Как передавать дела при увольнении: основания и образцы документов
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как передавать дела при увольнении: основания и образцы документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Первое, о чем надо помнить, — заставить подчиненного передавать дела вне его рабочего времени или уже после увольнения нельзя. Поэтому распоряжение о приеме-передаче документов и ценностей можно выпустить заранее, без привязки к дате приема нового работника. Поскольку такой внутренний документ будет обязательным для исполнения, отказ можно расценивать как нарушение трудовой дисциплины. За это позволено привлекать к дисциплинарной ответственности. Кроме того, для восстановления документов, которые работник отказывает передать, работодатель вправе привлечь третье лицо и оплатить его работу. Но в таком случае расходы компании можно будет переложить на увольняющегося, но в пределах его среднемесячной зарплаты. При этом задерживать выплату остальных причитающихся сумм или выдачу трудовой книжки запрещено на уровне закона.
Нюансы, о которых нельзя забывать
Еще один момент: нельзя заставить участвовать в процессе будущего сотрудника, если с ним еще не заключен трудовой договор. Если есть возможность, можно принять человека временно на свободную должность (должна иметь отношение к должности, которую в дальнейшем он будет занимать), уточнив при этом, что он обязан участвовать в процессе приема-передачи.
Что предпринять, если работник уволился, но ничего не передал? Поскольку законом такая процедура не предусмотрена, никаких санкций в отношении уволившегося быть не может. Поэтому один из вариантов — составить опись имеющихся бумаг и ценностей с приходом нового сотрудника. Это как минимум снимет ответственность с вновь принятого человека и подтвердит, что его предшественник не исполнял служебные обязанности должным образом.
Что указывается в акте?
Правила производства говорят, что документу присуща стандартная форма. При заполнении не возникает особых сложностей. Изначально указывается название составляемой бумаги. Суть отражается коротко. Вписать нужно название города, где расположена фирма и день его составления.
Вносятся сведения относительно компании, составляющей бумагу. Это полное наименование и указание на направление работы. Прописывают то, какую должность занимает ответственное лицо. Личные данные руководителя подлежат отражению.
После этого отражают сведения относительно второго участника. Это название предприятия, фамилия и инициалы лица, отвечающего за то или иное направление. Далее прописывают полный перечень бумаг, подлежащих передаче. Составление документа производится в случае, когда передаваемые бумаги имеют ценное значение.
Особенности ухода главного бухгалтера
У главных бухгалтеров повышенная ответственность, поэтому на законодательном уровне на них была возложена обязанность передачи дел при увольнении. Так, раньше этот вопрос напрямую регламентировался Постановлением Совмина СССР от 24.01.1980 № 59 «О мерах по совершенствованию организации бухгалтерского учета и повышении его роли в рациональном и экономном использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов». Затем был закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ, который утратил силу.
С 2011 года действует ФЗ «Об бухгалтерском учете» № 402, согласно которому бухгалтер ведет учет и формирует бухгалтерскую (финансовую) отчетность (если функции бухгалтера не выполняет руководитель лично). То есть справедливо и логично требовать от бухгалтера детальной передачи информации и дел. Но такого права требования у работодателя сейчас нет. Выход возможен такой: принять на время отработки увольняющегося главного бухгалтера помощника, который фактически будет рядом и сможет вникнуть в специфику работы.
Когда передача дел обязательна
Документальное подтверждение факта приема-передачи дел необходимо, если высвобождаемая должность предполагает наличие материальной ответственности. Эта норма актуальна для кассиров, кладовщиков. Без официальной процедуры передачи дел не обойтись и в ситуации, когда:
- о желании уволиться заявил директор фирмы;
- высвобождается должность главного бухгалтера (в такой ситуации рекомендуется не ограничиваться актом приема-передачи дел, а провести полноценную проверку бухгалтерской отчетности, учета, можно привлечь независимого аудитора);
- увольняется инспектор по кадрам или руководитель кадрового отдела, которому вменено в обязанность обеспечивать сохранность кадровой документации.
Специально для читателей наши специалисты подготовили приказ о передаче дел при увольнении. Образец можно скачать бесплатно на сайте.
Следует помнить о том, что все обязанности работников регулируют условия трудовых договоров и должностные инструкции. Даже нормы ст. 60 ТК РФ запрещают работодателю требовать выполнения работы, не обусловленной трудовым договором (должностной инструкцией). Поэтому о перспективе будущего увольнения необходимо подумать еще в момент трудоустройства и прописать в этих двух документах все необходимые условия. При этом не забывайте о том, что действие контракта и всех инструкций заканчивается в последний рабочий день. Поэтому все необходимые мероприятия необходимо спланировать так, чтобы все успеть до этой даты.
ВАЖНО!
Нельзя удерживать расчет с работником и выдачу ему трудовой книжки по причине того, что он не закончил процесс инвентаризации или инструктирования преемника. Все должно быть сделано в соответствии с требованиями ТК РФ в день увольнения, иначе у работодателя могут быть неприятности.
Акт приема-передачи трудовых книжек и кадровых документов при увольнении кадровика:
Общество с ограниченной ответственностью Луч» (ООО «Луч»)
Акт приема-передачи кадровой документации N 4
Бухгалтером Сидоровой С.С. передается, а специалистом по кадрам Петровой П.П. принимается следующая кадровая документация:
- Акт: образцы (Полный перечень документов)
- Поиск по фразе «Акт» по всему сайту
- «Акт приема-передачи кадровой документации (пример)».doc
Занесено в базу
Внесены исправления в
- Календарь праздников и выходных на 2019 год
- Регистрация малого бизнеса полезно
- Как самостоятельно составить договор
- Таблица кодов ОКВЭД
У нас на сайте каждый может бесплатно интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!
Случаи перехода ответственности при смене работников в должности
Под материальной ответственностью понимается обязанность одной стороны трудовых отношений возместить возможный ущерб другой стороне.
Работодатель требует передачи материальных ценностей от одного сотрудника другому, если это предусмотрено их должностями.
Должности, которые могут занимать работники, от которых требуется эта процедура:
- Директор.
- Главный бухгалтер.
- Работник отдела кадров.
- Начальник отдела.
- Работник, несущий материальную ответственность (например, главный кассир, завскладом).
Поводом для смены материально ответственного лица может быть:
- Увольнение.
- Уход на длительный больничный.
- Отъезд в командировку или уход в отпуск.
- Прежний сотрудник не справился со своими обязанностями.
Процесс передачи дел подразумевает не только отчет о состоянии работы, но и устные рекомендации о способах выполнения должностных обязанностей. Приказ создается, чтобы максимально точно передать границы ответственности и должностных обязанностей. Он составляется руководителем компании в произвольной форме.
Информация, которая содержится в приказе:
- Данные об организации.
- Номер и дата составления.
- ФИО и должности принимающей и передающей сторон.
- Причина и сроки выполнения приема-передачи.
- Перечень дел, которые будут передаваться.
- Состав комиссии и данные о ее председателе.
- Срок вступления в силу.
- Дополнительные указания: провести инвентаризацию, аудиторскую проверку и др.
- Лицо, ответственное за процедуру.
Акт приема-передачи кадровых документов — образец
Закон не предъявляет требований к акту, поэтому он составляется исходя из общих правил, применяемых к организации кадрового делопроизводства. В рамках конкретной фирмы руководством может быть утвержден локальный акт, содержащий образец (или форму) акта приема-передачи документации. В этом случае, при составлении акта, следует руководствоваться локальной документацией.
- Формирование комиссии, ответственной за передачу дел. В комиссию входят руководство организации и ответственные за ведение кадрового документооборота лица, например, руководитель отдела кадров, бухгалтер, юрист, и т.д. Кроме того, в комиссию должно входить лицо, которому передается кадровая документация.
- Проверка имеющихся в наличии кадровых документов, правильности их оформления, соблюдения порядка хранения. Этот этап позволяет не только оценить текущее состояние кадрового документооборота в организации, но и определить, какие шаги следует осуществить с целью приведения документации фирмы в порядок. Кроме того, если в фирме применяется программное обеспечение по организации оборота документов, проверка позволяет выявить правильность его применения.
- Составление акта приема-передачи кадровых документов. В нем отражаются документы, которые передаются старым ответственным лицом новому.
Составление акта при смене генерального директора
Составление акта приема-передачи документов при смене директора – это типичная процедура, связанная с особенностями корпоративных отношений. Часть документации восстановить крайне трудно, поэтому факт передачи тщательно фиксируется. Принимающая сторона должна уделить большое внимание проверке учредительных документов, лицензий, доверенностей, договоров. При необходимости к акту прикладывают ксерокопии наиболее важных бумаг и описи документов.
Прямая обязанность генерального директора передавать документацию по акту нигде не зафиксирована. Однако, в п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ указано, что при смене руководителя компании необходимо обеспечить и передачу бухгалтерских документов. Порядок передачи каждая организация определяет самостоятельно. Положения, регламентирующие обязательную передачу документации от бывшего гендиректора к новому, следует закрепить в локальных нормах организации.
Назначения, на которые обязательно нужно осуществлять прием дел
Материальные ценности отдают другому члену коллектива работники, занимающие такие посты:
- главный бухгалтер;
- начальник подразделения;
- директор;
- инспектор отдела кадров;
- материально ответственный сотрудник (кассир, кладовщик).
Если преемник не найден, то временно принимает дела руководитель или коллега. С ним утверждают контракт и знакомят с вверенными полномочиями. Они при появлении основного кандидата введут его в курс обязанностей.
Глава компании или предприятия материальное лицо, поэтому при его уходе необходимо проведение инвентаризации имущества.
Предлагаем ознакомиться Договор цессии это что
Это мероприятие подразумевает составление акта приема-передачи. Стандартного бланка не существует, так как при его заполнении учитывается специфика деятельности компании и особенности передаваемых дел.
Важно! В акте подробно отображается все имущество.
Проводится пересчет оригиналов таких документов:
- банковских;
- лицензионные;
- учредительные;
- подтверждающие права фирмы на собственность.
Преемник на основании проведенной описи и акта принимает от уходящего работника:
- ключ от сейфа и банковских ячеек;
- предметы техники;
- информацию о партнерах;
- штампы и печати;
- ценности фирмы.
Составление бланка происходит в присутствии специально созданной комиссии. В нее входят все заинтересованные лица.
Основываясь на ФЗ № 402, такой сотрудник ведет всю финансовую документацию компании и создает отчет по ней. Поэтому на нем лежит большая доля ответственности. Все эти важные бумаги при уходе с должности он должен оставить преемнику.
Интересно! Настаивать на составлении акта приема-передачи в подобном случае глава предприятия не вправе.
Нюансы, о которых нельзя забывать
Первое, о чем надо помнить, — заставить подчиненного передавать дела вне его рабочего времени или уже после увольнения нельзя. Поэтому распоряжение о приеме-передаче документов и ценностей можно выпустить заранее, без привязки к дате приема нового работника. Поскольку такой внутренний документ будет обязательным для исполнения, отказ можно расценивать как нарушение трудовой дисциплины. За это позволено привлекать к дисциплинарной ответственности. Кроме того, для восстановления документов, которые работник отказывает передать, работодатель вправе привлечь третье лицо и оплатить его работу. Но в таком случае расходы компании можно будет переложить на увольняющегося, но в пределах его среднемесячной зарплаты. При этом задерживать выплату остальных причитающихся сумм или выдачу трудовой книжки запрещено на уровне закона.
Еще один момент: нельзя заставить участвовать в процессе будущего сотрудника, если с ним еще не заключен трудовой договор. Если есть возможность, можно принять человека временно на свободную должность (должна иметь отношение к должности, которую в дальнейшем он будет занимать), уточнив при этом, что он обязан участвовать в процессе приема-передачи.
Что предпринять, если работник уволился, но ничего не передал? Поскольку законом такая процедура не предусмотрена, никаких санкций в отношении уволившегося быть не может. Поэтому один из вариантов — составить опись имеющихся бумаг и ценностей с приходом нового сотрудника. Это как минимум снимет ответственность с вновь принятого человека и подтвердит, что его предшественник не исполнял служебные обязанности должным образом.
Для чего нужен акт передачи дел при смене директора?
При смене руководителя организации передача документов, до того находящихся в распоряжении предыдущего директора, — типичная процедура, проистекающая из логики корпоративных правоотношений. Как правило, речь идет об оригиналах соответствующих документов, и если предыдущий руководитель не передаст их новому — восстановить их во многих случаях крайне сложно. Особенно если это документы, относящиеся к следующим категориям:
- учредительные (регистрационные);
- первичка;
- лицензии и разрешительные документы;
- доверенности;
- международные договоры.
Факт передачи указанных источников фиксируется в отдельном акте приема-передачи документов при смене директора организации. Он составляется в 2 экземплярах.
Подписываться данные экземпляры могут:
1. Бывшим (увольняющимся) и новым руководителем.
Но в этом случае может возникнуть проблема: с момента передачи документов увольняющийся руководитель может утерять фактический доступ к необходимым сведениям и не сможет полноценно исполнять еще актуальные обязанности.
2. Бывшим (увольняющимся) руководителем и его заместителем (штатным или назначенным).
В этом случае необходимые сведения еще действующий директор может запрашивать у заместителя, у которого будет доступ к документам. После выхода нового директора на работу заместитель может сразу же передать ему полученные документы (как вариант — с помощью аналогичного по структуре акта).
Если это необходимо, акт может дополняться различными приложениями, например:
- ксерокопиями важнейших документов (они также могут заверяться передающей и принимающей стороной);
- описями документов (соответственно, в самом акте могут приводиться ссылки на описи).
Акт приема-передачи документов от бывшего директора к новому: структура документа
В таком акте могут присутствовать следующие элементы:
1. Информационный блок, в котором отражаются:
- дата, место составления акта;
- Ф. И. О. увольняющегося директора;
- Ф. И. О. нового директора (заместителя).
2. Блок, в котором отражаются действия, удостоверяемые актом: передача увольняющимся директором и прием новым документов, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью организации.
3. Блок с перечнем передаваемых документов (по категориям, которые отражены в Положении).
Данный блок оптимально представить в виде таблицы, столбцы которой отражают:
- порядковый номер позиции;
- наименование передаваемых документов (номера описей по группам передаваемых документов);
- число листов передаваемых документов (количество документов в описях);
- необходимые примечания.
4. Блок с подписями:
- лица, передающего полномочия и документы;
- лица, принимающего полномочия и документы.
В некоторых случаях данный блок может быть дополнен подписями главного бухгалтера и иных компетентных лиц. Кроме того, есть вероятность, что акт потребуется заверять подписью нотариуса. Рассмотрим, какими факторами это может быть обусловлено.
Процедура проверки, пересчета, передачи дел и ценностей
Все документы при передаче должны быть сшиты в папки. Комиссия принимает их по описи, сверяя наименование дел и документов с данными в ней. Проверяют фактическое наличие ценностей, которые числятся под ответственностью увольняемого лица, проводят их пересчет. Информацию о них тоже фиксируют в описи.
Для материально-ответственных лиц, передающих большой объем ценностей, проводят полноценную инвентаризацию с оформлением инвентаризационной описи, сличительной ведомости (в случае выявления отклонений). Ее результаты впоследствии включают в акт-приемки передачи.
Если помимо ценностей и документов необходимо получить сведения о находящихся в работе проектах и их текущем состоянии, целесообразно запросить с увольняющегося письменный отчет. Его составляют в произвольной форме. Он содержит подробную информацию по каждому рабочему проекту, стадии его выполнения, планируемых на ближайшее время шагах для его реализации.
Возможна ситуация, когда помимо всего вышеперечисленного необходимо, чтобы уходящий сотрудник обучил преемника базовым приемам выполнения работы. Например, это может быть обучение формированию отчетов в программе. Такие действия так же можно предусмотреть в плане передачи дел, а факт их совершения зафиксировать впоследствии в акте приемки-передачи.