Как получить дубликат больничного листа
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как получить дубликат больничного листа». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если больничный лист утрачивает работодатель, то на предприятии может быть созвана комиссия, которая выясняет причины потери документа. Если документ утерян вследствие чрезвычайных ситуаций, то организация работодателя вправе обратиться с заявлением в лечебное учреждение и получить документ повторно. Для этого понадобится представить справку о форс-мажорных обстоятельствах. В документе указывается дата и время чрезвычайной ситуации, период ее длительности. Справка должна быть заверена уполномоченным специалистом работодателя. На ее основании медицинская организация принимает решение о выдаче дубликата больничного листа.
Правила оформления дубликата
Повторный больничный лист оформляют на аналогичном бланке, как и первичный документ. Единственное отличие — в проставлении «галочки» в зависимости от типа документа — подлинник или дубликат.
Вот основные правила заполнения:
- вписывать данные допустимо как от руки, так и с применением штампов;
- писать канцелярской ручкой с черными чернилами;
- шрифт только печатный;
- все записи заполняются в специальных ячейках, начиная с первой;
- каждую букву проставляют в отдельной клеточке;
- недопустимо выходить за пределы ячеек;
- в оставшихся свободными после заполнения полях поставить прочерки;
- печать ставится только в том месте, которое для нее предназначено;
- выступ оттиска за пределы допускается, при условии что не попадает на ячейки информационных граф бланка.
Есть некоторые требования, которые необходимо соблюдать при заполнении дубликата:
- при указании даты пишут день выдачи повторного бланка, а не первичного документа;
- период заболевания пишут в одну строку;
- кроме ФИО и должности доктора указывают фамилии председателя и других членов медицинской комиссии.
Образец заполнения дубликата больничного листа с продолжением
Для получения дубликата необходимо составить заявление о выдаче дубликата больничного и предоставить его по месту выписки листка нетрудоспособности. В заявлении идет обращение к главному врачу поликлиники, в тексте пишется просьба выдать дубликат листка нетрудоспособности (написать номер, дату выдачи, ФИО нетрудоспособного) с указанием причины (например, в связи с утерей). Если заявление поступает от работника, и указана причина для выписки дубликата – утеря по вине работника, то врач обязан составить листок еще раз, указав, что это дубликат. Если заявление поступает от работодателя, и вины работника в утере документа нет, то поликлиника может и отказать в предоставлении дубликата, так как в законодательстве четко указана, что замена производится только в случае утери больничного работником.
Срок удержания НДФЛ для больничного листа
Дата удержания НДФЛ в соответствии с пунктом 6 статьи 226 НК РФ для больничных листов определяется так же, как и для других доходов: это реальная дата выплаты пособия по временной нетрудоспособности в полном объеме или за 3 первых дня. По состоянию на эту дату и следует рассчитать НДФЛ.
Если в силу обстоятельств реальная дата выплаты дохода будет отличаться от предполагаемой или доход будет выплачен частями, то НДФЛ придется пересмотреть и уточнить.
| 1С:ИТС
О НДФЛ с пособия по временной нетрудоспособности см. в справочнике «Налог на доходы физических лиц» раздела «Кадры и оплата труда». |
Правила оформления дубликата
Как оформить дубликат больничного листа? Это должен знать врач, именно он будет этим заниматься вне зависимости от того, кто виноват. Существуют определённые правила заполнения листка нетрудоспособности:
- язык – только русский;
- печатными буквами, разборчиво и понятно. Каждая буква в отдельной клетке;
- можно использовать только чёрные чернила;
- нельзя выходить за границы ячеек;
- вносить данные нужно с первой клетки;
- печать должна стоять в строго отведённом для этого месте, не выходить за пределы, не попадать на клетки, которые для этого не предназначены;
- на оттиске печати должны чётко идентифицироваться сведения о медучреждении.
Обратите внимание! Копия больничного не должна отличаться от оригинала. Единственное отличие – это «галочка» в самом верху, которая ставится напротив слова «дубликат».
Врач также должен учесть следующие нюансы при выдаче дубликата:
- можно заполнить бланк как от руки, так и на компьютере;
- в том месте, где должна стоять дата, нужно прописать дату выдачи дубликата больничного листа, а не первоначального документа;
- если есть данные о первом больничном листе, то нужно заполнить соответствующие ячейки;
- продолжительность болезни указывается в одну строку;
- должны присутствовать не только данные и подпись лечащего врача, но и председателя врачебной комиссии, который выдал положительное решение о выдаче человеку дубликата.
Работа с электронной формой больничного листа
Цель использования электронного документа о болезни гражданина та же: подтвердить работодателю состояние здоровья работника с целью компенсации недополученного заработка. Разница лишь в том, что информация записывается не на бумаге, а в электронной базе данных с первого дня визита пациента в клинику.
После закрытия больничного листа информация по каналам связи передается в ФСС и на рабочее место пациента. Положительным моментом нововведений является то, что о безопасности не нужно беспокоиться. Сам сотрудник не станет тратить время на получение бумажной копии, и вероятность случайной потери или повреждения больничного листа исключена. Бюллетень, составленный в медицинском учреждении и хранящийся в электронной базе данных, не может быть утерян. К электронной версии имеют доступ лечащий врач, отдел ФСС и бухгалтерия работодателя.
Плюсы для работодателя: нет необходимости вести реальный архив и долго хранить бумажные копии, исключена возможность случайной или умышленной утраты (порчи) документа.
Как выписать дубликат больничного листа
Для получения дубликата необходимо обратиться в медицинскую организацию, которая его оформила. В регистратуре запишитесь на прием к лечащему врачу или к заведующему отделением. Потребуется написать заявление на копию.
В медицинском учреждении созывают врачебную комиссию для решения вопроса, можно ли получить справку о больничном повторно, председатель комиссии — заведующий отделением или главный врач. Комиссия изучает причину обращения и выносит решение.
При положительном решении вот как сделать электронный дубликат больничного листа: медорганизация передает сведения о повторной выдаче в СФР, формирует новый бланк и передает его номер пациенту.
При оформлении бумажного документа порядок аналогичен: после передачи данных в СФР пациент получает на руки бумажный экземпляр.
Независимо от причин получения повторного бланка, за его получением обращается работник. Работодатель не вправе обратиться в медицинскую организацию, даже если он потерял или испортил бланк.
Если в выданной форме ошибка допущена и обнаружена врачом — заявление на повторную выдачу не требуется. О необходимости получить новый экземпляр медорганизация извещает работника. Если такой бланк уже направлен в СФР, а работодатель осуществил выплаты — необходимо направить новый бланк с пояснениями.
На вопрос, где взять копию больничного листа для страховой, ответов несколько:
- У работодателя. Если работодатель сохранил бумажную форму или номер ЭЛН — он вправе выдать работнику копию.
- В медицинской организации. Если у работодателя не сохранилось оригиналов, то обратитесь в медучреждение для получения копий.
Дубликат больничного листа в 2018 году
На основании больничного листа начисляются и выплачиваются пособия по причине нахождения человека на лечении из-за болезни, за весь срок ее протекания. В нем помимо диагноза указывается длительность нахождения больного человека дома или в медицинском учреждении, и все дни нетрудоспособности при предъявлении листка будут оплачены работодателем. Это важный документ, выдаваемый медицинскими организациями в соответствии с законодательством РФ о социальном страховании. Иногда случается, что больничный лист утерян или не действителен по другим причинам.
Ответ: Дубликат продолжения больничного листа не является подтверждением нового страхового случая, а подтверждает продолжение больничного листа, поэтому оплата больничного листа должна производиться в общеустановленном порядке.
Должен ли быть указан номер предшествующего листка в дубликате больничного с продолжением
- в строке «Первичный» при выдаче первичного листка нетрудоспособности ставится отметка «V» (абз. 2 п. 57 Порядка выдачи);
- в указанной строке второго (третьего) листков, которые выдаются при продлении периода нетрудоспособности, отметка «V» не ставится;
- в строке «Продолжение листка нетрудоспособности N» бланка-продолжения указывается номер предыдущего листка нетрудоспособности (абз. 2, 4 п. 57 Порядка выдачи);
- в строке «Дубликат» ставится отметка «V», если медицинский работник оформляет дубликат листка нетрудоспособности взамен утерянного или испорченного (абз. 5 п. 56, абз. 3 п. 57 Порядка выдачи);
- в строке «Дата выдачи» указывается дата выдачи листка нетрудоспособности (абз. 5 п. 57 Порядка выдачи).
Как оформить дубликат больничного
- писать можно как от руки, так и применяя штампы;
- в месте указания даты ставится день выдачи дубликата, а не изначальной выдачи больничного листка;
- рекомендованы к заполнению ячейки с указанием первичного или продолжения листка для понимания того, вместо каких именно оригинальных листков выдается дубликат;
- длительность заболевания указывается в одну строку;
- помимо данных и подписи врача необходимы ФИО председателя и ответственных участников врачебно-консультационной комиссии.
- Заполняется на русском языке печатным шрифтом.
- Применяется гелевая, перьевая или капиллярная ручка с чернилами черного цвета.
- Нельзя выходить за границы клеток и не касаться их.
- Данные начинают заполнять с первой клетки.
- Штамп печати поликлиники может выходить за границу предназначенного для этого места. Но в то же время печать не должна попадать на ячейки.
- На отпечатке должно быть отражено верное название медицинского учреждения.
Оформление дубликата больничного листа
Больничный лист, как и его дубликат, должен быть оформлен согласно установленной форме и в соответствии со всеми требованиями, регламентированными правовыми актами Министерства охраны здоровья в приказах о назначениях, выписывании лекарств, форме бланков и порядке их оформления:
- язык заполнения – русский;
- печатный шрифт, буквы четкие и разборчивые;
- каждой букве — своя ячейка;
- ручка с чернилами черного цвета;
- выходить за пределы клеток нельзя;
- заполнение данных начинается с первой ячейки;
- печать не попадает на клетки, не предназначенные для нее;
- штамм ставится в строго отведенное для него место;
- на оттиске должны быть четко различимым название медицинского учреждения.
Если есть необходимость или возможность, заполнить дубликат можно на компьютере. После того, как бланк будет отпечатан, во всех свободных клетках необходимо проставить прочерки.
Единственное отличие копии от оригинала больничного листка состоит в том, что галочка ставится не напротив слова «подлинник», а там, где значится «дубликат».
Дубликат больничного листа при утере нанимателем
Потерять или испортить больничный лист может и работодатель. Причины утраты или повреждения этого документа можно условно разделить на две группы.
Во-первых, это умышленные или неумышленные действия персонала. Например, бухгалтер нечаянно порвала листок нетрудоспособности.
Во-вторых, привести к утрате документа могут форс-мажорные обстоятельства — пожар, затопление, хищение документов и т. д.
В этом случае, процедура восстановления больничного листа сложнее. Сначала наниматель должен создать комиссию, которая будет выяснять все обстоятельства происшествия. Этот орган составит специальный акт об утере или порче оригинального документа.
Затем при наличии форс-мажорных обстоятельств нужно обратиться в соответствующее ведомство за подтверждением причин произошедшего. Понадобиться официальная бумага, подтверждающая пожар, кражу, прорыв трубы и подобные обстоятельства.
При наличии этих двух документов в медицинское учреждение можно отправить запрос на восстановление листка нетрудоспособности.
В выдаче дубликата, утраченного по вине ответственных работников компании-нанимателя, могут и отказать.
Либо ФСС откажется оплачивать такой дубликат. В этом случае, работодатель все равно должен оплатить период болезни своему работнику, а затем взыскать эти средства с виновника происшествия.
Другим выходом из такой ситуации будет обращение к самому переболевшему работнику. Он может самостоятельно попросить дубликат листка нетрудоспособности в медучреждении, сославшись на собственную небрежность. Но в данной ситуации, принуждать к повторному обращению за больничным листком нельзя. Это чревато жалобами в соответствующие органы и ФСС.
Возможен ли отказ в выдаче
Согласно требованиям действующего законодательства, дубликат больничного листа выдается только в случаях, если произошла его утеря или порча. То есть получить другой экземпляр листка в остальных ситуациях невозможно. Например, человек прошел полный курс лечения. Врач выдал ему оформленный больничный, который впоследствии пациентом был утерян до того, как труженик представил его по месту работы. В такой ситуации человек имеет полное право обратиться за выдачей дубликата.
В ситуации с порчей все несколько иначе. Если ответственный специалист принял документ на хранение и впоследствии привел его в негодность, то дубликат также будет выдан.
Однако в ситуации, если на основании больничного в отчетную документацию внесены сведения или произведена оплата, медицинская инстанция имеет полное право отказать в замене больничного. В этом случае виновный специалист понесет все расходы, связанные с утратой. Такое правило применимо и к случаям, когда происходит порча документа по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, например, кража или пожар. Если на основании документа проводились выплаты или другие юридически значимые действия – дубликат невозможно будет получить.
То есть условием замены больничного является его фактическая утрата и отсутствие проведенных на его основании финансовых операций. Также выдача дубликата не производится в случаях его нецелевого назначения, например, личного хранения в качестве памятного документа.
Ix. заполнение листка нетрудоспособности
Внимание
После того, как бланк будет отпечатан, во всех свободных клетках необходимо проставить прочерки. Единственное отличие копии от оригинала больничного листка состоит в том, что галочка ставится не напротив слова «подлинник», а там, где значится «дубликат»
Пример. Больничный лист сотрудника, проходившего стационарное лечение, был сдан в феврале, пособие по временной нетрудоспособности выплачено.
Но при текущей проверке обнаружилось, что бланк заполнен с ошибкой: вместо даты выписки была поставлена дата начала болезни. После обращения в медицинское учреждение испорченный формуляр был заменен дубликатом. Необходимые документы Если для того, чтобы получить оригинал больничного листа, от больного не требуется написания заявления, то для дубликата это необходимо.