основными правилами работы архивов организаций, одобренном Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002:
- ежегодно на дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
- акт о выделении документов к уничтожению составляется после сводных описей дел постоянного хранения за тот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии. Согласованные экспертной комиссией акты утверждаются руководителем.
При этом извещения о получении и сообщения об ошибке хранятся в хранилище электронных документов не менее шести месяцев по завершении процедуры документооборота.
Шаг 1. Проверка наличия документов
При подготовке пакета документов для регистрации ООО, важно учесть каждую мелочь и проверить правильность заполнения каждой бумаги перед сдачей.
Что вам непременно нужно иметь при себе:
- Один экземпляр заявления по форме Р11001
- Один экземпляр Устава
- Квитанцию об оплате госпошлины
- Решение о создании ООО (если один учредитель)
- Протокол собрания учредителей (если несколько учредителей)
- Договор об учреждении (если несколько учредителей)
- Три экземпляра заявления о переходе на УСН (если собираетесь применять УСН)
- Гарантийное письмо от собственника помещения по адресу местоположения Организации (не является обязательным, но может пригодиться)
Заявление о внесении изменений в сведения об ИП по форме Р24001 нужно подать в инспекцию вне зависимости от характера изменений в течение семи дней с начала действия изменений. Подготовьте заявление и подпишите его в присутствии компетентного сотрудника (инспекции, МФЦ, нотариуса — зависит от способа подачи). При онлайн-подаче форма подписывается ЭЦП. Заявление не скрепляйте степлером и не сшивайте.
Если вам понадобятся оригиналы документов о внесении изменений об индивидуальном предпринимателе в ЕГРИП, то проставьте об этом соответствующую отметку на последней странице заявления в пункте 2.
В заявлении Р24001 нужно всегда заполнить титульную страницу 001, последний лист Е на заявителя и листы, подходящие вашим изменениям:
- Лист А при смене ФИО, пола, сведений о рождении, гражданства
- Лист Б при изменении паспорта
- Лист В при изменении адреса места жительства в РФ
- Лист Г при смене вида на жительство или разрешения на временное проживание
- Лист Д для изменении кодов ОКВЭД
В учредительных документах ООО нужно указать юридический адрес компании. Это не обязательно адрес, по которому находится ваше производство или торговая точка. Юридический адрес ООО будет использоваться преимущественно как почтовый, для отправки официальной корреспонденции. Однако по нему же может прийти и налоговая проверка.
В качестве юридического адреса вы можете указать:
- Домашний адрес директора или одного из учредителей. Понадобится письменное согласие всех собственников жилья.
- Адрес нежилого помещения. Если планируете арендовать помещение, понадобится гарантийное письмо от собственника недвижимости.
После постановки на налоговый учет вам нужно будет организовать работу компании, для этого:
- Закажите печать юр. лица и штампы для внутренней документации. Печать использовать необязательно, но в некоторых случаях без нее нельзя, например, при оформлении бумажных трудовых книжек
- Если планируете активный документооборот, закажите ЭЦП
- Откройте банковский счет. Также купите и установите кассовый аппарат
- Получите уведомление из страховых фондов с реквизитами для перечисления взносов
- Создайте кадровые документы (штатное расписание, трудовые договоры и т.п.)
По общему правилу срок обработки документов и государственной регистрации составляет НЕ БОЛЕЕ ПЯТИ РАБОЧИХ ДНЕЙ, но по факту ТРИ РАБОЧИХ ДНЯ.
Однако существует ряд видов деятельности, установленные подпунктом “к” пункта 1 Федерального закона “О государственной регистрации…”
По этим видам деятельности государственная регистрация не будет совершена, пока регистрирующий налоговый орган не получит Справку о наличии судимости (её отсутствии).
Эти виды связаны с образованием и воспитанием детей и подростков, спортивное направление этой же категории.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: Если у Вас помимо этих видов деятельности будут присутствовать и другие, то для ускорения процедуры регистрации ИП до установленного законом срока в заявлении о регистрации не включать эти виды деятельности.
После регистрации Вы в любое время сможете подать заявление о внесении изменений в запись ЕГРИП, где в качестве основания указываете добавление видов деятельности.
В этом случае у Вас уже будет действующее ИП, а как только регистрирующий орган получит справку, где не будет содержатся информации, которая сделает невозможным одобрение включения определённых видов деятельности, данные будут дополнены, и Вы получите право вести деятельность именно в данном направлении.
Технология подачи документов на государственную регистрацию в электронном виде
В целях подачи документов в электронном виде на государственную регистрацию через сеть Интернет необходимо подготовить транспортный контейнер, содержащий перечень документов, включающий соответствующее заявление, а также другие представляемые документы.
Подготовить заявление в электронном виде и транспортный контейнер можно с помощью специализированного бесплатного программного обеспечения:
- ПО «Подготовка документов для государственной регистрации» (ППДГР), в котором предоставляется возможность заполнить заявление, сохранить его и распечатать, а также сформировать Транспортный контейнер, для последующей его отправки в Налоговый орган, на который возложены функции регистрации ЮЛ и ИП.
- ПО «Подготовка пакета электронных документов для государственной регистрации» (ППЭДГР), в котором предоставляется возможность сформировать ТК на основе ранее созданного заявления, для последующей его отправки в Налоговый орган, на который возложены функции регистрации ЮЛ и ИП.
Далее вам нужно сформировать опись, собрать и прикрепить к ней все документы. Это можно сделать либо самостоятельно (например, в учетной системе), либо в системе сдачи налоговой отчетности, в которой пришло требование. Работать в системе сдачи отчетности удобнее в том плане, что все реквизиты описи, связанные с требованием, подписью и количеством направляемых документов, будут заполнены автоматически. Это те реквизиты, от которых зависит, прогрузится ли пакет документов в приемочный комплекс инспекции. При этом отправить пакет можно будет сразу же без выгрузки и поиска способов направить его по ТКС.
Приведем в пример порядок подготовки и направления документов в системе сдачи налоговой отчетности «Контур-Экстерн». Чтобы заполнить реквизиты описи, вам необходимо указать код формы документа по КНД (1165034) и признак лица, подписавшего документ — руководителя организации (3) или её представителя (4).
Зарегистрировать личный кабинет для физических лиц
Согласно ст.57 Конституции РФ, все физические лица обязаны вносить в государственный бюджет сборы и налоги. Такой механизм обеспечивает государство финансовой основой, за счет внесенных налогов строятся больницы и школы, ремонтируются дороги и лифты. За умышленное или неумышленное уклонение от этой обязанности привлекают к налоговой, административной, даже к уголовной ответственности. Налогом облагается имущество, денежный доход, земля, охота, рыбалка. Как раз для удобного контроля за начислением и оплатой этих долгов был создан личный кабинет для физических лиц (ЛК ФЛ).
Зарегистрировав ЛК налогоплательщика, пользователь может:
- следить за налогообложением своего имущества, транспорта, земельных участков;
- контролировать и погашать задолженности;
- возвращать сумму переплат на личный счет;
- получать налоговое уведомление;
- распечатывать платежные документы и оплачивать в банке;
- проводить оплату онлайн без комиссии;
- получать любую консультацию в ИФНС дистанционно.
Возможности кабинета расширяются благодаря программам, которые можно скачать на сайте. Например, программа для заполнения и отправки деклараций. Для большего упрощения задач платежные документы можно заполнить онлайн. Одно из последних обновлений – возврат переплаты на личный счет. На сайте есть подсказки, которые помогают новому пользователю ориентироваться в учетной записи. Консультацию по любому вопросу можно получить в разделе «Типовые вопросы».