Штраф за отсутствие графика отпусков

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Штраф за отсутствие графика отпусков». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Обязанность нанимателя составлять график отпусков следует из статьи 123 ТК РФ. Утвердить его на следующий год нужно не позднее, чем за 2 недели до конца года текущего. Например, график отпусков на 2023 год утверждается не позднее 17 декабря 2022 года.

График отпусков составляют все работодатели. Не делать этого могут только микропредприятия, которые отказались от принятия внутренних нормативных актов (статья 309.2 ТК РФ). Однако в таком случае необходимо заключить с каждым сотрудником письменное соглашение и зафиксировать этот факт в пункте 22 Типового трудового договора.

Перед составлением графика отпусков нужно учесть, что помимо основного оплачиваемого периода отдыха длиной 28 дней (статьи 114-115 НК РФ), некоторым категориям трудящихся положены дополнительные дни (статьи 116-119 НК РФ).

Если работник трудится первый год, он вправе рассчитывать на отдых через 6 месяцев. Но есть случаи, когда его следует предоставить раньше, если сотрудник изъявил такое желание (статья 123 ТК РФ). На это вправе рассчитывать женщины перед «декретом» и сразу после него, несовершеннолетние, лица, усыновившие ребёнка до трёх месяцев и некоторые другие (статья 122 ТК РФ).

Указанные категории сотрудников также вправе получить отпуск в любое удобное для них время. Кроме того, такое право есть у одного из родителей / опекунов несовершенного ребёнка-инвалида, ветеранов, «чернобыльцев», доноров крови, супругов военнослужащих, совместителей и иных категорий.

Нельзя не предоставлять нанятому лицу отпуск в течение двух лет подряд (статья 124 ТК РФ), даже если он сам об этом просит. Если период отдыха за прошлый год не был использован полностью, оставшиеся дни нужно включить в график отпусков на следующий год. Сначала в документе отражается прошлогодний период, а потом – приходящийся на год, на которой он составляется.

Период ежегодного отдыха можно делить на части, но одна из них не должна быть менее 14 календарных дней (статья 125 НК РФ).

Отсутствие графика отпусков в небольших компаниях и у ИП является обычной практикой, хотя это и неверно. Очень часто руководство не задумывается или попросту не знает о необходимости составить этот документ. Вместе с тем требование о его формировании вытекает из статьи 123 ТК РФ. Его отсутствие грозит работодателю штрафом по статье 5.27 КоАП, ведь проверяющие могут расценить это как нарушение норм трудового права.

Компания по указанной статье на первый раз может быть оштрафована на сумму 30-50 тыс. рублей. Если же нарушение выявится повторно, штраф составит 50-70 тыс. рублей.

Предпринимателя-работодателя, а также должностное лицо, допустившее нарушение, оштрафуют на такие суммы:

• при первичном нарушении — на 1-5 тыс. рублей;
• при повторном — на 10-20 тыс. рублей.

Особенности заполнения графика отпусков

Механизм заполнения графика отпусков можно прописать в колдоговоре, ПВТР или ином внутреннем документе работодателя. Роструд полагает, что график отпусков может быть не только в целом по компании, но и по отдельному структурному подразделению.

Данный момент актуален для больших организаций, в которых работает большое количество сотрудников. В такой ситуации график отпусков формируется начальниками отделов, которые затем подают документы в отдел кадров, специалисты которого заполняют сводный график отпусков в целом по компании.

В графике отпусков должны быть сведения о том, когда и с какой длительностью будет отпуск по каждому работнику. Продолжительность зависит от количества дней, на которые работник имеет право, и от количества дней отпуска, не использованного до начала 2022 года.

При заполнении графика нужно помнить не только о старых, но и о вновь принятых сотрудниках, не отработавших на начало года шести месяцев. Право на отпуск в первом году трудовой деятельности появляется по истечении полугода непрерывной работы в конкретной компании. Соответственно, при заполнении документа нужно учесть, чтобы новые сотрудники до конца 2021 года могли использовать положенные им дни отдыха.

Форма для графика отпусков

Для заполнения графика используется форма Т-7, регламентированная Постановлением Госкомстата от 06.04.2001 г. № 26. При планировании отпусков информация вносится в графы 1-6.

В графе 6 ставится дата начала отпуска работников, в т.ч. тех, которые имеют право на отпуск в любое время.

Графы 7-9 не заполняются. Информация в них вносится вручную в течение года, когда сотрудники будут уходить в отпуск.

Рекомендуется добавить в форму дополнительную графу «С графиком ознакомлен» или же можно прикрепить к графику лист ознакомления в качестве приложения. По ст. 123 ТК каждый сотрудник извещается о времени начала отпуска не позже чем за 14 дней до его начала.

Пока график отпусков не утвержден, он — только проект. Когда руководитель и начальники подразделений и отдела кадров его подпишут, он передается в профсоюз (ст. 372 ТК). График подтверждается через выписку из протокола заседания профсоюзного комитета. Если в компании нет профсоюза, об этом делается отметка в строке согласования графика.

Работники ознакамливаются с утвержденным графиком отпусков под подпись. Сам документ:

• хранится в бухгалтерии и отделе кадров;
• вывешивается в удобном месте для ознакомления;
• высылается в структурные подразделения организации (копии).

Если работодатель предупредил сотрудника о начале отпуска позже, чем за две недели, работник имеет право подать заявление с требованием перенести отпуск на другой согласованный период. Заявление о предоставлении отпуска можно не подавать, если отдых используется по графику.

Ситуации, при которых сотрудник должен подать заявление на отпуск:

• он используется ранее полугода непрерывной работы в компании;
• он используется ранее полугода непрерывной работы по соглашению с работодателем;
• сотрудник относится к льготной категории, по которой вправе получить отпуск в удобное время.

Законодательно нет строгих требований к бланку графика. Однако большинство компаний за основу берут используемый ранее формат Т-7. Для удобства работы информацию заносят в таблицу.

Основные элементы:

1. Информация о работодателе – полное название, реквизиты, ФИО директора.
2. Мнение-пометка выборного профсоюзного комитета.
3. Данные о названии документа, номере и дате утверждения.
4. Отделы и все структурные подразделения.
5. Сведения о сотрудниках – ФИО, табельный номер и должность согласно штатному расписанию.
6. Полная информация – сколько запланировано, продолжительность, возможные переносы и на основании чего.
7. Примечания.
8. Подписывает график начальник кадровой службы, утверждает – руководитель предприятия.

Отсутствует положение об индексации зарплаты

По закону работодатели обязаны проводить индексацию заработной платы в связи с ростом потребительских цен на товары и услуги (ст. 134 ТК РФ). Конституционный Суд РФ в Определении от 19.11.2015 № 2618-О признал, что работодатель, не относящийся к бюджетной сфере, в любом случае обязан индексировать зарплату своим сотрудникам.

Работодатели, которые не отнесены к госорганам, органам местного самоуправления, а также учреждениям, проводят индексацию в порядке, установленном коллективным договором и локальными нормативными актами.

Чтобы у сотрудников ГИТ не возникало претензий, положение об индексации необходимо прописать либо в трудовом, либо в коллективном договоре.

Отсутствие в актах положения об индексации может быть расценено в качестве нарушения трудовых прав работников (Определение КС РФ от 17.07.2014 № 1707-О).

Отпуск в удобное время

При составлении графика отпусков работодатель обязан учитывать право отдельных категорий работников использовать ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время года в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом или иными федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Регулирование процесса предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков осуществляет работодатель, который составляет и утверждает график отпусков, своевременно предупреждает работника о времени начала и окончания отпуска.

Учитывая данную ситуацию, Минтруд рекомендует в отношении работников, имеющих право на ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время, отражать их в графике отпусков и указывать дату начала отпуска. Такой работник, по мнению Минтруда, может поменять дату начала отпуска, заранее подав заявление. Работодатель не вправе отказать ему в изменении даты начала отпуска (Письмо от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17786).

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Что делать, если за 2 недели до нового года составить и утвердить график отпусков?

Ответ: Утвердить график отпусков можно и позже, но сделать это задним числом. Главное, чтобы утверждение произошло до проверки контролирующими органами. В этом случае штрафы начисляться не будут.

Вопрос: Многодетные работники вправе выбирать себе удобное время для отпуска?

Ответ: Да, но не все. Самостоятельно определиться с датой отпуска могут работники, у которых не менее 3 детей в возрасте до 12 лет. Таким работникам отказать в предоставлении отпуска нельзя. То есть, если у работника действительно 3 детей, но одному из них уже более 12 лет, то выбирать себе дату отпуска без согласования с работодателем он не вправе.

Вопрос: Работник в декабре написал заявление об увольнении. Нужно ли его включать в график отпусков на следующий год?

Ответ: Нужно, в график следует включить всех сотрудников компании, даже тех, кто подал заявление об увольнении. Это связано с тем, что работник имеет право свое заявление отозвать. А значит в график придется вносить изменения.

Что грозит работодателю, нарушившему закон

За нарушение законодательства об отпусках работодателю грозит административное наказание. Отдельной статьи в КоАП РФ для этого случая нет, поэтому штрафные санкции накладываются за нарушение трудового законодательства в соответствии со статьей 5.27, частями 1 (при первичном выявлении нарушения) и 2 (при повторном нарушении).

Согласно им, на работодателя налагаются следующие денежные штрафы:

• На ответственное (должностное) лицо в рамках 1000 – 5000 рублей при первичном нарушении, и 10 000 – 20 000 рублей при повторном. В особо злостных случаях при повторном нарушении должностное лицо могут дисквалифицировать на 1-3 года.
• Индивидуальные предприниматели при первом нарушении заплатят 1000 – 5000 рублей и 10 000 – 20 000 рублей при повторном. Дисквалификация к ним применяться не может.
• Предприятие заплатит 30 000 – 50 000 рублей при первом факте нарушения и 50 000 – 70 000 рублей при втором и последующих.

Если работник не хочет отдыхать

Часто на практике случается так, что сотрудник сам проявляет желание не уходить в отпуск. Однако, для компании такая ситуация предусматривается вероятность привлечения к ответственности. На начальной стадии руководству фирмы следует убедиться в том, что разработан график отпусков и данный гражданин с ним ознакомился, о чем стоит его подпись. Если все это есть, то поведение лица нужно рассматривать как нарушение дисциплины трудового типа. Наказание предусматривается в положениях статьи 192 ТК РФ.

В сложившейся ситуации руководство наделено правом применить к гражданину как минимум замечание. Когда имеет место самовольный выход человека из отпуска, этот момент следует зафиксировать установленным способом, чтобы в дальнейшем не возникли сложности с оплатой. Ответственность за это ложиться на сотрудника финансового или кадрового отдела. Чтобы не возникало подобных споров, можно попросить сотрудников отдела безопасности или непосредственного руководителя гражданина не допускать его к работе.

Важным моментом выступает то, что отправить сотрудника в отпуск удастся только при наличии его согласия. Иногда руководство компании в рассматриваемых ситуаций предлагает решить вопрос посредством оформления отпуска на выходные дни. Это говорит о том, что отпуск подлежит делению на несколько частей, с учетом обязательного условия, что, хотя бы одна часть не менее пары недель.

Таким образом будет реализовано право на отпуск и к компании не будет претензий. Однако, в настоящее время Министерство труда огласило свою позицию по данному поводу. Сообщено, что такой вариант нарушает принципы законодательства и использовать его не уместно.

Кроме того, правовые акты указывают на то, что не допустимо заменять время отдыха компенсацией в виде денег. Стоит отметить, что использовать вариант с выплатой можно только относительно тех дней, что превышают стандартное количество, отраженное в законе (28 дней).

Что грозит работодателю, нарушившему закон?

Ответственность работодателя за непредоставление отпуска работнику по графику наступает в случае, если руководитель неправомерно отказал сотруднику в предоставлении отдыха, за что последний обратился в судебную инстанцию. Также выявить нарушение могут контролирующие органы при проведении проверки. Поэтому работодателям нельзя нарушать Трудовой кодекс, действовать только в рамках закона.

Нарушением со стороны руководителя предприятия считаются такие действия:

• отказ сотрудику в положенном ему ежегодном отдыхе;
• непредоставление отпуска более двух лет подряд (даже если человек сам хотел работать без законного отдыха);
• невыплата в срок отпускных;
• замена ежегодного оплачиваемого отдыха денежной компенсацией;
• несвоевременное предоставление выходных (нарушение утвержденного графика);
• отказ в предоставлении отпускного периода сотруднику, который входит в льготную категорию, и которому по закону положен ежегодный отпуск в удобное для него время;
• отсутствие утвержденного графика отпусков.

За нарушение прав сотрудников работодателю грозит:

1. предупреждение;
2. принуждение предоставить работнику положенные выходные дни;
3. наложение штрафной санкции;
4. дисквалификация должностного лица;
5. приостановка деятельности на определенный период.

Срок действия путевого листа с 2023 года

Правила, касающиеся периода действия п/л, отражены в новом Приказе №390. В I главе п. 2 регламентирован порядок заполнения срока действия путевки:

• заполняют число, м-ц, год, когда документ выдается на 1 день;
• если рейс длится более, необходимо указывать период (даты) с какого по какое число длится командировка.

Раньше путевой лист могли оформить максимум на 30 дней. Если поездка длилась дольше, требовалось выписывать 2 путевки. Теперь срок действия не ограничен. Вместе с тем нельзя использовать 1 путевой лист несколько дней, если график работы водителя укладывается в рамки ежедневной смены. Во II главе (пункты 8; 9; 10) норматива говорится:

• путевка оформляется на каждое ТС юрлица или ИП;
• документ выдается перед началом рейса, который может длиться более суток, или на 1 смену. Срок действия: восьми часовой день + не более 4 (в исключительных случаях — 5) часов на отдых;
• допускается на 1ТС выписывать 2 п/л, если водители работают посменно.

Из вышесказанного следует, что водитель может находиться за рулем не более 12 часов. Время выезда с места постоянной парковки фиксируется. Поэтому за превышение трудовой нормы могут наложить штраф, как за просроченный, а значит недействующий или отсутствующий путевой лист. Если график превышен незначительно (отвозили последнего пассажира, занимались устранением поломки), наказания не будет. Но за продолжительную работу более установленной нормы могут последовать административные санкции в виде штрафа.

Водителей, совершающих длительные командировки, тем более заграничные, тоже контролируют. В таких ТС должен устанавливаться тахограф. Кто ездит в европейские страны, знает, за нарушение трудового графика (отсутствие прибора или его неисправности) налагают штрафы (от 400 €), несравнимые с нашими.

Инструкция по заполнению графика отпусков 2023 года

Рассмотрим заполнение документа на примере унифицированной формы Т-7:

1. В соответствующей строке указывается наименование организации. Оно прописывается полностью без сокращений с указанием формы собственности.
2. При утверждении графика учитывается мнение профсоюзного органа работодателя. Если таковой имеется, то реквизиты соответствующего документа вносятся в поле. При отсутствии профсоюза в компании оно остается пустым.
3. График отпусков должен иметь уникальный номер, дату составления и год, на который он составлен.
4. В правом верхнем углу прописывается гриф «УТВЕРЖДАЮ», должность руководителя организации, его личная подпись, расшифровка подписи и дата утверждения.
5. Ниже следует табличная часть документа, где по каждому из работников указываются в графах с 1 по 6:

• подразделение (отдел);
• должность в соответствии со штатным расписанием;
• ФИО без сокращений;
• номер по табелю;
• количество дней отпуска;
• дата его начала.

Если планируется разбить отпускные дни на несколько периодов, то каждый из них прописывается отдельной строкой с указанием количества дней и даты начала.

Графы с 7 по 9 заполняются уже по фактическому использованию дней отпуска и его переносу.

1. Подписывает график руководитель кадровой службы или лицо, ответственное за учет кадров в организации. Указывается его должность, проставляется личная подпись, которая расшифровывается.

С графиком отпусков необходимо ознакомить работников под роспись. Для этого допустимо предусмотреть дополнительную графу в графике или составить отдельную ведомость, в которой каждый работник должен поставить свою личную подпись и дату ознакомления.

Срок хранения документа составляет один календарный год (п. 693 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Какова ответственность начальника за несоблюдение графика отпусков?

какова ответственность начальника за несоблюдение графика отпусков?
Работодатель может быть привлечен к административной ответственности. В соответствии со статьи 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Часть 1 Статьи 5.27 КоАП РФ предусматривает ответственность за нарушение законодательства о труде (в том числе за нарушение порядка предоставления и оформления отпусков работникам) в виде наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

В этом случае трудовая инспекция может привлечь организацию к административной ответственности за нарушение законодательства о труде. В соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 до 50 минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц — от 300 до 500 минимальных размеров оплаты труда или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Если в график отпусков лицом, ответственным за его составление, не были внесены изменения, работодатель может воспользоваться нормами гл. 30 ТК РФ. Основанием привлечения к дисциплинарной ответственности является дисциплинарный проступок, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей. Привлечение к дисциплинарной ответственности является правом работодателя, а не обязанностью. Кроме того, за работодателем остается право выбора меры ответственности либо отказ от наложения взыскания (ст. 192 ТК РФ).

В соответствии со ст. 123 ТК РФ, график отпусков является нормативным актом, который должен быть у каждого работодателя в обязательном порядке и в соответствии с которым определяется очередность предоставления отпусков работникам организации. Кроме того, исполнение этого документа является обязательным как для работодателя, так и для работников.

Однако во многих организациях такой документ имеется, но носит формальный характер: фактически отпуска предоставляются по заявлениям работников. У некоторых работодателей график отпусков вообще отсутствует. Это является прямым нарушением вышеназванной статьи ТК РФ. За отсутствие графика отпусков или его неисполнение должностным лицам грозит штраф на сумму от 1000 до 5000 рублей, а организациям — от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Несмотря на то, что график отпусков составляется на будущий год, задуматься о нем нужно в текущем периоде. Трудовым кодексом установлен крайний срок его утверждения руководителем организации. В соответствии с нормой график отпусков должен быть утвержден за две недели до Нового года. Таким образом, утверждая график на 2018 год, нужно уложиться в срок до 17 декабря включительно. Иначе, предприятию грозит штраф за график отпусков 2020.

В ходе хозяйственной деятельности может возникнуть ситуация, когда запланированный отпуск сотрудника нужно перенести. Причем инициатором такого переноса может быть, как работник, так и администрация. Причины могут быть различными. Например, получен большой заказ от клиентов, и уход работника в отпуск поставит на нем крест. Или же на предприятии началась выездная налоговая проверка и требуется обязательное присутствие работников бухгалтерии, в первую очередь, главного бухгалтера.

В таких обстоятельствах очередной отпуск сотрудника может быть отложен в связи с производственной необходимостью.

Похожие записи:

• С 1 января 2023 года не нужно выдавать справку 182н при увольнении работника
• Оплата питания в учреждениях дошкольного образования через ЕРИП
• Транспортный налог в Республике Башкортостан