Командировочное удостоверение. Форма Т-10

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Командировочное удостоверение. Форма Т-10». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Закон не оговаривает, каким именно способом работник должен добираться до места командировки и обратно. Очень часто на предприятии возникает ситуация, при которой сотрудник для этих целей будет использовать свой личный автомобиль.

Если сотрудник едет на личном транспорте

В такой ситуации появляются несколько документов, которые необходимо будет дополнительно оформить для такой поездки:

• Допсоглашение к трудовому договору либо отдельное соглашение об использовании личного автомобиля в служебных нуждах;
• Приказ о командировке с отметкой, что работник во время служебной поездки будет использовать свой личный автомобиль;
• Путевой лист с отметкой о маршруте движения на личном автомобиле.

Действия сотрудника после командировки

После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.

Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов (приказ руководителя предприятия о командировке, чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты) передается в бухгалтерию предприятия. На основе них бухгалтер делает подробных расчет произведенных затрат и в случае необходимости возмещает командированному потраченные сверх выданного ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».

Какие документы не нужны для командировки

Обратите внимание! Правительство России своим постановлением от 29 декабря 2014 №1595 отменило необходимость в служебном задании и командировочном удостоверении. Это правило действует ещё с 8 января 2015 года.

Вместе с тем статьи 8 и 22 ТК дают нанимателю право прописывать некоторые особенности оформления командировок в локальных нормативных актах. Если работодатель посчитает нужным, он может определить во внутреннем акте компании, что составление командировочного удостоверения и служебного задания необходимо. В этом случае работники будут оформлять документы в установленном нанимателем порядке.

С августа 2015 года наниматель может также не заполнять и журнал учёта работников, убывающих в служебные командировки. Такое право предоставлено ему постановлением Правительства №771, принятым 29 июля 2015.

Если аванс выдан в иностранной валюте

В бухгалтерском учете валютные операции регулируются ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (утв. приказом Минфина России от 27.11.2006 № 154н). Операции, совершенные в иностранной валюте, отражаются в валюте платежа и в рублях по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату совершения операции (п.п. 4-6, 20 ПБУ 3/2006, Приложение к ПБУ 3/2006).

Выданные организацией авансы признаются в бухгалтерском учете в оценке в рублях по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выплаты аванса. Их пересчет в связи с изменением курса после принятия к бухгалтерскому учету не производится (п.п. 9, 10 ПБУ 3/2006).

Для целей налогообложения прибыли правила схожи. Расходы, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ на дату признания соответствующего расхода. А выданные авансы пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату перечисления аванса (п. 10 ст. 272 НК РФ).

В бухгалтерском учете датой совершения операции для расходов организации в иностранной валюте, связанных с командировками, считается день утверждения авансового отчета (Приложение к ПБУ 3/2006). В налоговом учете командировочные расходы также признаются на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Таким образом, и в бухгалтерском, и в налоговом учете командировочные расходы в валюте признаются на дату утверждения авансового отчета:

• по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса — в пределах выданной под отчет суммы;

• по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета — в сумме перерасхода.

Если расчеты с работником после утверждения авансового отчета не завершены, то в бухгалтерском учете образовавшаяся задолженность пересчитывается в рубли по курсу ЦБ РФ на отчетные даты и на дату погашения задолженности (п.п. 5-7 ПБУ 3/2006). В налоговом учете пересчет выполняется на последнее число каждого месяца и на дату погашения задолженности (п. 10 ст. 272 НК РФ).

В «1С:Бухгалтерии 8» пересчет валютных остатков, в том числе валютной задолженности организации перед подотчетным лицом выполняется ежемесячно при выполнении регламентной операции Переоценка валютных средств, входящей в обработку Закрытие месяца (раздел Операции). Задолженность сотрудника перед организацией в программе считается выданным авансом и не переоценивается.

Курсовые разницы, возникающие по расчетам с работником после утверждения авансового отчета, учитываются:

• в прочих доходах и прочих расходах (п.п. 11-13 ПБУ 3/2006; п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации», утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н; п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н);

• во внереализационных доходах и внереализационных расходах – для целей налогообложения прибыли (пп. 11 ст. 250, пп. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Обычно положение о командировках включает несколько разделов. Один из основных – о порядке предоставления отчетности, связанной с направлением в служебную командировку. И чаще всего устанавливают такое правило:

Законодательство РФ не предусматривает обязательное составление служебной записки в качестве направления в командировку. Вопрос о необходимости данного документа каждое предприятие решает отдельно. Составить ее можно в свободной форме, указав:

• причины командировки;
• задачи, решить которые должен командированный сотрудник.

Бывают ситуации, когда этот служебный документ составляет непосредственно сам работник. К таковым относят:

• использование в период деловой поездки личного, служебного или арендованного автомобиля;
• отсутствие у сотрудника бумаг, подтверждающих трату выделенных средств.

В этих случаях написание служебной записки происходит по возвращении работника из поездки.

Что еще можно и чего нельзя при отправки в командировку

Поездка иногда подразумевает, что выполнения своей работы на новом месте должен начинать с понедельника для этого сотруднику нужно отправиться в поездку в выходной день. Для этого необходимо издать приказ, что командировка начинается с выходного дня, а сотрудник должен дать письменное согласие.

Продлить или перенести уже действующую командировку в законах не содержаться. Хотя в тоже время ни в одном акте не указанно, как это можно и нужно сделать. Перенос срока командировки оформляется отдельным приказом. В нем нужно указать причину переноса, а так же новые даты.

Так же если работник в отпуске то по закону, этот период сотрудник полностью освобождается от своих рабочих обязанностей. И если работодателю необходимо отправить сотрудника в командировку, нужно отозвать сотрудника из отпуска.

Ряд условий, при которых поездка является служебной командировкой

Из приведенного выше определения вытекают следующие условия, при соблюдении которых та или иная поездка может считаться служебной командировкой:

• в поездку направляется работник предприятия. То есть физическое лицо должно состоять в трудовых отношениях и работать по трудовому договору;

• поездка работника должна состояться в другой населенный пункт, а не по месту постоянной работы;

• поездка осуществляется по распоряжению руководителя предприятия для

• выполнения служебного поручения;

• поручение выполняется вне места постоянной работы работника;

• поездка ограничивается определенным сроком;

• работник не выполняет свою работу в пути и его работа не носит разъездной характер.

Сколько дней может длиться командировка?

Минимальный срок командировки не ограничен (т.е. можно отправить работника в командировку даже на 1 день, например, по области). Максимальный срок командировки также не ограничен ТК РК.

Но есть ограничение со стороны Налогового кодекса. Согласно пп.2 п.2 ст.319 НК РК, если командировка длительностью до 40 календарных дней, то полученные суточные не признаются доходом работника. Если командировка больше 40 дней, с суточных за каждый последующий день необходимо удерживать ОПВ, ИПН и прочие налоги и соцплатежи. Поэтому, чтобы этого избежать, на практике командировку оформляют либо до 40 дней, либо оформляется работа вахтовым методом.

В каждом конкретном случае срок командировки устанавливает работодатель в зависимости от ее целей и служебного задания.

Днем отъезда считается дата отправки поезда, вылета самолета и т.д. Если транспорт отправляется в 24.00, датой направления в командировку считается предыдущий день. Если позже – то следующие сутки.

Если работник вернулся из командировки и в тот же день вышел на работу, это считается днем командировки, а значит за этот день выплачиваются суточные.

Важно! Суточные не заменяют выплату зарплаты за этот день. Зарплата продолжает начисляться за каждый день нахождения в командировке.

Как подтвердить фактический срок командировки?

Для выплаты суточных работнику необходимо определить продолжительность его командировки. В пункте 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (в ред. Постановления № 1595) указаны два способа определения фактических сроков командировки:

• на основании проездных документов;
• на основании служебной записки, если поездка осуществлялась на личном, служебном транспорте или автомобиле, используемом по доверенности.

Поэтому в случае использования автомобиля работник указывает даты в служебной записке, которую составляет по возвращении на работу. Даты, указанные в служебной записке, необходимо подтвердить с помощью путевых или маршрутных листов, кассовых чеков, счетов, квитанций и других документов, подтверждающих, что сотрудник ехал именно по этому маршруту. Отметим, что факт использования автомобиля необходимо закрепить в решении руководителя. Об этом также говорится в пункте 7 Постановления № 749.

Как определить срок командировки, если сотрудник добирался на попутке или пользовался услугами сторонней организации? Эти ситуации не упомянуты в пункте 7 Постановления № 749, тем не менее на практике они возможны. Четких правил здесь нет, но мы можем дать свои рекомендации.

Как и прежде, в 2015 году основанием для направления работника в командировку является соответствующий приказ руководителя организации, в котором указывается начальная и конечная даты командировки, включая время нахождения работника в пути.

Этот документ можно использовать в качестве подтверждения длительности командировки в совокупности с другими бумагами в зависимости от конкретной ситуации.

Услуги транспортной компании. Акт об оказании услуг (другой документ в соответствии с договором), служебная записка с подтверждающими документам.

Попутный транспорт. Служебная записка с подтверждающими документам.

пример оформления служебной записки Директору ООО «Рассвет» Васильевой Т.Н. От коммерческого директора Серебрякова А.И. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА о сроках командировки Я, Серебряков Андрей Иванович, находился в соответствии с приказом директора от 16 января 2015 года №11 в командировке в г. Воронеже с 19 по 22 января 2015 в организации ООО «Закат» и ООО «Полдень». Добирался до Воронежа на личном автомобиле Ford Focus г/н С047НВ. В подтверждение поездки прилагаю следующие документы: 1. Кассовый чек с АЗС на трассе М2 «Крым» в районе п. Лапотково от 19.01.2014 № 000185456 время 13.15; 2. Кассовый чек с АЗС в Воронеже от 19.01.2015 № 00357864 время 16.42; 3. Кассовый чек с АЗС в Воронеже от 22.01.2015 № 01238524 время 09.15; 4. Кассовый чек с АЗС на трассе М2 «Крым» в районе п. Лапотково от 22.01.2015 № 000197512 время 12.48; Проживал с 19 по 22 января 2015 года в гостинице ООО «Воронеж», гостиничный счет ООО «Астрея» от 19.01.2014 №000115 приложен к авансовому отчету. Серебряков А.И. Серебряков 23 января 2015 г. Как оплачиваются выходные в командировке? Если сотрудник выехал на место назначения в выходной день, но не выполнял работу, то в этот день ему компенсируются только суточные, жильё и проезд. Зарплата за этот день не сохраняется, потраченное время не компенсируется. Если же работник отправился в командировку в выходной день для выполнения работы – то ему полагается и зарплата. Если наниматель обязывает сотрудника отправиться в командировку или вернуться из нее в выходной день, то сотрудник может взять по желанию выходной в один из будущих рабочих дней. Воспользоваться этим правом можно в месяц возвращения из командировки или в течение следующего месяца. Оформление загранкомандировки При направлении работника в служебную командировку необходимо оформить соответствующий приказ (форма N Т-9 или N Т-9а). В приказе указываются место, срок командировки и ее цель, а также данные командируемого работника. Также можно отразить вид транспорта, который будет использовать командированный работник в своих поездках. Перед отъездом работнику надо выдать аванс на командировочные расходы либо корпоративную карту (п. 10 Положения о командировках). Аванс для командировки может быть не выдан наличными, а перечислен на зарплатную банковскую карту. Законодательство этого не запрещает. Сумма, которую необходимо выдать работнику, определяется исходя из продолжительности командировки, стоимости проезда, приблизительных расходов на оплату жилья и других расходов (если их должен оплатить сам работник), величины суточных, установленных в организации. Часто расчет суммы аванса оформляется бухгалтерией в виде сметы, составленной в произвольной форме. После ее утверждения руководителем деньги выдаются командированному работнику или перечисляются ему безналично. В табеле учета рабочего времени (форма N Т-12 или N Т-13) дни нахождения работника в командировке обозначаются буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06». Если во время командировки работник трудился в выходной или нерабочий праздничный день, то в табеле дополнительно проставляется буквенный код «РВ» или цифровой код «03» (п. 2 Письма Минтруда от 14.02.2013 N 14-2-291). После возвращения из командировки работник в течение трех рабочих дней должен заполнить и представить авансовый отчет (форма N АО-1) о суммах, которые потратил, пока в ней находился (п. 26 Положения о командировках). Все расходы по заграничной командировке признаются на дату утверждения авансового отчета как в бухгалтерском, так и в «прибыльном» налоговом учете. Положение о командировках: сроки поездки При определении сроков поездки следует иметь в виду, что (пп. 4, 7 Положения): Длительность командировки устанавливается работодателем исходя из особенностей служебного задания, которое предстоит решить сотруднику. День начала командировки отсчитывается с даты отправления транспортного средства от места штатной работы командированного (города, из которого работник уезжает), а днем ее завершения будет дата прибытия в место штатной работы (с учетом возможного времени на преодоление расстояния между аэропортом, станцией или пристанью и городом). ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При этом если командируемый уехал (приехал) до 12 часов ночи, то он считается уехавшим (прибывшим) в текущие сутки. Если после 12, то отсчет командировки начинается со следующего дня. То, во сколько командируемый приходит на работу (уходит с нее) в день поездки (возвращения), устанавливается по договоренности с работодателем. Точное время отъезда (прибытия) работника устанавливается проездными документами. Если работник ездил в командировку на служебной или своей машине и проездные документы, подтверждающие дату убытия/прибытия, отсутствуют, то срок пребывания работника на месте командировки отражается в служебной записке, дополненной документом, подтверждающим маршрут поездки. Например, это может быть путевой или маршрутный лист. При отсутствии таких документов срок пребывания работника в месте командировки подтверждается гостиничной квитанцией либо ее аналогом. Если подтверждающих документов нет, то сотруднику следует предоставить служебную записку, командировочное удостоверение либо иной документ с отметкой (штампом, печатью при наличии, подписью уполномоченного лица) о дате прибытия и отъезда принимавшей его стороны. Что принято считать командировкой? Данное понятие подробно раскрывается в ст. 166 ТК РФ. Согласно норме, это поездка работника по распоряжению начальника для выполнения задания вне обычного места труда на определенный срок. Правда, нужно отметить следующее: если разъездной характер труда является для сотрудника постоянным и это условие оговорено в контракте, то к рассматриваемому здесь термину данная деятельность никакого отношения не имеет. Очевидно, что должен существовать документ, регламентирующий порядок направления рабочих в служебные поездки. Для этого было создано Положение 749 о командировках, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (ред. от 29.07.2015). В нем рассматриваются основополагающие моменты рабочей деятельности трудящихся вне предприятия. Бухгалтерские операции и отчеты по командировочным затратам подпадают под требования Закона служебные командировки в 2021 году изменения по структуре расходов на них не затронули. Сюда по-прежнему входят: заработок, исчисленный из расчета среднедневного жалованья, за весь период служебной поездки; оплата билетов на проезд к месту назначения в прямом и обратном направлении авиа-, ж/д транспортном, автобусом (за исключением такси); компенсация расходов на использование подчиненным собственного авто при выполнении служебного задания в рамках командировки; гостиничные траты (плата за проживание) или расходы на аренду жилья; дополнительные затраты (это могут быть ремонт обуви, химическая чистка одежды, покупка товаров и комплектующих материалов для техники, представительские траты). Компенсация расходов на проживание происходит 2 путями: по предоставленным документам – квитанциям, счетам; руководство выделяет четко фиксированную сумму, установленную внутренними правилами предприятия. Также см. «Положение о командировках: каким должен быть образец 2017 года». Похожие записи: Штраф за несоблюдение дистанции и бокового интервала Как Оформить Транспортную Карту Пенсионеру в Самаре Раздел лицевых счетов при наличии счетчиков