Книга регистрации трудовых договоров
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Книга регистрации трудовых договоров». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Есть журналы и книги учета, которые вести в кадровой службе необходимо – например, журнал регистрации медосмотра работников, журнал регистрации инструктажей по охране труда. Существуют журналы, которые вести необязательно, но целесообразно, например, журнал учета справок, журнал регистрации приказов.
Обязателен ли журнал учета дополнительных соглашений
Наряду с основными договорами кадровые службы ведут учет дополнительных соглашений с сотрудниками, сведения о них не всегда вносятся в книгу учета регистрации ТД, а оформляются отдельным реестром. Дополнительные соглашения подписываются сторонами, если:
- изменяются форма или условия трудового найма;
- пересматриваются условия оплаты;
- осуществляется перевод на другую должность или ее переименование;
- регистрируется изменение названия организации, структурного подразделения;
- вносятся изменения в персональные данные;
- оформляется временный перевод или временное замещение;
- сокращается испытательный срок и пр.
Правила кадрового делопроизводства не предусматривают внесение новых и дополнительных сведений в текст ТД. Все изменения оформляют отдельными соглашениями. Они являются неотъемлемой частью основного:
- заключаются письменно;
- составляются в 2 экземплярах;
- описываются в едином журнале или в отдельном реестре.
Для детализации учета и быстрого поиска необходимой информации крупные организации ведут раздельную регистрацию — журнал ведения трудовых договоров и журнал дополнительных соглашений к ним. Оформление дополнительного соглашения полностью завершено после внесения записи в учетный регистр.
Документ под названием «Журнал (книга, реестр) регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений» не входит в пакет обязательной кадровой документации. Ответ на вопрос: обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров, — нет, в законодательстве такого требования нет, унифицированная форма не утверждена. Но работодателям рекомендуется его оформлять в целях упорядочения документооборота. Это инструмент, позволяющий быстро найти контракт, уточнить информацию или внести изменения. Он необходим кадровикам крупного предприятия, на котором работает большое количество сотрудников. Решение о введении учета контрактов, утверждении формы документа принимается руководителем и оформляется локальным нормативным актом — приказом.
На практике ведение учета договоров осуществляется как в бумажном, так и в электронном виде. Чтобы выбрать правильную форму, важно определить цель ведения документа. Если он применяется в информативных целях, для контроля за сроком действия контрактов, например, то достаточно электронного варианта.
Если его планируется использовать для доказательства выдачи документации на руки работникам — в суде, для подтверждения своей аргументации во время спора или в ходе проверок, — ведите учет в бумажной форме. В этом случае его оформление должно отвечать стандартам делопроизводства: журнал прошивают, нумеруют страницы, заверяют подписью руководителя.
В законодательстве нет конкретных указаний, должен ли журнал регистрации трудовых договоров быть прошит и скреплен печатью, так как этот документ не является обязательным для работодателей. Но есть общие требования по делопроизводству, утвержденные ГОСТами и документами Росархива (Р 7.0.97-2016 от 08.12.2016 и приказ Росархива № 76 от 23.12.2009), в соответствии с которыми документ, в котором больше трех листов, нумеруется, и перед сдачей в архив сшивается и заверяется. В целях обеспечения достоверности вносимых данных, сохранности реестра контрактов рекомендуется его прошивать и заверять, предварительно пронумеровав листы.
Готовая, отпечатанная типографским способом книга регистрации продается в магазинах канцтоваров. Но удобнее создать шаблон в таблице и распечатывать листы по мере необходимости. На титульном листе указывают:
- наименование организации;
- наименование документа (журнал, книга, реестр);
- даты заполнения — начало и окончание;
- данные лиц, ответственных за ведение.
Законодательством предусмотрен учет в форме журнала только для трудовых книжек. Дополнительные соглашения (доп) можно регистрировать произвольно. Прошивать и пломбировать книгу, если учет ведется в такой форме, нужно перед сдачей в архив. По требованиям ФАС срок хранения такого рода документов – 75 лет.
Однако по общим правилам ведения документооборота, регистрации подлежат все документы, которые требуют предоставления ответа или носят справочный характер.
Личная карточка сотрудника (форма т-2) ведется в электронной форме. Информация, поступающая на нее, постоянно обновляется. Но в некоторых случаях, где нужны личные подписи работника и сотрудника кадровой службы, ведение карточки дублируется на бумажном носителе. В программе должна быть предусмотрена невозможность подвижки номеров.
Журнал, прежде всего, нужен самому работодателю для получения полной и достоверной информации о регистрации, учете и движения в организации договоров с работниками. Поэтому работодатель самостоятельно должен определять, какую информацию вносить в Журнал.
Как правило, в нем учитываются следующие сведения: дата и номер трудового договора, ФИО работника, должность на которую принят работник, сведения о получении трудового договора на руки, сведения о внесении изменений в трудовой договор, дата и основание расторжения трудового договора, и другая необходимая информация.
В трудовых договорах, в разделе «Реквизиты сторон» указывать банковские реквизиты организации необязательно.
Внимание
Документ составляется для корректировки условий, характера работ, пролонгации срока и является неотъемлемой частью основного договора.
Изменения, вносимые в первоначальные положения трудового договора, могут быть достаточно существенны и полностью изменять условия или гарантии, предоставляемые работодателем.
Законодательством не запрещено присваивать отдельный уникальный номер дополнительным соглашениям к контрактам, но на практике часто применяют другой вариант идентификации.
Дополнительные соглашения по смыслу части третьей ст. 57 ТК РФ являются неотъемлемой частью трудового договора. Все сведения, которые обязательно должны быть указаны в трудовом договоре, перечислены в ст. 57 ТК РФ. Требование о нумерации трудового договора или дополнительного соглашения в ней не предусмотрено.
В отсутствие нумерации дополнительных соглашений их последовательность можно установить по дате заключения, которая согласно ст. 57 ТК РФ является обязательным реквизитом договора.
Поэтому нумеровать трудовые договоры или дополнительные соглашения к ним необязательно. Аналогичная позиция изложена и в Письме Роструда от 09.08.2007 № 3045-6-0 Нумерация трудовых договоров
Вместе с тем нумерация помогает упорядочить документы и приложения к ним. Поэтому, несмотря на то, что действующими нормативными правовыми актами она не предусмотрена, ее проведение представляется не только возможным, но и целесообразным.
Порядок нумерации договоров и дополнительных соглашений организация может определить самостоятельно, например, в локальном акте. На уровне законодательства этот вопрос не урегулирован.
Подробности в материалах Системы Кадры:
1. Ответ: Нужно ли вести нумерацию трудовых договоров
Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.
Обязательные сведения, которые должен содержать трудовой договор, перечислены в статье 57 Трудового кодекса РФ. Трудовой договор, заключенный со спортсменом, тренером, дополнительно должен содержать обязательные условия, перечисленные в статье 348.2 Трудового кодекса РФ. К числу обязательных сведений номер трудового договора не относится.
Вместе с тем, некоторые унифицированные формы документов по учету труда и его оплаты предусматривают нумерацию трудовых договоров (например, форма № Т-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1) (в случае если организация не утвердила самостоятельно разработанную форму). Поэтому в целях правильного заполнения документов целесообразно присваивать номера (проставлять нумерацию) трудовым договорам.
Процедура такой нумерации законодательно не урегулирована. Поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно. На практике используется система, при которой номер трудового договора состоит из собственного номера договора и цифр, обозначающих месяц (год) его заключения (например, трудовому договору, заключенному в марте 2007 года, присваивается номер 16/03, где 16 – порядковый номер договора, 03 – месяц заключения договора).
Такие разъяснения даны в письме Роструда от 9 августа 2007 г. № 3045-6-0.
заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России
С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,
Как к составлению книги, так и к ее оформлению законодательство не предъявляет никаких особых требований. Оформлять ее можно как на обыкновенном чистом листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия. Вносить в документ необходимую информацию можно в рукописном или печатном виде.
Проштамповывать книгу при помощи штемпельных изделий строгой необходимости нет, поскольку на сегодняшний день юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели, освобождены от обязанности использовать для визирования бумаг печати и штампы.
Каждый год рекомендуется составлять новую книгу регистрации трудовых договоров и вести ее в соответствии с текущими требованиями.
Несмотря на то, что данный документ называется «книга», по сути дела, в большинстве случаев он представляет из себя лист бумаги или несколько листов, скрепленных между собой обычным степлером или суровой нитью и пронумерованных.
Сейчас получает распространение ведение книги в электронном формате. Такой подход имеет несколько очевидных преимуществ:
- конфиденциальность;
- простата оформления и заполнения документа;
- более легкий контроль за ее сохранностью;
- минимум расходов.
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений: обязательно ли его вести
В журнале фиксируется факт составления всех трудовых договоров и дополнительных соглашений, которые были подписаны между работодателем и его работниками. Законодательством нашей страны не предусмотрена обязательность ведения этого журнала. Однако он может быть полезен для организации по нескольким причинам. Основная из них заключается в том, что в случае тех или иных проверок фирма всегда сможет показать все свои шаги в плане регистрации договоров с работниками и их последующих изменений. Кроме этого, журнал:
- позволяет отслеживать любые трудовые отношения между работодателем и сотрудником, в том числе и заключённые соглашения на работу по совместительству или совмещению;
- позволяет составлять статистические отчёты;
- облегчает поиск необходимой информации о начале или окончании трудовых отношений;
- позволяет установить факт, дату и причину окончания трудовых отношений;
- отображает информацию о выдаче договора сотруднику на руки.
Нумерация трудовых договоров в организации: правила оформления
Для качественного и правильного ведения делопроизводства необходимо своевременно регистрировать всю имеющуюся в наличии, а также входящую и исходящую документацию. Это касается и кадровой работы.
На предприятиях как государственной, так и частной собственности часто встречается текучесть кадров или временное трудоустройство лиц на период выполнения временных трудовых функций.
Чтобы упорядочить внутреннюю структуру кадровой работы, связанную с приемом и увольнением сотрудников предлагается вести записи в журнале регистрации трудовых договоров.
В этом документе и будут отражены даты начала и окончания трудовой деятельности, которые могут быть востребованы, например, после утраты трудовой книжки и в иных, требующих подтверждения случаях.
Потребность в нумерации трудовых контрактов
В состав обязательных реквизитов трудовых договоров, указанных в ст. 57 ТК РФ, наличие номера не входит. Применяется нумерация трудовых договоров и дополнительных соглашений из соображений целесообразности – удобства поиска и систематизации данных в учете. В практике встречаются номера простых двузначных или дробных чисел, буквенно-цифровых сочетаний.
Нумерация трудовых договоров используется лицами:
- Для внесения данных о договоре с работником в приказ о приеме на работу и трудовую книжку.
- При составлении дополнительного соглашения к трудовому контракту.
- Для ссылки на документ в сопроводительном письме при выдаче копии договора.
- При составлении перечня копий документов для представления документа в судебные органы.
- При передаче документов в архив в порядке нормального документооборота или после ликвидации предприятия.
Указание в реквизитах аббревиатуры «б/н» не является удобным для учета данных. Наиболее распространенным в применении является вариант использования порядкового номера договора с указанием месяца и года составления документа. В ряде случаев в номере имеется индекс «К», указывающий на кадровую принадлежность договора. На предприятиях с большим количеством работников и текучестью кадров разрабатывается более сложная система нумерации.
Виды банковских счетов
Физическими лицам чаще всего предоставляется возможность открытия счетов двух видов – текущих и депозитных. Первые предназначаются для расчетных операций, а вторые – для накопления денежных средств. К текущем счету предоставляется свободный доступ, в то время как депозитные «ячейки» предполагают длительное сохранение денег с возможностью получения их через определенный период, включая начисленные банком проценты.
Юридические лица могут открыть расчетный, временный или текущий счет. Функция первого – зачисление доходов и других поступлений, а также переводы средств для различных целей. Второй обычно предназначается для аккумулирования уставного капитала только что созданной компании. Что касается текущего, он является основным расчетным счетом для некоммерческих организаций.
Выделяют также бюджетные счета, право на открытие которых имеют предприятия, получающие целевые денежные средства от государственных структур. Наконец, существуют корреспондентские счета, принадлежащие банку и размещаемые в различных кредитных организациях, в том числе за рубежом. Через них на специальных условиях производятся международные денежные переводы.
Общепринятым в мире условием является то, что банковский счет должен состоять из двадцати цифр. Большинство из них выбираются не случайным образом, а с определенной целью. Прежде всего, это необходимо самим банкам, которые получают возможность учета данных о каждом клиенте. Кроме того, зная порядок и особенности присвоения номера, становится сложнее допустить ошибку при использовании счета для совершения платежей и других финансовых операций.
Обязательна ли нумерация трудовых договоров?
Ни один закон не регламентирует положения относительно того, должна ли осуществляться нумерация заключенных трудовых договоров на предприятиях и фирмах. Работодателю по этому поводу предоставляется свобода выбора: регистрировать договоры и соглашения к ним или не регистрировать. Тем не менее, ответ на этот вопрос дает письмо Роструда № 3045-6-0 от 2007 г., устанавливая рекомендации о проставлении нумерации на оформленных с работниками трудовых договорах.
Таким образом, закон работодателей производить нумерацию не обязывает, а только содержит положения рекомендательного характера на этот счет. Регистрировать договоры все же нужно, так как при проверке трудовыми инспекциями такой журнал всегда запрашивают.
О том, как оформляется журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений можно узнать .
Региситрация дополнительных соглашений к трудовым договорам
Таким образом, создание системы договорной нумерации целиком и полностью зависит от фантазии самого бизнесмена. Можно нумеровать договоры просто и последовательно с начала года: № 1, № 2 и далее. Соглашения можно даже составлять вовсе без номеров. Таким образом, создание системы договорной нумерации целиком и полностью зависит от фантазии самого бизнесмена. Можно нумеровать договоры просто и последовательно с начала года: № 1, № 2 и далее. Зачем и как оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору? Как нумеровать допсоглашения? Законодательно не установлена обязанность производить нумерацию заключаемых соглашений, однако некоторые работодатели делают это. как нумеруются доп.соглашения к контрактам: отдельно от контрактов в порядке очередности или под тем же номером, что и контракт? Т.е. Дополнительное соглашение №1 к контракту от №0 И дальше по мере заключения допов. Нумерация трудовых договоров в организации желательна, поскольку это способствует журнал регистрации трудовых договоров, заключенных дополнительно соглашений приказ о найме на работу в качестве постоянного сотрудника по форме № Т-1 %d0%9f%d1%80%d0%b8%d0%ba%d0%b0%d0%b7-%d0%be%d0%b1-%d1%83%d0%b2%d0%be%d0%bb%d1%8c%d0%bd%d0%b5%d0%bd%d0%b8%d0%b8-%d1%81%d1%82%d0%b0%d1%80%d1%88%d0%b5%d0%b3%d0%be-%d0%b2%d0%be%d1%81%d0%bf%d0%b8%d1%82/ %d0%9f%d0%be%d1%88%d0%b0%d0%b3%d0%be%d0%b2%d0%b0%d1%8f-%d0%b8%d0%bd%d1%81%d1%82%d1%80%d1%83%d0%ba%d1%86%d0%b8%d1%8f-%d0%bf%d0%be-%d0%b7%d0%b0%d0%bf%d0%be%d0%bb%d0%bd%d0%b5%d0%bd%d0%b8%d1%8e-%d0%be/
Назначение и преимущества ведения такого учета
Ведение журнала регистрации трудовых договоров не имеет обязательного требования согласно законодательных норм. Документ создан для упрощения кадрового учета
. Но актуальность и необходимость такого журнала признается кадровиками даже для предприятий с малой численностью сотрудников.
Состав данных журнала имеет краткое описание зарегистрированных договоров. При обращении в организацию бывших работников его наличие облегчает поиск данных. Сведения могут потребоваться для подготовки справок в пенсионный фонд и иные структуры.
Систематизация данных позволяет
:
- Вести четкий учет кадрового состава.
- Незамедлительно предоставлять данные работодателю или органам контроля.
- Иметь оперативные данные о работниках с длительным стажем, договора которых находятся в архиве.
Отсутствие формы учета не влечет наложения ответственности со стороны контролирующих органов, но упрощает внутренний документооборот в компании.
Потребность в нумерации трудовых контрактов
В состав обязательных реквизитов трудовых договоров, указанных в ст. 57 ТК РФ, наличие номера не входит. Применяется нумерация трудовых договоров и дополнительных соглашений из соображений целесообразности – удобства поиска и систематизации данных в учете. В практике встречаются номера простых двузначных или дробных чисел, буквенно-цифровых сочетаний.
Нумерация трудовых договоров используется лицами:
- Для внесения данных о договоре с работником в приказ о приеме на работу и трудовую книжку.
- При составлении дополнительного соглашения к трудовому контракту.
- Для ссылки на документ в сопроводительном письме при выдаче копии договора.
- При составлении перечня копий документов для представления документа в судебные органы.
- При передаче документов в архив в порядке нормального документооборота или после ликвидации предприятия.
Указание в реквизитах аббревиатуры «б/н» не является удобным для учета данных. Наиболее распространенным в применении является вариант использования порядкового номера договора с указанием месяца и года составления документа. В ряде случаев в номере имеется индекс «К», указывающий на кадровую принадлежность договора. На предприятиях с большим количеством работников и текучестью кадров разрабатывается более сложная система нумерации.