Передача обязанностей главного бухгалтера бухгалтеру: образец
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Передача обязанностей главного бухгалтера бухгалтеру: образец». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Единого, унифицированного образца приказа о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора на сегодня нет, так что представители предприятий и организаций могут писать его в произвольном виде, опираясь на свое видение данного документа.
Инструкция по составлению приказа «на пальцах»
Структурно документ можно разделить на три составные части: шапка, основная часть и подпись.
Начать составление следует с именно с шапки. В ней указывается полное наименование юридического лица с указанием на его организационно-правовую форму. Здесь и пригодится фирменный бланк организации. Его использование сэкономит время и позволит избежать возможных ошибок.
Затем пишется название документа (приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора) и присваивается ему номер для внутреннего документооборота в фирме. Обычно такой приказ издаётся вторым, сразу после назначения гендира, и имеет номер два.
Под названием отмечается дата составления распоряжения и населённый пункт, в котором находится офис компании. Удостоверяемся в правильности указания всех данных и переходим к основной части.
Ниже по документу, в основном блоке, мотивируем принятие решения о возложении обязанностей. Необходимо будет оставить ссылку на норму законодательства (статья 7 федерального закона «О бухучёте) и объяснить фактическую причину. Здесь указывают отсутствие должности главбуха в штатном расписании, уход сотрудника в отпуск и так далее.
Далее пишется слово «приказываю» и утверждается возложение полномочий.
Эта часть документа должна выглядеть следующим образом:
В течение периода отсутствия главного бухгалтера Архипова С. А. на предприятии в связи с уходом в ежегодный оплачиваемый отпуск, руководствуясь ч. 3 ст. 7 ФЗ «О бухгалтерском учёте»,
Приказываю:
Возложить обязанности по ведению бухгалтерского учёта на себя, генерального директора ООО «Вершки-Корешки» Сидорова Д. В.
На этом составление приказа можно считать оконченным. В распоряжении расписывается только сам директор. Руководитель, заверяя документ своей подписью, придаёт ему юридическую силу. По возвращению главбуха на предприятие, обязанности и ответственность перейдут обратно на него. Документ вступает в силу с указанной в нём даты. Если конкретное число не отмечено, то с момента подписания.
Составление приказа о возложении обязанностей
Для того чтобы возложить обязанности на работника, составляется приказ.
Приказ издается от имени директора. Такой документ состоит из нескольких составных частей:
| Раздел приказа | Какая информация отражается |
| Шапка приказа | Обычно приказ составляется на фирменном бланке организации. В этой части приводится информация о названии компании, ИНН/КПП, адресе. Здесь же проставляется номер приказа, дата и место его составления |
| Основная часть | В основной (текстовой) части прописывается причина, по которой издается приказ, указывается на кого именно и какие конкретно полномочия возлагаются |
| Заключительная часть | В этой части проставляется подпись директора, ставится отметка об ознакомлении с документом |
Законодательство обязывает субъектов предпринимательства в лице директора организовывать ведение бухгалтерского учета (Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ ). Ответственность за невыполнение этого требования возлагается на руководство компаний.
Конечно, ведением учета может заниматься и руководитель компании, но при большом объеме хозяйственных операций один человек не справится со всем спектром задач. Возложение обязанностей главного бухгалтера на генерального директора не единственный вариант, существует еще несколько способов организации учетного процесса:
- утвердить штатным расписанием наличие бухгалтерской службы, возглавляемой главным бухгалтером;
- обозначить в штате единственную должность бухгалтера;
- согласовать ведение бухгалтерии сторонней организацией по соглашению аутсорсинга.
Если штатным расписанием должностей бухгалтерского типа не предусмотрено или главный бухгалтер в фирме временно отсутствует, функции учетного специалиста может исполнять руководитель компании. Возложение обязанностей главного бухгалтера на директора осуществляется приказом по предприятию. В распоряжении должны присутствовать такие элементы:
- стандартная шапка, в которой обозначается наименование предприятия, его регистрационные данные;
- наименование бланка, присвоенный ему номер в хронологическом порядке в соответствии с журналом регистрации приказов;
- дата и место составления документа;
- суть указаний (например, возложить обязанности главного бухгалтера на директора), в образце могут быть указаны произвольные формулировки;
- подпись с расшифровкой Ф.И.О. и должности.
Записи в трудовой книжке о выполнении руководителем функций бухгалтерского работника не вносятся. Не требуется и составление дополнительного соглашения. Главный регламентирующий документ в указанной ситуации – приказ на исполнение обязанностей главного бухгалтера. Распоряжение оформляется в единственном экземпляре. Срок хранения приказов по личному составу составляет 75 лет.
Основные моменты при оформлении приказа
Как к информационной части документа, так и к его оформлению нет никаких особенных требований: документ можно печатать на компьютере или писать от руки (шариковой ручкой любого темного цвета, но не карандашом). Для приказа подходит как фирменный бланк предприятия, так и обычный лист А4 формата.
Только одно условие нужно соблюдать неукоснительно: на документе должна стоять личная подпись директора организации или любого сотрудника, уполномоченного действовать от его имени в вопросе подписания такого рода бумаг (использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо способом недопустимо).
Проштамповывать бланк при помощи гербовой печати не обязательно, поскольку с 2021 года юридические лица имеют право применять в своей деятельности штемпельные изделия только в том случае, если эта норма закреплена в локальной документации фирмы.
Приказ обычно пишется в единственном оригинальном экземпляре и обязательно регистрируется в журнале учета внутренних документов.
После составления приказа нужно сделать несколько копий, которые следует предоставить в банковское учреждение, обслуживающее организацию, а также в налоговую инспекцию и внебюджетные фонды.
Как директору избежать рисков
При острой необходимости срочно открыть расчетный счет директор готов предоставить любые документы, которые требует банк. Однако, когда встает вопрос об ответственности за ошибки в бухгалтерском (налоговом) учете и отчетности, то приходит понимание, что лучше было бы иметь другой приказ. После открытия расчетного счета можно признать приказ, предоставленный банку, недействительным (банки не требуют сообщать им об этом факте). Для того, чтобы прежний приказ утратил силу, достаточно упомянуть об этом в новом приказе, изданном на основании п. 3 статьи 6 Закона № 402-ФЗ.
В новом приказе можно указать, что бухучет компании ведет:
- «иное должностное лицо», то есть тот работник компании, кто действительно это делает;
- аутсорсинговая компания, оказывающая соответствующие услуги.
Отметим, что предоставление банку договора с аутсорсинговой компанией может избавить от необходимости формировать фактически подложный приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора. При этом передавать на аутсорсинг пользование банк-клиентом не обязательно.
Приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера
При организации бухучета в создаваемом субъекте хозяйствования у руководителя есть возможность одновременного исполнения обязанностей директора и главбуха или делегировать их другим лицам и организациям (закон № 402-ФЗ, ст. 7). Иногда возникает необходимость передачи полномочий главного бухгалтера на временной основе.
Например, во время ежегодного отпуска или нетрудоспособности сотрудника, занимающего эту должность.
В таком случае можно воспользоваться двумя вариантами временной передачи полномочий. Во-первых, закрепить в должностной инструкции сотрудника (или руководителя) временное выполнение работы главного бухгалтера. При этом не нужно каждый раз делать новый приказ, закрепляющий сотрудника на должности главбуха, при отсутствии основного специалиста. Такой порядок передачи полномочий от одного работника к другому снижает временные затраты на поиск и введение в курс дела замещающего работника, а также уменьшает документооборот компании.
Во-вторых, можно каждый раз издавать приказ от имени руководителя фирмы о передаче обязанностей главного бухгалтера.
При создании компании первоначально собственник или уже согласованный несколькими собственниками директор фирмы издает приказ о назначении себя руководителем. В ситуации, когда штатное расписание еще не сформировано и штат других специалистов не набран, он может таким приказом возложить на себя полномочия главбуха.
Обязательное использование клиентом банка второй подписи не предусматривает ни законодательство, ни Инструкция Банка России от 30.05.2014 № 153-И. И действительно, большинство Карточек сейчас содержат только одну подпись, например, директора компании. Для банков это – не новость, тем не менее, многие из них выдвигают требование, как минимум, об одном специальном приказе в ответ на желание клиента:
- оформить Карточку исключительно на директора;
- включить в Карточку вторую подпись, не принадлежащую главбуху.
Образец приказа, «рекомендованный» банком, может быть таким:
Понять логику банков, особенно в последнее время, очень сложно. Многие из них до сих пор требуют при открытии расчетных счетов «квартальные балансы», ставшие необязательными для многих компаний более пяти лет назад. Можно предположить, что внутренние инструкции банкиров до сих пор ориентированы отчасти на Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ, а не на Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. И банкам необходимо подтверждение, что компании не нужна вторая подпись.
Итак, директор сам ведет бухучет (п. 3 ст. 7 Закона № 402-ФЗ), если возглавляемая им компания:
- имеет право применять упрощенные формы бухгалтерского учета (п. 4 ст. 6 Закона № 402-ФЗ);
- отнесена к среднему бизнесу, за исключением некоторых компаний (их список совпадает со списком исключений для малого бизнеса в отношении упрощенного учета (п. 5 ст. 6 Закона № 402-ФЗ).
К перечисленным компаниям не применимо устаревшее правило о том, какие документы (обязательства) без подписи главбуха:
- считать недействительными;
- не принимать к исполнению.
В старом законе о бухучете к таким документам были отнесены:
- денежные и расчетные;
- финансовые и кредитные.
Однако в настоящее время действует новый, более лояльный закон.
Кого можно назначить главным бухгалтером
В профессиональном стандарте «Бухгалтер», утвержденном Приказом Минтруда России от 22.12.2014 № 1061н, установлены требования к квалификации такого работника. Трудовое законодательство устанавливает обязательность применения требований, содержащихся в профессиональных стандартах, только к главному бухгалтеру, работающему в определенных экономических субъектах. К ним относятся:
- ОАО (кроме кредитных);
- страховые организации;
- негосударственные пенсионные фонды;
- акционерные инвестиционные фонды;
- управляющие компании паевых инвестиционных фондов;
- иные экономические субъекты, ценные бумаги которых допущены к обращению на организованных торгах (за исключением кредитных организаций);
- органы управления государственных внебюджетных фондов, государственных территориальных внебюджетных фондов (ч. 4 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Главбух, работающий в одной из перечисленных организаций, должен иметь:
- высшее образование;
- стаж работы в аналогичной должности (иметь опыт ведения бухучета, подготовки финотчетности) или в должности аудитора — не менее 3 лет из последних 5 календарных лет.
Если высшего образования нет, компенсировать его отсутствие может еще больший профессиональный опыт: не менее 5 лет работы на аналогичной должности из последних 7 календарных лет.
Главбух бюджетной организации не должен иметь неснятую или непогашенную судимость за преступления в сфере экономики.
Требования к прохождению повышения квалификации не установлены, то есть главбух, чей стаж и опыт соответствуют требованиям Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», не обязан проходить дополнительное обучение и повышать свой профессиональный уровень.
Когда руководителю нельзя вести бухгалтерский учет?
Когда руководитель не может быть бухгалтером
Существует всего две ситуации, когда сам руководитель не может заниматься решением данной проблемы.
- Бухгалтерскую отчетность предприятия ежегодно проверяют.Это обязательно для организаций, созданных в форме акционерного общества, к примеру.
- Компания связана с юридическими консультациями.
То же самое касается микрофинансовых организаций, кредитных или жилищно-строительных кооперативов.
главного бухгалтера предполагает назначение преемника. Именно последнему передаются все документы вместе с материальными ценностями, за которые возлагается ответственность на соответствующий отдел. Руководитель также издаёт приказ, чтобы инициировать этот процесс.
Когда передача дел завершается, оформляется отдельная опись либо акт приема-передачи. Не менее пяти лет на предприятии должны храниться следующие типы документации:
- регистры;
- отчётность;
- первичные бумаги;
- аудиторские заключения;
- учетная политика и так далее.
Соглашение о совмещении
Дополнительное соглашение к трудовому договору при совмещении должностей на время отпуска сотрудника может быть оформлено так:
Дополнительное соглашение
к трудовому договору от 22.12.2011 № 21-ТД
г. Москва 10.05.2016
Общество с ограниченной ответственностью «Шелковый путь», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Шелкопрядова Г.С., действующего на основании Устава, с одной стороны, и Сметанина Людмила Константиновна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», заключили настоящее соглашение о нижеследующем.
1. В связи с нахождением в ежегодном основном оплачиваемом отпуске старшего кассира Золотаревой Е.М. Работнику в период с 16.05.2016 по 29.05.2016 включительно наряду с работой, определенной трудовым договором, поручается исполнение трудовых обязанностей Золотаревой Е.М. в соответствии с ее должностной инструкцией, с которой Работник ознакомлен до подписания настоящего соглашения.
2. Работнику устанавливается доплата за совмещение должностей на время отпуска Золотаревой Е.М. в размере 10000 рублей.
3. Работник вправе досрочно отказаться от дополнительной работы, а Работодатель – досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую Сторону в письменной форме не позднее чем за 3 (три) рабочих дня.
4. Настоящее соглашение является неотъемлемой частью трудового договора.
Пример приказа о возложении обязанностей руководителя на главного бухгалтера — процедура оформления
На время отсутствия директора компании (отпуск, болезнь) требуется оформление о возложении обязанностей на специалиста, обладающего достаточным уровнем знаний и навыками в сфере управления коллективом.
Руководитель предприятия выбранному сотруднику должен полностью доверять, поскольку передача обязанностей подразумевает ведение переговоров, работу с коллегами и контрагентами, подписание разного рода важной документации.
Часто свои функции директор возлагает на главного бухгалтера, оформив соответствующий приказ.
Варианты возложения обязанностей
В большинстве случаев на время отсутствия директора фирмы (нахождение в отпуске, отъезд, болезнь) его трудовые функции выполняет его заместитель, при отсутствии такового эту роль может выполнить и главный бухгалтер.
Способы возложения функций руководителя на главбуха:
- Временное возложение — до оформления данной процедуры требуется получить письменное согласие сотрудника, составить дополнительное соглашение к трудовому контракту, срок действия которого будет распространяться до тех пор, пока основной работник не выйдет на свое рабочее место.
- Временный перевод — максимальный срок перевода на другую должность (по письменному соглашению между сторонами) равен 1 году. В случае, когда происходит замена отсутствующего специалиста, период возложения трудовых функций может продолжатся до момента, когда специалист сможет приступить к работе.
Грамотные образцы приказов о возложении обязанностей на время отпуска — правила замещения основного сотрудника
> Трудовое право > Отпуск > Ежегодный > Документы > Грамотные образцы приказов о возложении обязанностей на время отпуска — правила замещения основного сотрудника
Каждый трудоустроенный гражданин ежегодно может претендовать на оплачиваемый отпуск. При этом необходимо выбрать сотрудника, который будет временно выполнять обязанности отсутствующего.
Для назначения такого человека и возложения на него обязанностей руководитель организации должен издать соответствующий приказ.
Процедура замещения и возложения обязанностей на другого подробно рассмотрена в этой статье.
Перед тем как назначить кого-либо на место основного работника, необходимо тщательно подумать над выбором.
В роли такого сотрудника может выступать гражданин, трудящийся в этой же организации или человек, принятый на эту работу впервые. В первом случае перед возложением обязанностей нужно получить согласие работника на данное действие. Во втором варианте замещения оформляется трудовое соглашение срочного типа.
Составлением приказа о замещении в большинстве случаев занимаются директора или руководители структурных подразделений.
Унифицированной формы для оформления приказа о временном замещении основного сотрудника нет, поэтому он составляется в свободном виде. Возможен электронный или письменный вариант написания.
Возложение обязанностей главного бухгалтера
Главный бухгалтер – тоже человек, поэтому время от времени он находится на больничном, уезжает в отпуск, уходит в декрет или увольняется. В подобных случаях нужно возложить обязанности главного бухгалтера на другого человека.
Согласно акту №403-ФЗ, бухгалтерскую отчетность на предприятии может вести:
- начальник,
- бухгалтер,
- сотрудник,
- третье лицо (приходящий специалист).
Закон не предусматривает каких-то отличительных требований для тех, кто исполняет роль главного бухгалтера в компании. Но есть два неотъемлемых условия, соблюдение которых гарантирует качественную работу и обезопасит владельца от возможных рисков:
- стаж (от 5 лет для обычного бухгалтера, от 1 года для главного),
- экономическое образование.
Подпункт «г» п. 2 ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухгалтерском учете) допускает возможность ведения бухгалтерского учета лично руководителем организации.
Поскольку порядок организации бухгалтерского учета является одним из элементов учетной политики, то данное обстоятельство должно быть зафиксировано в бухгалтерской учетной политике организации в соответствии с требованиями Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98, утвержденного Приказом Минфина России от 09.12.1998 N 60н.
Форма такого приказа организацией разрабатывается самостоятельно исходя из действующей в ней системы делопроизводства.
Ниже в качестве примера приведен образец подобного приказа применительно к ситуации, при которой решение о том, что руководитель ведет учет лично, принято на дату утверждения учетной политики по бухгалтерскому учету на очередной финансовый год.
Пример 1.
Вести бухгалтерский учет на предприятии может только то лицо, на которое данная обязанность возложена официальным приказом по организации, например, главный бухгалтер, директор или же иная особа, которая оказывает услуги по контракту аутсорсинга.
В подобном случае работник должен быть готов совмещать сразу две должности в течении своего рабочего дня.
Когда речь идет про возложение обязанностей главбуха на любого сотрудника, который уже работает в организации, руководство компании должно позаботиться о составлении дополнительного соглашения к трудовому контракту и издать соответствующий приказ по организации. Это возможно даже в том случае, когда должности главного бухгалтера нет в штатном расписании предприятия.
Если речь идет про приказ про совмещение должностей, в нем нужно указать, в какие сроки происходит прием-передача дел, на какой период предполагается совмещение, а также размер доплаты, на который может рассчитывать сотрудник-совместитель.
В случае увольнения главного бухгалтера и издания приказа про выполнение обязанностей руководителем компании, первый должен выполнить передачу всех бумаг и материальных ценностей своему преемнику. После проведения данной процедуры обычно составляется акт приема-передачи бумаг.
В 2020 году часто встречается ситуация, когда обязанности главбуха возлагаются на постоянной основе на генерального директора компании. По трудовому законодательству существуют определенные ограничения, которые позволяют подобные действия не всем типам организаций.
Федеральный закон от 2011 года под номером 402-ФЗ позволяет директору издавать приказ про возложение на себя обязанностей главбуха компании, если организация принадлежит к одному из следующих типов:
- является субъектом малого и среднего предпринимательства;
- принадлежит к числу некоммерческих организаций;
- является организацией – «Сколковцы».
Еще один федеральный закон от 2002 года под номером 115 запрещает ведение бухучета руководителю компании, который является иностранным подданным и временно пребывает на территории России.