Командировочные выплаты госслужащим в служебных поездках по России

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Командировочные выплаты госслужащим в служебных поездках по России». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.

1. Суточные для командированных сотрудников исчисляются с учетом предельных норм, установленных НК РФ, 700 и 2500 рублей в сутки соответственно для внутренних и зарубежных поездок.
2. В ЛНА коммерческой фирмы могут прописываться любые суточные, но сверхнормативные суммы облагаются НДФЛ и взносами, кроме взносов «на травматизм».
3. По налогу на прибыль и при системе НО «доходы минус расходы» суточные берутся полностью в налоговую базу.
4. Командированный на один день, без выезда за рубеж, может не получить суточные, если иное не прописано в ЛНА. Облагать ли такую выплату НДФЛ, вопрос спорный – налоговая служба отвечает на него положительно, тогда как судебные органы обложение считают противозаконным. Норматив суточных однодневных зарубежных поездок установлен 50%, эти суммы нужно выплачивать.
5. Суточные работнику перед поездкой должны быть авансированы, а после предоставления им авансового отчета и подтверждающих документов — пересчитаны до фактических значений.
6. Расчеты с работником корректируются в сторону доплаты или возврата выданного излишка средств. Расходы признаются на день утверждения авансового отчета.
7. Суточные для работников бюджетной, муниципальной сферы выдаются с учетом нормативных документов и актов соответствующих властных структур.

Состав командировочных расходов

Выплаты, гарантированные Трудовым кодексом при направлении работника в служебную командировку, закреплены в 168 статье. Что входит в командировочные в 2020 году:

1. Заработная плата. За командированным работником гарантированно сохраняется должность, рабочее место и средний заработок, который рассчитывается за предшествующие 12 месяцев.
2. Расходы на транспорт. Наниматель обязан оплатить транспортные расходы подчиненного, которые он понес, чтобы добраться до места назначения. Но такие траты придется подтвердить чеками, билетами и прочими документами.
3. Затраты на проживание. Если подчиненный направляется в поездку на несколько дней, ему придется арендовать жилье. Работодатель обязан оплатить арендованную комнату или гостиничный номер.
4. Траты, связанные с проживанием. Такие расходы обычно называют «суточными», они компенсируют неудобства, которые испытывает работник в командировке. Подтверждать такие затраты документально не нужно, для суточных обычно устанавливается норма.
5. Другие траты, согласованные с руководителем организации. Например, на приобретение расходных материалов или учебных материалов, книгопечатной продукции и прочего.

Руководство организации обязано самостоятельно определить лимит суточных при командировании работника в пределах нашей страны. Траты в сутки на поездки в пределах России не ограничены.

Единственный лимит, действующий в 2020 году, — норма для определения налогооблагаемой базы по НДФЛ (закреплена в п. 3 ст. 217 НК РФ). Если суточные по России превышают 700 рублей в день, то с разницы работодатель должен удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Но это не ограничение! Наниматель вправе утвердить норму по суточным больше, чем лимит по НДФЛ.

Пример расчета.

Работник командирован в город Оренбург на 3 дня, ему назначены суточные в размере 1000 рублей в день.

1000 × 3 = 3000 рублей.

Но на сумму, превышающую допустимый лимит, следует начислить страховые взносы и удержать НДФЛ. Рассчитываем сумму превышения:

700 × 3 = 2100 рублей — допустимый лимит.

3000 – 2100 = 900 рублей.

Следовательно, на превышающие лимит 900 рублей бухгалтер должен начислить страховые взносы и удержать НДФЛ.

Региональные компании устанавливают сразу несколько лимитов по суточным в пределах России. Например, при командировании в Москву или Санкт-Петербург утверждается повышенный размер суточных, так как траты в таких городах больше. А при командировании в регионы России норма суточных ниже.

Перед утверждением норматива необходимо проанализировать экономическое положение и источники финансирования деятельности организации. Недопустимо устанавливать завышенные нормы без экономического обоснования затрат. В противном случае в отношении руководителя предусмотрена административная ответственность.

Отразим бухгалтерские проводки по отражению расходов на командировки в бюджетном учреждении в 2020 году.

Размер суточных командировочных расходов в 2023 году по России и за границей

Необходимость компенсации понесенных в связи с командировкой расходов, ложится на работодателя в соответствии со ст. 168 ТК. Размер выплат организация вправе закрепить своими нормативными документами, издав, например, положение о командировках.

Для командировок в пределах страны и за границей устанавливается различный размер выплат за каждые сутки.

Например, сотрудник направлен из Москвы в Прагу поездом. Все время следования по России ему будет оплачено из расчета установленных нормативным актом организации суточных в пределах страны. Нахождение за ее пределами оплачивается в том размере, который определен для заграничной командировки.

Помимо этого работодатель может установить в локальных актах различный размер суточных выплат выделив командировки по странам СНГ с фиксированием своего размера сумм.

Например, по территории РФ суточные составляют 700 рублей в день, по странам СНГ – 1500 рублей в день, а по странам европейского союза – 2300 рублей в день.

Суточные в рублях и валюте

Компания может выдать командировочные сотрудникам в кассе, либо перечислить на карту. При заграничных поездках суточные можно выплатить в валюте или в рублях, пересчитав по курсу на день выдачи.

Сумму для оплаты проезда, жилья, питания и иных издержек работника, согласованных с работодателем, оформляют как подотчетные средства. По возвращении сотрудник в течение трех рабочих дней представляет по ним авансовый отчет с документами, которые подтверждают расходы.

Деньги, которые остались после командировки, работник возвращает работодателю. При этом расходы в валюте бухгалтеру нужно пересчитать в рубли:

• если работник платил с рублевой карты — по курсу, установленному банком на дату списания денег;

• если работник покупал валюту в обменном пункте — по курсу, указанному в документах на покупку валюты;

• если работник не представил первичный документ на обмен валюты — по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выдачи работнику подотчетной суммы в рублях.

Суточные расходы в командировке

Специалист может претендовать на компенсацию, но не больше, чем установлен максимальный размер расходов. Такое правило действует в основном для суточных. Однако некоторые госучреждения ограничили и траты на проживание в гостиницах.

Учреждение определяет и регламентирует лимиты самостоятельно, исходя из собственных финансовых возможностей. Так, например, для некоторых федеральных госслужащих максимальный размер суточных равен 100 рублей в день, а норма платы за гостиничный номер — 1000 рублей в сутки, тогда как в коммерческих фирмах ограничений нет вовсе.

Отметим, что ст. 168 Трудового кодекса «Командировки» оплату (ее размеры) не ограничивает. Это исключительно решение учреждения. Такие лимиты должны быть утверждены отдельным приказом или локальным распоряжением руководства.

О порядке оформления затрат читайте в отдельном материале «Как оформить командировочные расходы в 2021 году».

Комментарий к Статье 168 ТК РФ

Статья 168 Трудового кодекса РФ предписывает, что работодатель возмещает командированному расходы по:

— по проезду;

— по найму жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

— иные затраты, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Статьей 8 Трудового кодекса РФ определено, что работодатель принимает локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями. Таким образом, организации имеют право своими локальными нормативными актами устанавливать конкретные размеры возмещения командировочных расходов. При этом нормы возмещения командировочных расходов, установленные Правительством РФ, обязательны в полной мере только для бюджетных организаций. Другими словами, организации могут устанавливать командировочные расходы в меньшем или большем размере, нежели это установлено Правительством РФ.

1. Расходы на проезд

Расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) — в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше:

железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

воздушным транспортом — в салоне экономического класса;

автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси);

при отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, — в размере минимальной стоимости проезда:

железнодорожным транспортом — в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

водным транспортом — в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

автомобильным транспортом — в автобусе общего типа.

Если, например, станция находится за чертой населенного пункта, то оплачивается проезд до нее транспортом общего пользования. Так сказано в пункте 12 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 «О служебных командировках в пределах СССР».

При определении нижнего предела размеров возмещения расходов на проезд командированного работника за рубеж следует руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 20 декабря 2002 г. N 911 «О гарантиях и компенсациях работникам, направляемым на работу в представительства Российской Федерации за границей».

Так, командированным за границу работникам возмещаются следующие расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

— железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

— водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

— воздушным транспортом — в салоне экономического класса;

— автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, — в размере минимальной стоимости проезда:

— железнодорожным транспортом — в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

— водным транспортом — в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

— автомобильным транспортом — в автобусе общего типа.

Командированному работнику, кроме указанных расходов, возмещаются:

— расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;

— расходы на провоз не более 80 килограммов багажа (независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следует работник);

— расходы в связи с наймом жилого помещения в случае вынужденной задержки в пути следования (по установленным нормам).

Указанные расходы возмещаются только при условии представления подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов и др.).

Тут хотелось бы обратить внимание на такой нюанс. В настоящее время довольно часто авиакомпании отказываются от выдачи бумажных билетов и переходят на систему продажи электронных билетов. А чтобы пройти регистрацию на рейс, авиапассажиру необходимо иметь всего лишь документ, удостоверяющий личность (загранпаспорт), и знать номер кода своего электронного билет. Непонятно, как в таких случаях документально подтвердить расходы на проезд командированного сотрудника за рубеж. Ведь билет как таковой пассажиру на руки не выдается. Минфин России в письме от 8 сентября 2006 г. N 03-03-04/1/660 разъяснил, что перелет на рейсе авиакомпании, применяющей виртуальные билеты, организация может подтвердить распечаткой такого билета и посадочным талоном на самолет. Однако учтите: распечатку электронного билета можно сделать только до вылета самолета. После того как пассажир воспользовался услугами авиакомпании, распечатать билет она уже не сможет. Вам предоставят только письменную информацию о том, что конкретный пассажир летел на том или ином рейсе. Из-за этого могут возникнуть сложности со списанием затрат на проезд работника при расчете налога на прибыль. Чтобы избежать проблем, заранее позаботьтесь о получении электронного билета в бумажном виде или попросите работника перед отлетом обратиться в представительство иностранного перевозчика. Как правило, оно есть в аэропорту, из которого авиакомпания выполняет свои рейсы.

2. Затраты на проезд при отсутствии

оправдательных документов

А можно ли возместить работнику затраты по проезду в командировке в случае утери оправдательных документов? Да.

Во-первых, можно получить заверенные копии утерянных документов либо справки из касс, подтверждающие факт приобретения билетов. Такие официально заверенные документы принимаются для целей налогообложения (письмо УМНС России по г. Москве от 28 ноября 2001 г. N 03-12/54745).

Во-вторых, руководитель предприятия в случае командировки сотрудника по территории РФ имеет право разрешить возместить оплату проезда по минимальной его стоимости (п. 19 Инструкции N 62). Это право руководителя, но никак не обязанность.

Основанием для возмещения оплаты проезда будет являться заявление работника о возмещении ему израсходованных средств с указанием даты и времени отправления транспортного средства, его вида и номера, стоимости билета, а также причин утраты документов. На заявлении руководитель предприятия должен написать распоряжение о размерах возмещаемых сумм или об отказе в возмещении. Данное заявление прилагается к авансовому отчету и должно храниться в бухгалтерии предприятия. Возможно также оформление приказа руководителя.

В случае отсутствия документально подтвержденных работником расходов, связанных с проездом до места назначения и обратно, стоимость данных поездок будет включаться в его налогооблагаемый доход с последующим удержанием налога на доходы физических лиц (ст. 210 Налогового кодекса РФ).

3. Затраты по проживанию

Расходы на проживание возмещаются работнику в сумме фактически произведенных затрат со дня его прибытия к месту командировки и по день выезда к месту постоянной работы по представленным документам.

В каких случаях возникает необходимость

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

В современных условиях практически ни одно предприятие не обходится без направления сотрудников в рабочие поездки.

4 основных вида и причины направления в командировки:

• решение производственных задач по России или за рубежом,
• поездка работника в обособленное подразделение, находящееся вне места постоянной работы,
• посещение сотрудником подразделения головного офиса организации,
• обязательное обучение за пределами населенного пункта для подтверждения квалификации (например, врачи медицинских учреждений обязаны проходить обучение и подтверждать свой сертификат каждые пять лет).

В командировки направляются только работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем. Организация обязана возместить сотруднику понесенные расходы.

Официальная трактовка понятия “суточные” есть в определении Верховного суда РФ от 26.04.2005 № КАС 05-151. Суточные — денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания сотрудника в месте выполнения служебного поручения.

Согласно определению Верховного суда, работнику положены суточные при выполнении задания не на постоянном месте работы и когда он вынужден при этом жить вне постоянного места жительства.

На практике сотрудник часто получает суточные только в случае, если командировка продлилась больше дня, и он переночевал вне дома. Однако, в постановлении Верховного Суда от 11.09.2012 № 4357/12 сказано, что количество времени в командировке не связано с начислением суточных. Суд разрешил предприятиям выплачивать средства сотруднику, если он уезжал в командировку менее, чем на сутки, так как это является возмещением его расходов, а не получением выгоды. Кроме того, согласно положению № 749, суточные не зависят от расходов командированного сотрудника на жилье и проезд.

Сотрудник должен получить компенсацию за все время нахождения в командировке. Компания обязана оплатить таким образом не только рабочие дни, но и все выходные и праздники, если они совпали с этим периодом. При этом расчет заработной платы сотруднику производится в обычном режиме (за выходные и нерабочие праздничные дни в двойном размере). Суточные командировочные платят также за период нахождения работника в пути. Например, если он ехал в поезде из Москвы в Новосибирск три дня, то за эти дни он также выплачиваются суточные. Оплачиваются и дни вынужденного простоя. Оплата суточных командировочных расходов в 2021 году бюджетникам происходит по тем же правилам.

Для того чтобы произвести выплату, издается приказ о направлении в командировку, в котором может также содержаться распоряжение о начислении сотруднику аванса на поездку. Вернувшись, сотрудник должен будет отчитаться о потраченных деньгах: представить в бухгалтерию авансовый отчет.

Срок командировки может быть подтвержден проездными документами либо служебной запиской, если сотрудник использует личный или служебный автомобиль, чтобы добраться до места назначения и обратно.

Какие документы потребует работодатель?

Экономические службы предприятий ведут детальный учет командировочных расходов.

Сотрудник, вернувшийся из поездки, обязан в трехдневный срок оформить авансовый отчет, приложить все имеющиеся чеки и квитанции, подтверждающие произведенные расходы, а затем весь комплект документов сдать в бухгалтерию предприятия.

Администрация отеля выдает оформленный документ, подтверждающий проживание в гостиничном номере.

Бланк счет-расписки разработан в каждой гостинице индивидуально и обязательно включает следующие реквизиты:

• уставные и банковские реквизиты отеля;
• паспортные данные проживающего;
• размер оплаты за номер, с выделением налога НДС;
• срок пребывания;
• печать и подпись руководителя гостиницы.

Факт оплаты гостиницы подтверждается кассовым чеком или приходным кассовым ордером.

Оплата за временное проживание в служебных или арендованных квартирах обычно осуществляется безналичным способом, основываясь на данных заключенного договора на предоставление жилья.

С разрешения работодателя сотрудник может самостоятельно заключить договор найма жилого помещения непосредственно с собственником — физическим лицом.

Договор аренды жилой площади и расписка в получении оплаты документально подтвердят факт найма места проживания на время командировки.

В общем виде документы для оформления представлены в таблице:

В Налоговом Кодексе РФ не уточняется перечень документов, которые должны подтверждать командировочные расходы.

Нормы возмещения командировочных расходов

Наем жилого помещения

Согласно п. 18 Порядка расходы по бронированию и найму жилого помещения возмещаются командированным гражданским служащим (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами, по следующим нормам:

• гражданским служащим, замещающим высшие должности гражданской службы категории «руководители», — не более стоимости двухкомнатного номера;
• остальным гражданским служащим — не более стоимости однокомнатного (одноместного) номера.

А как быть, если в документе из гостиницы прописано — однокомнатный двухместный номер?

В Приложении Е «Требования к средствам размещения и к номерам различных категорий» Постановления Госстандарта России от 26 сентября 2001 г. N 82 «О создании и государственной регистрации Системы добровольной сертификации услуг гостиниц и других средств размещения на категорию…» (далее — Постановление N 82) определено, что:

• однокомнатный одноместный номер — номер в средстве размещения, состоящий из одной жилой комнаты с одной кроватью, рассчитанный на проживание одного человека (при наличии двуспальной кровати возможно проживание супружеской пары);
• однокомнатный двухместный номер — номер в средстве размещения, состоящий из одной жилой комнаты с двумя кроватями, рассчитанный на проживание одного-двух человек.

Таким образом, если в оправдательном документе, выданном гостиницей указано:

• предоставление из номерного фонда однокомнатного одноместного номера (с возможным расселением супружеской пары в количестве 2 человек) — двухместный номер «дабл», то, по мнению автора, расходы на размещение 1 человека в данном номере подлежат возмещению при предоставлении командированным гражданским служащим необходимых документов;
• предоставление из номерного фонда однокомнатного двухместного номера — двухместный номер «твин» с оплатой за проживание 1 человека, то возмещение расходов должно осуществляться по решению представителя нанимателя (руководителя государственного органа или его аппарата либо лица, замещающего государственную должность Российской Федерации) или уполномоченного им лица, но не более стоимости однокомнатного (одноместного) номера.

Обратите внимание, что согласно ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» оправдательные документы, предоставленные гостиницей, должны быть составлены с использованием терминов и определений, установленных в нормативных актах. В данном случае это:

• Закон от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ «О техническом регулировании»;
• Закон от 24 ноября 1996 г. N 132-ФЗ «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации»;
• Национальный Стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 51185-2008 «Туристские услуги. Средства размещения. Общие требования»;
• Постановление N 82.

Расходы по найму жилого помещения при направлении гражданских служащих в служебные командировки на территории иностранных государств возмещаются по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами. Предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при служебных командировках на территории иностранных государств определяются согласно Приказу Минфина России от 2 августа 2004 г. N 64н.

С 23.03.2019 года увеличилась норма суточных в пределах Республики Беларусь и составляет 9,00 руб.

Суточные расходы выплачиваются в размере 100%, независимо от места пребывания и длительности командировки. В размер суточных также включается время в пути, независимо от предоставления питания.

Два примера:

1. Работник направлен в г. Дзержинск на один день 25.03.2019 г. В этот день он возвращается домой. Суточные к возмещению составляют 100% от нормы: 1 день х 9,00 руб. = 9,00 руб.

2. Сотрудник направлен в командировку в г. Рига (Латвия) на период с 25 по 28 марта 2019 г. В пути находился два дня: 24 и 29 марта. Размер суточных составит: 6 дней (24.03, 25.03, 26.03, 27.03, 28.03, 29.03) х 50 EUR (норма суточных по Приложению 2) = 300 EUR.

Не возмещаются затраты по найму жилья и суточные за те дни, в которые работник находится в месте командировки до ее начала или по окончании в личных целях (выходные, государственные праздники и т. д.). Оплачивается только проезд.

Сравнение: с документами и без них

При наличии документов:
Если работник (налогоплательщик) представляет работодателю все необходимые документы за расходы на жилье, то он выплачивает работнику все, кроме суточных. К примеру: за один день работнику, находящемуся в пределах страны, он может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2021 году. Плюс расходы на дорогу и другие услуги, в том числе и за аренду жилого помещения (платный провоз багажа, услуги связи и подобные, вторичные расходы).

Если подтверждающих бумаг нет:

Если работник (налогоплательщик) не представляет бумаги, которые подтверждают расходы за жилье, так как их нет, то суммы всех представленных выше оплат проживания без подтверждающих документов в командировке незамедлительно освобождаются от какого-либо налогообложения. Остальное остается так же: в пределах страны работодатель может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2021 году. Но денег за дополнительные расходы вряд ли можно ждать, но иногда – можно.

Здесь прекрасно видно, что меняется лишь оплата за условия нахождения в командировке.

Похожие записи:

• Штраф за несоблюдение дистанции и бокового интервала
• Ответственность за неуплату налогов ООО и ИП
• Удерживают ли алименты с налогового вычета?