Как работодатель должен предупреждать работника о начале отпуска
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как работодатель должен предупреждать работника о начале отпуска». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Самый предпочтительный и удобный вариант, чтобы напомнить сотруднику, когда он пойдет отдыхать по запланированному графику, — составить отдельный уведомляющий документ и вручить его подчиненному под подпись. Тогда и закон не нарушите, и докажете, что уведомление сделано своевременно, если возникнут недопонимания с подчиненными или контролирующими органами.
Как составить уведомление
В законе не предусмотрена унифицированная специальная форма информативного сообщения по графику отпусков, его заполняют в свободном виде. Единственное, что требуется, — соблюсти основные правила по его составлению, принятые в делопроизводстве. Для этого необходимо включить в документ следующие обязательные сведения:
- название и реквизиты компании — например, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), код причины постановки на учет в налоговой инстанции (КПП), основной государственный регистрационный номер (ОГРН), общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), адрес местоположения;
- название документа и его порядковый номер;
- дату составления документа;
- должность и фамилию, имя и отчество трудящегося;
- дату начала и завершения отпускного периода, общую его продолжительность в календарных днях;
- подпись руководителя или иного уполномоченного лица.
В конце такого уведомления оставляют графу для проставления подписи сотрудника. При помощи личной подписи подчиненный подтверждает, что он ознакомлен с указанной в документе информацией. Письменное оповещение обязательно издают в двух экземплярах: один отдают сотруднику, который собирается отдыхать, а другой, в котором есть его подпись, оставляют на хранение в отделе кадров компании.
Данный документ предусматривает разработку и создание периодов времени отдыха для каждого работника предприятия. В нём существует определённая очерёдность, которая разрабатывается согласно интересам компании и сотрудников.
Разработкой графиков занимаются сотрудники бухгалтерии или кадрового отдела. После чего он сдаётся на подпись руководителю. С момента проставления подписи и печати документ считается утверждённым. Согласно этому графику, заполняется уведомление об отпуске и вручается работнику. Это позволяет соблюдать все законодательные нормы для работодателя, а для сотрудника ознакомится и напомнить о дате начала отдыха.
Уведомление об отпуске обязательно или нет
О начале предстоящего ежегодного оплачиваемого отпуска, согласно утвержденному графику отпусков на год, необходимо известить работника заранее. Согласно ст. 123 ТК РФ работодатель выдает сотруднику уведомление об отпуске за 2 недели, образец которого можно будет скачать в конце данной консультации.
Если ежегодный оплачиваемый отпуск по письменному заявлению работника был перенесен на другой более ранний или поздний срок (сотрудник идет в отпуск по заявлению), то уведомлять работника о начале отпуска не обязательно. В этом случае будет достаточно подписи сотрудника в приказе о предоставлении ему отпуска на основании написанного им заявления.
За нарушение трудового законодательства (а именно за неуведомление работника о начале отпуска) может грозить штраф (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):
- на индивидуального предпринимателя в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
- на должностное лицо в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
- на юридическое лицо в размере от 30 000 рублей до 50 000 рублей.
Обязательность уведомления
Обязанность работодателя письменно информировать работника о начале его отпускного периода, предусмотренного графиком, установлена ст. 123 ТК РФ. Здесь важно выделить ключевые нюансы, с которыми работодатели сталкиваются на практике:
- Когда в компании не требуют заявления от работника по случаю наступления отпуска за графиком. Требование писать письменное заявление в случае ухода в отпуск по ранее утвержденному графику законом не предусмотрено. Здесь уже присутствует подпись работника об ознакомлении с этим событием. В этом случае работодатель обязан дополнительно проинформировать труженика за две недели персональным сообщением, что у последнего наступает отпуск. Приказ об отпуске издается на основании графика отпусков.
- Работник в каждом случае пишет отдельное заявление на отпуск, вне зависимости это период отдыха по графику, либо согласию сторон (социальный). Обычно в таких случаях администрация требует заблаговременно (за две — три недели до начала отпуска) написать заявление. Тут же требуют дополнительную подпись в приказе об отпуске. Если такая подпись ставится не позднее двухнедельного срока до начала отпускной кампании, можно считать, что труженик письменно уведомлен об своем оплачиваемом отдыхе и больше никаких уведомлений направлять не требуется.
Общие сведения об уведомлении, особенности составления
Если вам понадобилось составить уведомление о начале отпуска сотруднику организации, а вы не имеет достаточного опыта, прочитайте наши советы – они помогут вам справиться с поставленной задачей. Обратите также внимание и на пример бланка – на его основе вы легко составите нужное уведомление.
Первым делом дадим общую информацию, свойственную для всех таких документов. Начнем с того, что уведомление можно формировать в свободном виде, или, если в компании есть утвержденный в учетной политике образец документа – по его типу. Способ составления уведомления, как и его шаблон (при наличии) должен быть утвержден в локальных актах предприятия.
Уведомление следует составить в двух идентичных экземплярах, каждый из которых должен быть подписан представителем работодателя (лучше директором, но допустимо, если будет стоять автограф начальника структурного подразделения, например, руководителя отдела кадров).
- Один из этих экземпляров впоследствии передается работнику,
- второй подшивается в специальную папку и остается в архиве компании (как подтверждение того, что со стороны работодателя все условия ухода работника в отпуск выполнены).
Проштамповывать формуляр не обязательно – печать нужна только тогда, когда требование о ее применение указано во внутренних нормативных документах фирмы.
Отметку об уведомлении обязательно надо внести в специальный журнал учета исходящей документации – такие должны вестись в каждой организации.
Как составить уведомление об изменении количества дней отпуска
Да, непростая для кадровика ситуация, когда руководство компании принимает решение о сокращении части дополнительных отпусков для своих работников. Такое изменение законно только в том случае, когда корректировка соответствует трудовым нормам. Чаще всего такая ситуация встречается сейчас довольно часто, если ранее в компании были приняты увеличенные относительно базовых требований сроки доп. отдыха. Зачастую и сотрудниками, и кадровиками это воспринимается как ухудшение трудовых условий, а согласно закону такое недопустимо.
Но отметим, что это применимо строго только по тем моментам, которые регламентированы в Трудовом кодексе. Следовательно, если сначала количество дней было увеличено внутренними распоряжениями по компании, а затем приведено в соответствие трудовым нормам, то это не считается нарушением. Это просто возврат к существующему порядку.
Таким образом, если период по дополнительному отпуску, например, за ненормированный рабочий день в законодательстве установлен в объёме трёх дней в году, если по волеизъявлению нанимателя ранее этот период был увеличен, то возврат к трём дням не будет считаться ущемлением прав персонала. Аналогичная ситуация — когда проходит переоценка условий труда и т. п.
Особенности составления графика отпусков
В декабре работодатель должен установить очередность предоставления оплачиваемых отпусков. Согласно ст. 123 ТК РФ необходимо ежегодно не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года (то есть до 17 декабря) составлять и утверждать график отпусков, в соответствии с которым и определяется очередность. Поскольку график отпусков является локальным нормативным правовым актом, он должен быть утвержден в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия таких документов, то есть с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. График отпусков, с одной стороны, поможет руководителю распределить нагрузку на штат в летний период, с другой — избежать конфликтных ситуаций как с сотрудниками, так и с трудовой инспекцией.
Обратите внимание, что график отпусков не желателен, а обязателен, как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ).
График отпусков относится к унифицированным формам первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Форма графика отпусков — унифицированная форма Т-7 — утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. Однако с 01.01.2013 формы данных учетных документов применять не обязательно.*(1)
С графиком отпусков должен быть ознакомлен каждый работник. Подтверждение процедуры ознакомления — подпись работника либо на самом графике, либо в специальной ведомости.
А если работник настаивает на переносе отпуска на удобное для него время?
Обратите внимание, что работник может выбрать дату переноса отпуска или его части по своему усмотрению. Однако если работник не входит в категорию лиц, чье право выбора даты отпуска закреплено на законодательном уровне, руководитель может назначить период отпуска по своему усмотрению, чтобы оптимизировать рабочий процесс. В качестве примера приведем Определение Московского городского суда от 30.05.2012 по делу N 33-11505.
Сотрудница колледжа обратилась в суд для отмены приказа, взыскания неполученной заработной платы, понесенных расходов и компенсации морального вреда. В обоснование заявленных требований она указала, что согласно приказу работодателя ей был предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск, во время которого она проходила лечение. Однако больничный лист сотрудница передала в отдел кадров только через неделю после выхода на работу.
Работодатель предоставил сотруднице отпуск в счет временной нетрудоспособности в период основного отпуска в удобное для него время. Сотрудница посчитала, что работодатель нарушил положения ст. 124 ТК РФ, так как принял решение о предоставлении ей отпуска без учета пожеланий и без согласования с работником.
Однако судебные органы отказали в удовлетворении требований сотрудницы колледжа. Как было установлено, в должный срок директор колледжа утвердил график отпусков на год. С данным графиком отпусков сотрудница была ознакомлена, что подтверждено ее подписью. В положенное время она подала заявление о предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска в соответствии с графиком отпусков. Согласно приказу сотруднице был предоставлен вышеуказанный отпуск и выплачены денежные средства за время отпуска.
То, что сотрудница в период отпуска находилась в стационаре на лечении, подтверждено копией листка нетрудоспособности. Однако о наступлении временной нетрудоспособности в период ежегодного оплачиваемого отпуска она уведомила работодателя только после фактического выхода на работу. Соответствующим приказом сотруднице был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск на 8 календарных дней, основанием для предоставления отпуска явился больничный лист. Однако сотрудница отказалась ознакомиться с приказом, о чем кадровой службой колледжа был составлен акт. Согласно табелю прочитанных педагогических часов сотрудница в период предоставленного ей отпуска на работу не выходила.
Суд указал, что по смыслу ст. 124 ТК РФ обязанность согласовать с работником срок предоставления неиспользованной в связи с нетрудоспособностью части отпуска, а также предупредить работника не позднее чем за 2 недели до начала такого отпуска в данном случае на работодателя не возлагается. Пожелания сотрудницы относительно времени предоставления отпуска не носили для работодателя обязательный характер. Работодатель свои обязательства перед работником выполнил в полном объеме.
Суд указал, что служебная записка, направленная работодателю сотрудницей, в которой она заявляет о желании использовать оставшиеся дни отпуска в удобный ей период, свидетельствует об изложении ею ее пожеланий. Суд не согласился с доводами сотрудницы, что при предоставлении неиспользованной части отпуска ее пожелания не учитывались. К тому же заявление о желаемом сроке отпуска поступило работодателю уже после предоставления отпуска. При этом, как уже указывал суд, на работодателя в данном случае не возлагается обязанность уведомлять работника о предоставлении отпуска не позднее чем за 2 недели до его начала, а пожелания работника относительно времени предоставления отпуска не носят для работодателя обязательный характер.
Предоставление сотруднице неиспользованной части отпуска именно в указанный ей период было невозможно, поскольку администрация колледжа заботится о непрерывности учебного процесса, а сотрудница занимает должность преподавателя.
Общие сведения об уведомлении, особенности составления
Если вам понадобилось составить уведомление о начале отпуска сотруднику организации, а вы не имеет достаточного опыта, прочитайте наши советы – они помогут вам справиться с поставленной задачей. Обратите также внимание и на пример бланка – на его основе вы легко составите нужное уведомление.
Первым делом дадим общую информацию, свойственную для всех таких документов. Начнем с того, что уведомление можно формировать в свободном виде, или, если в компании есть утвержденный в учетной политике образец документа – по его типу. Способ составления уведомления, как и его шаблон (при наличии) должен быть утвержден в локальных актах предприятия.
Уведомление следует составить в двух идентичных экземплярах, каждый из которых должен быть подписан представителем работодателя (лучше директором, но допустимо, если будет стоять автограф начальника структурного подразделения, например, руководителя отдела кадров).
- Один из этих экземпляров впоследствии передается работнику,
- второй подшивается в специальную папку и остается в архиве компании (как подтверждение того, что со стороны работодателя все условия ухода работника в отпуск выполнены).
Проштамповывать формуляр не обязательно – печать нужна только тогда, когда требование о ее применение указано во внутренних нормативных документах фирмы.
Отметку об уведомлении обязательно надо внести в специальный журнал учета исходящей документации – такие должны вестись в каждой организации.
Образец уведомления о начале отпуска
Составляя уведомление, мысленно поделите его на три части.
В начале документа — так называемой «шапке», — нужно указать:
- данные об отправителе (предприятии-работодателе);
- данные об адресате – сотруднике, которому оно направляется;
- сведения о самом документе: его название, номер, дата составления.
После этого идет основной блок, куда вносится текст извещения. В него нужно включить:
- дату, с которой человек уходит в отпуск;
- продолжительность отпуска (в календарных днях – чаще всего это 14 дней или 28);
- день выхода на работу (указать точное число).
Сколько хранятся уведомления о начале отпуска?
В силу положения статьи 123 ТК РФ, выписанные образцы хранятся не менее 5 лет. Их первичная регистрация производится в локальном производственном журнале, в котором проставляется номер самого уведомления и локального приказа о начале реализации трудовой преференции работника. Длительный срок предусматривается для того, чтобы в случае возникновения спорных правоотношений между сторонами соглашения, условный работодатель смог подтвердить, что он соблюдал все императивные преференции в отношении работника. Веским доказательством в данном случае будет считаться именно описываемое уведомление. В такой ситуации сотрудник не сможет указать на не предоставление положенных трудовых преференций.
Подготовка приказа о графике отпусков
Каждый работник имеет право на оплачиваемый отпуск один раз в году. Эта норма прописана в трудовом законодательстве. При этом обязательства по его предоставлению наложены на работодателя.
Часто работники не идут в отпуск, а работодатели отмалчиваются. Хотя в законе прописано, что непредоставление отпуска не может производиться в течение двух лет подряд.
Действенным способом отправления сотрудников в отпуск является составление графика. На основании документа происходит информирование работников о количестве отпускных дней, порядке их использования. Приказ о графике отпусков должен быть составлен своевременно в соответствии с определенными требованиями.
Как уведомить сотрудника
Чтобы оповестить служащего о предстоящем отдыхе, нужно составить 2 экземпляра документа. Один выдается сотруднику, второй должна быть на предприятии. Обязательно проводят персональное ознакомление. Каждому работнику вручается уведомление в письменной форме. Узнать об отдыхе сотрудникам можно несколькими способами:
- При личном общении со специалистом кадровой службы;
- Во время ознакомления с приказом об отдыхе;
- При составлении графика отпусков работники расписываются в бланке ведомости, тем самым выражают факт ознакомления;
- В подразделении служащий может поставить подпись в рабочем журнале начальника отдела.
Журнал регистрации уведомлений, срок хранения уведомлений
Обратите внимание! С целью учета и оптимизации хранения на предприятии может быть оформлен журнал учета выданных уведомлений. Поскольку утвержденной формы указанного журнала нет, администрация вправе самостоятельно разработать образец журнала регистрации уведомлений о начале отпуска, а также определить список информации, подлежащей внесению в него.
Основные правила оформления журнала можно определить следующим образом:
- На титульном листе отражается такая информация:
- наименование организации, оформившей документ;
- название документа;
- даты начала и окончания журнала.
- В табличной части приводятся следующие сведения:
- название составляемого документа;
- номер по порядку;
- дата его оформления;
- смысл выданного извещения;
- должность и персональные данные работника, на имя которого выдается уведомление;
- информация о вручении;
- сведения об ответе на извещение.
Важно! Срок хранения уведомлений о начале отпуска определяется приказом Минкультуры России «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов…» от 25.08.2010 № 558 и составляет 5 лет.
Случаи отказа сотрудника
Бывает, что работник компании отказывается ставить подпись в уведомлении о начале отпуска. В такой ситуации оставить бумагу без подписи нельзя. Поскольку это прямое нарушение законодательства и за него предусмотрено наказание.
Для того, чтобы не попасть в сложную ситуацию, сразу после отказа сотрудника подписывать уведомление, необходимо составить акт. Данная бумага является свидетельством того, что работник был уведомлен об отпуске. Поэтому в случае судебных разбирательств акт об отказе от уведомления можно предоставить в качестве доказательства правоты предпринимателя.
Оплачиваемый отпуск должен предоставляться сотрудникам ежегодно. Очередность предоставления работникам ежегодного оплачиваемого отпуска определяется на основании графика отпусков (ст. 123 ТК РФ).
О правилах оформления графика отпусков на год можно прочитать .
Как сообщить работнику об отпуске
Руководитель вправе выбрать любой из нижеприведенных способов для извещения работника об отпуске:
- В отделе кадров предприятия заводится «Журнал уведомления о начале отпусков». Он должен быть прошнурован и пронумерован. Здесь будет подписью сотрудника заверяться его ознакомление с началом отпуска по графику.
- Можно обязать сотрудников расписываться в приказе об отправке работника в отпуск, фиксируя тем самым, что человек извещен. Датой уведомления об отпуске будет числиться день, в который документ был подписан сотрудником.
- Дату уведомления работника об отпуске можно записывать в «Графике отпусков» по предприятию. Для этого в «Графике отпусков» предусматриваются таблица, в которой регистрируется дата отпуска и место для подписи сотрудника о том, что он с ней ознакомлен.
- В некоторых организациях практикуется письменное уведомление работника об отпуске. Такое уведомление печатается в двух экземплярах. Оба экземпляра подписываются ознакомившимся сотрудником. Один экземпляр выдается на руки работнику, второй подшивается в отдельную папку «Уведомление о дате отпуска» в отделе кадров.
Пример графика отпусков можно скачать , а журнала уведомлений – .