Кассовая книга для ИП в 2021 году: как вести при ЕНДВ
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кассовая книга для ИП в 2021 году: как вести при ЕНДВ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Лимитом остатка денежных средств в кассе называется сумма наличных, которая может остаться в кассе к концу рабочего дня. Так государство пытается застраховать предприятия от больших потерь в случае ограбления или других чрезвычайных ситуаций. Для установки такого лимита руководитель организации подписывает соответствующий приказ, который должны выполнять все работники предприятия. Сверхлимитные суммы должны сдаваться в обслуживающий банк для зачисления на расчётный счёт.
Когда онлайн-устройства на ЕНВД обязательны
В общем случае все, кто находятся на этом режиме, обязаны были начать применять новую систему еще с 1 июля 2018 года. Но затем были внесены изменения в ФЗ, благодаря которым для части плательщиков отодвинули старт функционирования с обновленными правилами, по принятому ФЗ это передвинули на конец июня 2019 года, то есть дали им еще 12 месяцев, чтобы они могли подготовиться.
Поэтому образовалось 2 срока, в которые стало необходимым использование техники:
- 01.07.2018 года – обязательное использование ККМ при ЕНВД для всех предприятий общепита, розницы, реализации через автоматы и ИП, у которых есть наемные работники;
- 01.07.2019 года – переходят все остальные юридические лица и прочие участники единого налога на вмененный доход, которые работают в одиночку.
Если юрлицо нанимает людей, то в течение календарного месяца с момента оформления с ними договора он должен зарегистрировать ККТ.
Достоинства и недостатки от монтажа и внедрения онлайн-касс в этих случаях
Стоит помнить, что переход на новую систему это не только стрессовые и непонятные ситуации. Это несет за собой также ряд положительных сторон, о которых многие не догадываются. Давайте поговорим об этом подробнее.
Плюсы:
- станет меньше проверок от ФНС, так как ККТ постоянно передает им сведения;
- регистрация намного проще – даже не придется посещать налоговую, можно все провести через интернет;
- нет необходимости обслуживаться в ЦТО, есть возможность отказаться от этого и экономить;
- с помощью умной кассы можно собирать разнообразную статистику, упрощать взаимодействие с определенными типами документов, автоматизировать часть операций;
- часть моделей, которые могут функционировать в облаке, допускают работать в личном кабинете удаленно, также можно следить за продажами, закупками и средним чеком.
Но есть и пара минусов. В основном это расходы на приобретение нового оборудования и необходимость замены ФН примерно раз в 5 лет. Если вы ищете варианты, которые помогут сэкономить, то обращайтесь в «Клеверенс». Наш софт справится с подобными задачами, его цена при этом находится на разумном уровне.
Кассовая книга: что она собой представляет
Кассовая книга ― учетный регистр, где отражаются данные о проведенных финансовых операциях в точной последовательности, согласно сведениям, представленным в первичных документах. Информация о проведенных операциях регистрируется сразу после их совершения. Главный бухгалтер, закрепленный за предприятием, контролирует работу кассиров и других сотрудников, на которых возложена обязанность по заполнению кассовой книги.
Приходный и расходный кассовый ордера могут создаваться на основе разных оправдательных документов. К примеру, фискальных, формируемых с помощью онлайн-кассы. Если предприниматель по закону освобожден от расчетов на ККТ, вместо фискальных документов, применяются товарные чеки, БСО.
Кассовая книга используется при совершении любых кассовых операций, как задокументированных, так и не прошедших фискализацию. Примером последней является выдача денег сотруднику под отчет.
Нужна ли ИП армейская дисциплина, чтобы вести кассу
Дисциплина в бизнесе сродни армейской, поэтому ИП, принявшие решение вести кассовые операции в полном объеме, должны строго соблюдать требования, установленные Центробанком РФ. Это поможет избежать повышенного внимания контролирующих органов. Предприниматель должен руководствоваться Указаниями ЦБ РФ:
- 3210-У от 11.03.2014 (в ред. от 05.10.2020) — документ регламентирует порядок ведения кассовых операций как для ИП, так и юридических лиц;
- 5348-У от 09.12.2019 — определяет правила наличных расчетов.
Для обеспечения единого подхода к ведению учета, Госкомстат РФ разработал унифицированные формы БСО и регистров бухгалтерского учета:
- кассовая книга — ф. КО-4;
- приходный кассовый ордер — ф. КО-1;
- расходный кассовый ордер — ф. КО-2.
Выдача заработной платы сотрудникам отражается в зарплатной ведомости (Т-53) или расчетно-платежной (Т-49). При выплате на банковские карты эти ведомости не заполняются. Вместо них оформляется расчетный документ ф. Т-51.
Упразднены такие требования, как: обязательная нумерация страниц, установка дневных лимитов, заполнение последнего листа с подсчетом количества страниц. В остальном налоговики обязывают бизнес придерживаться утвержденных правил.
Что такое кассовая дисциплина
Действующий регламент ведения кассовых операций юрлицами/ИП утвержден Банком России в Указаниях № 3210-У от 11.03.14 г. Текущие положения устанавливают правила работы с наличными средствами, включая прием, выдачу денег, расчет лимита остатка в кассе. Согласно п. 4.6 Указаний ИП не надо вести кассовую книгу, если организован учет доходно-расходных операций либо физических показателей (объектов налогообложения) по НК РФ. В связи с тем, что любой предприниматель независимо от используемой системы налогообложения тем или иным способом ведет налоговый учет, можно сделать вывод, что все ИП могут не составлять кассовую книгу.
Однако в некоторых случаях организовать кассовый документооборот все-таки придется. В первую очередь, предприниматель может самостоятельно решить вести кассовые формы для усиления контроля и повышения прозрачности работы сотрудников. Во-вторых, потребность в заполнении возникает при:
-
Наличии подотчетных расчетов ИП с персоналом.
-
Выдаче в качестве подтверждения факта оплаты предлагаемых покупателям услуг ПКО (приходно-кассовых ордеров).
-
Наличных расчетах с персоналом по зарплате.
-
Наличной выдаче сотрудникам различных соцпособий – копии документов для возмещения расходов необходимо представить в ФСС.
Следовательно, ответ на вопрос: Должен ли ИП вести кассовую книгу? будет отрицательным. На сегодняшний момент предпринимателям дается возможность выбора – оформлять кассовые документы в общем порядке с формированием кассовой книги и приходно-расходных ордеров. Или же применять упрощенный регламент, путем учета доходов и расходов в КУДиР или фиксирования физических показателей. Нюансы зависят от используемого налогового режима – УСН, ПСН, ЕНВД, ОСНО или ЕСХН.
Нужно ли вести индивидуальному предпринимателю?
Таким образом, вышеупомянутый регламент ЦБ РФ (Указание №3210-У) предоставляет индивидуальным предпринимателям законное право вести КК, но фактически снимает с них такую обязанность.
Для ИП вводится упрощенный порядок ведения кассы, который позволяет им отказаться не только от КК, но и от заполнения приходных/расходных ордеров.
Однако этот упрощенный порядок является лишь опцией, доступной для ИП. Надо отметить, что некоторые ИП, которые используют труд наемных работников, непосредственно осуществляющих прием/выдачу наличных, все же придерживаются общего регламента – оформляют ПКО/РКО и заполняют КК, – так как это соответствует их финансовым интересам.
Практика показывает, что предпринимателю в этой ситуации не рекомендуется отказываться от официального удостоверения фактов поступления/выдачи наличности.
Кассовая дисциплина ИП
В силу норм ГК РФ индивидуальный предприниматель является физическим лицом, и имущество предпринимателя (в том числе и денежные средства) юридически не разграничено. Вследствие этого предприниматель отвечает по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом (ст. 24 ГК РФ).
При этом денежные средства, полученные ИП от предпринимательской деятельности, принадлежат индивидуальному предпринимателю как гражданину, и он вправе распоряжаться ими по своему усмотрению (ст.ст. 128, 209 ГК РФ). То есть средства, оставшиеся у ИП после уплаты налогов, он может расходовать на личные нужды (как посчитает необходимым), при этом расходование таких средств контролю со стороны налоговых органов не подлежит (письма УФНС по г. Москве от 17.10.2005 № 18-12/3/74603, от 28.05.2009 № 20-14/2/054094, Минфина России от 22.04.2016 № 03-11-11/23843, от 19.04.2016 № 03-11-11/24221).
Платежи на территории Российской Федерации осуществляются путем наличных и безналичных расчетов (абзац второй п. 1 ст. 140 ГК РФ). Безналичная форма расчетов является основной для юридических лиц и ИП (п. 2 ст. 861 ГК РФ). Расчеты между этими лицами могут производиться также наличными деньгами, если иное не установлено законом. Таким образом, для юридических лиц и ИП наличная форма оплаты также сохраняется (смотрите п.п. 1, 2 письма УМНС по г. Москве от 13.08.2003 № 29-12/44313).
Вместе с тем применение ИП и юридическими лицами наличной формы расчётов сопряжено с ограничениями, установленными в п.п. 1, 2, 4, 6 Указания Банка России от 07.10.2013 № 3073-У “Об осуществлении наличных расчетов” (далее – Указание № 3073-У).
Так, п. 2 Указания № 3073-У определено, что индивидуальные предприниматели и юридические лица не вправе расходовать поступившие в их кассы наличные деньги в валюте РФ за проданные ими товары, выполненные ими работы и (или) оказанные ими услуги, а также полученные в качестве страховых премий, за исключением следующих целей:
– выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
– выплаты страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
– выдача наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
– оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
– выдача наличных денег работникам под отчет;
– возврат за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;
– выдача наличных денег при осуществлении операций банковским платежным агентом (субагентом) в соответствии с требованиями статьи 14 Федерального закона от 27 июня 2011 года № 161-ФЗ “О национальной платежной системе” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 27, ст. 3872; 2012, № 53, ст. 7592; 2013, № 27, ст. 3477; № 30, ст. 4084).
То есть расходовать наличные денежные средства, поступившие от контрагентов в виде выручки (без сдачи выручки на расчетный счет), ИП может только на перечисленные цели, в том числе на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности.
Расходование же поступивших в кассу наличных денег за проданные товары, выполненные работы и (или) оказанные услуги (а также полученные в качестве страховых премий) на иные цели, не входящие в приведенный список (например благотворительный взнос), без предварительной сдачи в банк и получения с расчетного счета запрещено.
В п. 4 Указания № 3073-У конкретизируются операции, которые осуществляются (с соблюдением предельного размера наличных расчетов, установленного п. 6 Указания № 3073-У) за счёт наличных денег, поступивших в кассу участника наличных расчетов именно с банковского счета участника расчётов (то есть после перечисления поступившей выручки на расчётный счёт). Это операции с ценными бумагами, по договорам аренды недвижимого имущества, по выдаче (возврату) займов (процентов по займам), по деятельности по организации и проведению азартных игр.
При ведении кассовых операций в настоящее время применяется Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У “О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства” (далее – Указание № 3210-У).
Согласно п. 2 Указания № 3210-У для ведения операций по приему наличных денег, включающих их пересчет, выдаче наличных денег (далее – кассовые операции) юридическое лицо распорядительным документом устанавливает максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в месте для проведения кассовых операций, определенном руководителем юридического лица (далее – касса), после выведения в кассовой книге 0310004 суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня (далее – лимит остатка наличных денег).
В связи с введением упрощённого порядка кассовых операций для ИП, установленного Указанием № 3210-У, индивидуальные предприниматели (как и субъекты малого предпринимательства) могут не устанавливать лимит остатка наличных денег, который может храниться в месте для проведения кассовых операций (абзац десятый п. 2 Указания № 3210-У) (а также могут не оформлять кассовые документы: приходные и расходные кассовые ордера, вести кассовую книгу (пп. 4.1 п. 4, абзац девятый пп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У)) (дополнительно смотрите письмо ФНС России от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338).
Таким образом, ИП может не устанавливать лимит остатка наличных денег в кассе, а также предварительно не сдавать в банк ту часть выручки, которую предполагается потратить на цели, указанные в п. 2 Указания № 3073-У, в частности:
– выдачу наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
– оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг.
Какой-либо дневной лимит расходования наличных денежных средств на указанные выше нужды законодательством не установлен.
Что такое кассовая дисциплина
Действующий регламент ведения кассовых операций юрлицами/ИП утвержден Банком России в Указаниях № 3210-У от 11.03.14 г. Текущие положения устанавливают правила работы с наличными средствами, включая прием, выдачу денег, расчет лимита остатка в кассе. Согласно п. 4.6 Указаний ИП не надо вести кассовую книгу, если организован учет доходно-расходных операций либо физических показателей (объектов налогообложения) по НК РФ. В связи с тем, что любой предприниматель независимо от используемой системы налогообложения тем или иным способом ведет налоговый учет, можно сделать вывод, что все ИП могут не составлять кассовую книгу.
Однако в некоторых случаях организовать кассовый документооборот все-таки придется. В первую очередь, предприниматель может самостоятельно решить вести кассовые формы для усиления контроля и повышения прозрачности работы сотрудников. Во-вторых, потребность в заполнении возникает при:
-
Наличии подотчетных расчетов ИП с персоналом.
-
Выдаче в качестве подтверждения факта оплаты предлагаемых покупателям услуг ПКО (приходно-кассовых ордеров).
-
Наличных расчетах с персоналом по зарплате.
-
Наличной выдаче сотрудникам различных соцпособий – копии документов для возмещения расходов необходимо представить в ФСС.
Общие положения о журнале
Предприниматель может вести только одну книгу. На титульном листе необходимо указать основные реквизиты предпринимателя. Второй экземпляр не допускается и заводится на предприятии только по окончании предыдущего экземпляра. Вести кассовую документацию и книгу поручают одному лицу:
- Ответственность за ведение документа возлагается на кассира – материально ответственное лицо. С сотрудником, помимо трудового договора, заключается соглашение о полной материальной ответственности.
- При уходе в отпуск или возникновении иного разрешенного законодательством случая отсутствия вести кассовую документацию разрешается другому сотруднику. Документы и наличность передают правильно, по акту. Право ведения журнала определяется приказом ИП.
Электронная форма ведения журнала
При электронном ведении документ необходимо распечатывать по периодам. Предприятие в форме ИП самостоятельно определяет периодичность в зависимости от количества документооборота. После распечатывания документа его необходимо сшить и подписать в установленном порядке.
Электронная форма достаточно удобна и имеется во всех сопровождающих учет бухгалтерских программах. Преимущества электронной формы:
- Отсутствует необходимость подсчета дебетовой и кредитовой части документа с выводом сальдо.
- Перенос остатков производится автоматически.
- Нет необходимости нумерации листов. Функция задается автоматически.
- В программе можно задать правильные проводки для дальнейшего формирования данных.
- При заполнении нет необходимости записи фамилий, инициалов сотрудников и их паспортных данных для первичного учета. Показатели вносятся единожды в справочники программы.
Если вести форму в автоматическом режиме, исключаются ошибки, на поиск и устранение которых тратится значительное количество времени. Хранение журнала осуществляется по правилам, определенным для форм первичного учета.
Если снимать Z-отчет в другой день
На самом деле, ситуация, когда Z-отчет снимают не в конце дня, а в начале следующего, является довольно распространенной. Можно так делать или это запрещается? Придерживаться такой практики нельзя, так как проверяющие органы воспримут подобные действия как нарушение ведения кассовых операций. Конечно, если это произошло единожды, то ничего критического не случится. В конце концов, это случай можно объяснить техническими неполадками или проблемами с электричеством – кассовый аппарат все-таки является техникой. Но, когда вы постоянно снимаете Z-отчет не день в день, а на следующее утро, вопросов и санкций вам не избежать.
Снимать Z-отчет надо в конце дня. Постоянное нарушение этого требования может привести к тому, что налоговая посчитает, что вы несвоевременно оприходуете выручку: должны были вчера, а операция проведена только сегодня. Если вы будете выполнять требование о снятии Z-отчета, то оприходование денег в кассу можно спокойно оформлять утром следующего дня, так как и в ПКО, и в кассовой книге вы сможете поставить вчерашнюю дату – дату Z-отчета. В данном случае нарушений никаких не будет.
Кстати, тут есть еще один момент, связанный с кассовым методом учета доходов при упрощенке. Почему соблюдение требования снятия Z-отчета в конце дня важно? Выручка на упрощенке показывается в КУДИР в день ее получения, то есть когда покупатель непосредственно заплатил вам деньги. Представим ситуацию: покупатель совершил покупку сегодня, а Z-отчет вы снимете только завтра. Выручку вы должны отразить в КУДИР сегодняшним днем на основании завтрашнего Z-отчета, в котором указаны сегодняшние (а завтра они уже станут вчерашними) чеки. Все несоответствия удалит своевременное выбивание Z-отчета в конце дня.
Варианты заполнения кассовой книги ИП
Заполнять кассовую книгу ИП может тремя способами: вручную, на ПК (с последующей распечаткой), либо в электронном виде с подписанием электронной подписью.
Особенность первого варианта заполнения книги — в том, что документ в этом случае будет состоять из 2 частей: основной (остается в книге) и отрывной (прилагается к РКО, ПКО и направляется в архив фирмы).
Внутренние страницы книги — те, что содержат таблицы и графы, должны быть в данном случае распечатаны на одном листе с двух сторон. Как мы отметили выше, форма КО-4 разделена на 2 равные части. Если распечатать их на одном листе с двух сторон, то получится, что основная таблица будет находиться в обоих случаях напротив той, где располагаются графы с подписями бухгалтера и руководителя.
Подобная структура кассовой книги позволяет осуществлять одновременное заполнение таблицы и граф сразу на 2 страницах, расположенных по обеим сторонам листа. Для этого необходимо использовать копировальную бумагу (указания по применению форм первичной документации постановления № 88), располагаемую между соответствующими страницами.
В компьютерном варианте заполнения формы КО-4 подобную операцию можно не производить — достаточно будет распечатать форму в 2 экземплярах (1-й подшивается в книгу, 2-й направляется вместе с РКО и ПКО в архив). В полностью компьютерном (элетронном) варианте заполнения кассовой книги распечатки не предполагается — все необходимые файлы сохраняются в памяти программы и подписываются с помощью ЭЦП.
ИП разрешается не вести кассовую книгу. Но если они решили это делать, то нужно использовать уницифированную форму КО-4. Правила ее заполнения для предпринимателей в целом не отличаются от порядка, установленного для организаций.
ИП могут не оформлять приходные и расходные кассовые ордера и не вести кассовую книгу
Если быть предельно точным, то освобождение касается не всех ИП, а только тех, кто в соответствии с налоговым законодательством ведет учет доходов, или доходов и расходов, или иных объектов налогообложения, или физических показателей.
Достаточно витиеватое определение, которое, видимо, следует рассмотреть пристальнее.
В зависимости от системы налогообложения ИП обязан вести учет:
- ОСНО — на основе Книги учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя;
- ЕСХН — на основе Книги учета доходов и расходов;
- УСН — на основе Книги учета доходов и расходов;
- ПСН — на основе Книги учета доходов.
Кто на ЕНВД обязан применять ККТ
П. 1 ст. 2 закона № 54-ФЗ в новой редакции обязывает применять ККМ организации и предпринимателей (ИП). В том числе является обязательным применение кассы при ЕНВД. Исключением являются:
- реализация газет, других периодических изданий, сопутствующих товаров;
- продажа акций, облигаций и других ценных бумаг;
- реализация билетов, предназначенных для проезда на общественном транспорте;
- организация питания учителей и школьников во время учебного процесса;
- торговля на ярмарках, рынках, в выставочных павильонах;
- продажа мороженого и безалкогольных напитков в киосках;
- ремонт обуви, изготовление ключей;
- продажа товаров из автоцистерн (кваса, живой рыбы, молока).
Изменения, касающиеся кассовой документации
Был обновлен ФЗ №54 «О применении ККТ» от 22 мая 2003 года. Он стал основанием для изменений, касающихся перечня кассовой документации. В частности, изменился ряд документов, которые обязательно должны дополнять работу с кассой. В ФЗ №54 была введена статья 1. В ней перечислены акты, которым нужно следовать при использовании касс. Это следующие документы:
- ФЗ №54.
- Акты, которые приняты на основании этого ФЗ.
Теперь не обязательно использовать документы, перечисленные в Постановлении №132 от 25 декабря 1998 года. В частности, это акт о возврате средств потребителям, о проверке денег в КТТ и многие другие документы. Однако остаются обязательными документы, относящиеся к операциям с ККТ. Они перечислены в указании ЦБ №3210-У от 11 марта 2014 года:
- Ордера, сопровождающие приход и трату.
- КК.
Что это все обозначает? Вопрос о нужности ведения КК при наличии онлайн-кассы возник тогда, когда ряд бумаг стал необязательным с обновлением ФЗ №54. Однако, несмотря на все обновления, ведение КК – это по-прежнему обязательный пункт.
Когда ИП на ЕНВД обязаны купить онлайн-кассу?
Переход на онлайн-устройство для подобного рода бизнесменов двухэтапный, и первый этап уже закончен.
- Первое июля две тысячи восемнадцатого года. До этого момента новые приборы обязаны были установить все коммерсанты, выбравшие вмененную систему налогообложения и у которых трудятся наёмные работники. Это предприятия поштучной продажи товаров, производства и реализации кулинарной продукции, магазины акцизных товаров (спиртные напитки, сигареты и т.д.), вендинговые бизнес-предприятия.
- Первое июля две тысячи девятнадцатого года. Новые приборы необходимы уже и тем ИП, которые работают без сотрудников в розничной торговле и заведениях общественного питания. Кроме того, интернет-кассы обязаны будут установить и предприниматели, для которых ранее действовала отсрочка. Это бизнесмены-«вменёнщики», относящиеся к нижеперечисленным сферам деятельности (они указаны в подпунктах 1–5 и 10–14 второго пункта статьи 346.26 Налогового кодекса РФ):
- ремонтно-технической обслуживание транспортной техники;
- ветеринары;
- бытовые услyги;
- пассажиро- и грузоперевозки;
- оплачиваемый паркинг;
- арендодатели, сдающие места для размещения магазинов и заведений общественного питания, а также землю под торговые точки, столовые, рестораны и т.д.;
- хостелы на территории не больше пятисот квадратных метров;
- размещение и распространение рекламы на баннерах, в транспорте и других объектах;
- немобильная розница в торговых точках;
- передвижная торговля (продажа продукции через вендинговые автоматы, на ярмарках и киосках);
- предприятия общественного питания, не оборудовавшие клиентский зал или имеющие его (не больше ста пятидесяти кв.м.);
- розничные торговые точки с залом, не превышающим 150 м2;
- продавцы ценных бумаг.
Санкции за отсутствие или неверное использование онлайн-кассы
Когда предприниматель не вовремя отправляет данные о покупках, не следит за исправностью устройства и постоянством интернет-связи, использует технику, не соответствующую нормам закона, или вообще не зарегистрировал кассу, хотя его к этому обязывает федеральное законодательство, налоговая начислит штраф:
- при неимении нужной техники – от четверти до половины незафиксированной выручки, но не менее десяти тысяч рублей;
- неправильное использование техники или установку аппарата, не включенного в перечень разрешенной техники, обойдётся предпринимателю от 1500 до 3000 рублей;
- за невыдачу квитанции потребителю компанию просто предупредят или взыщут две тысячи рублей.